通知范文的編寫技巧

　　發(fā)通知、公告，是人事行政部在日常工作中常做的事。但通知要怎么編寫?以下是小編收集的通知范文的編寫技巧，希望大家認(rèn)真閱讀!

　　一、什么情況下需要撰寫預(yù)通知

　　在日常工作中，很多活動、會議不必發(fā)出預(yù)通知，只需要一次性發(fā)出正式通知即可。制發(fā)預(yù)通知，多是因?yàn)橐恍┚唧w原因造成的。認(rèn)真考察這些原因，主要有以下幾種：

　　一是一些重要的大型會議、活動在正式舉行前，需要做大量的準(zhǔn)備工作，并且這些準(zhǔn)備工作任務(wù)量大，需較長時間才能完成。為了充分準(zhǔn)備、認(rèn)真籌劃、精心組織，提前發(fā)出預(yù)通知，使相關(guān)單位和人員對照要求，可以妥善安排和部署，提前推進(jìn)工作，能夠確保會議、活動圓滿舉行。比如，為了做好2015 年全國職業(yè)院校信息化教學(xué)大賽相關(guān)工作，教育部職業(yè)教育與成人教育司2015 年4 月15 日下發(fā)了《關(guān)于舉辦2015 年全國職業(yè)院校信息化教學(xué)大賽的預(yù)通知》，明確了比賽大體時間、比賽項(xiàng)目、賽項(xiàng)要求、比賽內(nèi)容、比賽方式、參賽要求等，有關(guān)單位和院校收到預(yù)通知后，便可以著手準(zhǔn)備參賽事宜，以便取得好的賽績。

　　二是未知的不確定因素多，一些重要事項(xiàng)無法確定。比如，具體的會議、活動日期、活動方式、會議議程等需要進(jìn)一步商定，但為了不影響工作的整體推進(jìn)，提前發(fā)出預(yù)通知對有關(guān)事項(xiàng)作出安排，穩(wěn)步推進(jìn)籌備工作。當(dāng)這些不確定因素確定以后，再發(fā)出正式通知。比如，某單位發(fā)出的《關(guān)于召開2015 年度工作會議的預(yù)通知》，由于主要負(fù)責(zé)人的日程安排無法確定，因此會議時間只能寫成“2015 年2 月”，并且注明了“具體會議時間另行通知”。有時，一些面向社會公眾的會議、活動，由于擔(dān)心參加人員數(shù)量不足、高級別專家和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)無法到場、場地不宜聯(lián)系等因素，也會發(fā)出預(yù)通知，這些環(huán)節(jié)一一落實(shí)后，才發(fā)出正式通知。

　　三是為了避免時間、地點(diǎn)等沖突，提前發(fā)出預(yù)通知，以便有關(guān)單位和人員可以妥善安排日程和行程，能夠按時參加會議、活動。比如，一些面向社會的開放性會議在旅游旺季舉行時，為了規(guī)避旅游高峰，會提前告知一個大致的時間范圍和會議地點(diǎn)，讓與會人員提前自行調(diào)整時間安排，如果沒有沖突，在敲定具體的時間和地點(diǎn)后，發(fā)出正式通知，予以確定。

　　四是根據(jù)工作常規(guī)和工作經(jīng)驗(yàn)需要在未來的某個時間段開展某項(xiàng)工作，但上級有關(guān)精神和要求還沒有下達(dá)，為了提前著手準(zhǔn)備，未雨綢繆，而發(fā)出預(yù)通知要求相關(guān)單位做好準(zhǔn)備工作，以免上級新要求下達(dá)時措手不及，或時間緊張、倉促應(yīng)對。比如，上海理工大學(xué)2015 年4 月20 日發(fā)出的《關(guān)于開展我校2015 年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計劃志愿者招募工作的預(yù)通知》，就是“由于團(tuán)中央關(guān)于《2015年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計劃實(shí)施方案》的通知尚未下發(fā)”而發(fā)出的，并注明了“正式文件下發(fā)后將再次發(fā)布”。華南農(nóng)業(yè)大學(xué)2013 年3 月份發(fā)出的一份《關(guān)于做好2013 年度省科技獎申報工作的預(yù)通知》開篇即指出，“根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，2013 年度廣東省科學(xué)技術(shù)獎將于4 月份開始組織申報。為了做好我校省科技獎的組織申報工作，按照‘組織’‘培育’和‘規(guī)劃’申報的工作原則”，將有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)通知。

　　二、如何撰寫預(yù)通知

　　預(yù)通知的撰寫和正式通知一樣，其結(jié)構(gòu)都由首部、主體和尾部三部分構(gòu)成，不同之處主要體現(xiàn)為細(xì)節(jié)表述上的差異。

　　1.首部。首部包括標(biāo)題和主送機(jī)關(guān)。通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)+ 事由+ 文種組成。相應(yīng)地，預(yù)通知的標(biāo)題也由這三要素組成。但預(yù)通知的標(biāo)題要注明“預(yù)通知”或“預(yù)備通知”，以示與其他類型通知的區(qū)別。比如，《×××關(guān)于開展2014 年黨建年終考核工作的預(yù)通知》《黑龍江省水利廳關(guān)于召開全省水利工作會議的預(yù)通知》《共青團(tuán)湖南省委組織部關(guān)于開展2015年“湖湘青年英才”支持計劃工作的預(yù)備通知》等。本著改進(jìn)文風(fēng)的原則，盡量不要使用類似《全國第××屆××學(xué)術(shù)年會暨中國××聯(lián)盟專家委員會工作會議征文通知(預(yù)通知)》這樣繁復(fù)的標(biāo)題。預(yù)通知的主送機(jī)關(guān)和正式通知一樣，只需要準(zhǔn)確、規(guī)范即可。

　　2.主體部分。預(yù)通知的主體部分和正式通知的主體部分一樣，包括通知事由、通知事項(xiàng)、有關(guān)要求等內(nèi)容。所不同的是，對于一些尚未確定的事項(xiàng)，一定要注明。比如，注明“會議其他有關(guān)事項(xiàng)以正式通知為準(zhǔn)”“具體時間、地點(diǎn)另行通知”“正式會議通知擬于10 月中旬發(fā)出”等，避免引起誤解。有時，在措辭用語，也需仔細(xì)推敲。比如，教育部職業(yè)教育與成人教育司2015 年4 月1 日下發(fā)的《關(guān)于做好首屆全國職業(yè)教育活動周組織工作的預(yù)通知》，為了突出預(yù)通知的特別屬性，在通知事項(xiàng)中特別選用了“擬定的時間和主題”“擬定的主要內(nèi)容”等說法，用“擬定”來表明不確定性。

　　多數(shù)預(yù)通知為了暢通聯(lián)絡(luò)渠道，確保溝通方便，需要在正文后面注明負(fù)責(zé)相關(guān)工作的聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話、電子郵箱、詳細(xì)地址等。

　　3.結(jié)尾。預(yù)通知的結(jié)尾和正式通知的結(jié)尾一樣，需要注明發(fā)文機(jī)關(guān)和日期，但要注意格式規(guī)范�！饵h政機(jī)關(guān)公文格式》(GB/T9704-2012) 中關(guān)于落款位置要求和成文日期中的數(shù)字要求，需要特別注意，日常工作中非常容易出錯。

　　有時，根據(jù)需要，預(yù)通知也可以有《回執(zhí)單》《登記表》《報名表》《申報表》《名額分配表》之類的附件材料，但應(yīng)在正文中有所交代，并對應(yīng)地附在預(yù)通知的后面。

　　三、撰寫預(yù)通知的注意事項(xiàng)

　　通知作為常用的一種應(yīng)用文體，在寫作時，一要層次清楚，邏輯嚴(yán)密。通知的內(nèi)容大多是交辦或告知事項(xiàng)，撰寫時應(yīng)從多方面、多角度提出要求或給予說明，同時，要按照事項(xiàng)的輕重主次一事一條逐層展開，形成環(huán)環(huán)相扣、邏輯嚴(yán)密的結(jié)構(gòu)布局。二要內(nèi)容明確，要求具體。通知所涉及的原則措施、步驟辦法等要清楚明確，符合實(shí)際情況，具有較強(qiáng)的可操作性，以便于貫徹執(zhí)行。

　　預(yù)通知的撰寫除了要遵守這些基本要求之外，還要特別注意以下幾點(diǎn)：

　　一是盡量不要頻繁使用預(yù)通知。頻繁使用預(yù)通知會削弱會議、活動的影響力、吸引力，使原本打算參與的人員對會議、活動的舉行信心不足，甚至退出。另外，還要避免發(fā)出第一輪預(yù)通知、第二輪預(yù)通知等類似的多次預(yù)通知，這會使主辦方組織能力、協(xié)調(diào)能力受到懷疑，也會使其公信力、形象、信譽(yù)受損。

　　二是語言要簡明扼要，必要的事項(xiàng)要交代清楚。對一些無法確定的事項(xiàng)，在預(yù)通知中可以用模糊性詞語表述。比如時間，可以用“近期”“5 月上旬”“6 月份”“7—8 月”“6 月15 日前”等籠統(tǒng)說法，同時還要注明“具體……另行通知”。

　　預(yù)通知作為一種特殊的通知類型，其撰寫有其自身的特別要求，在起草前要認(rèn)真預(yù)想可能會遇到的各種問題，充分考慮各種制約因素;起草時要仔細(xì)斟酌，語言表述準(zhǔn)確到位，避免歧義;發(fā)出后還要認(rèn)真解答有關(guān)單位和人員的疑問，按照預(yù)通知的要求做好工作部署和準(zhǔn)備，扎實(shí)推進(jìn)，為會議、活動的順利舉行奠定良好的基礎(chǔ)。

【通知的編寫技巧】相關(guān)文章：

軟件測試用例設(shè)計編寫技巧07-10

電話通知面試的技巧07-12

教材編寫協(xié)議09-10

編寫童話故事作文02-04

教材編寫心得體會03-17

請問如何編寫IT行業(yè)的員工手冊07-10

銷售技巧的溝通技巧06-01

與客戶交流的技巧-演講技巧07-06

關(guān)于編寫童話的作文錦集5篇05-31

農(nóng)行面試技巧以及面試技巧07-11