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秘書聽(tīng)電話禮儀案例分析
人物:行政秘書鐘苗、總經(jīng)理(聲音)
項(xiàng)目:投影儀、筆記本電腦、會(huì)議桌椅、會(huì)議記錄本場(chǎng)景：辦公室、會(huì)議室
情景一秘書鐘苗穿著職業(yè)裝坐在辦公桌前，正在整理文件。這時(shí)，電話鈴響了。鐘苗很快拿起電話說(shuō)：“嘿，你在找誰(shuí)？”總經(jīng)理的聲音從聽(tīng)筒里傳來(lái):“鐘苗，請(qǐng)告訴我，今天2點(diǎn)在一樓會(huì)議室召開(kāi)各部門經(jīng)理會(huì)議，討論下個(gè)月的工作安排。我要用投影儀，你安排一下。”“好的。鐘苗答應(yīng)放下麥克風(fēng)，時(shí)鐘特寫：10點(diǎn)鐘。鐘苗打開(kāi)計(jì)算機(jī)主機(jī)電源，然后打開(kāi)顯示器電源，鐘苗的手機(jī)放在顯示器旁邊。計(jì)算機(jī)啟動(dòng)后，鐘苗打開(kāi)郵件發(fā)送窗口，在窗口寫會(huì)議通知。
屏幕特寫：會(huì)議通知各部門經(jīng)理：茲定于今天下午2點(diǎn)(3月20日)在一樓會(huì)議室召開(kāi)各部門經(jīng)理會(huì)議，請(qǐng)務(wù)必準(zhǔn)時(shí)出席。總經(jīng)理辦公室20xx年3月20日發(fā)完后，鐘苗想了想，自言自語(yǔ)道：“還是用電話通知保險(xiǎn)吧。她拿起麥克風(fēng)，撥號(hào)。鐘苗：“你好，張經(jīng)理。王先生讓我告訴你今天下午2點(diǎn)在一樓的會(huì)議室開(kāi)會(huì)。你可以檢查電子郵件的具體情況。我已經(jīng)寄給你了。放下麥克風(fēng)，鐘苗繼續(xù)撥號(hào)：“你好，劉經(jīng)理。今天下午2點(diǎn)，一樓會(huì)議室……"(圖片淡出)情景二時(shí)鐘特寫：13:30，會(huì)議室。鐘苗是唯一一個(gè)在會(huì)議室連接筆記本電腦和投影儀的人。一些文件堆積在投影儀通風(fēng)口處，幾乎擋住了通風(fēng)口。
連接后，她先打開(kāi)投影儀電源開(kāi)關(guān)，再打開(kāi)電腦開(kāi)關(guān)。啟動(dòng)后，投影沒(méi)有顯示計(jì)算機(jī)上的信號(hào)。按下筆記本電腦上的鐘苗F n鍵與F8鍵(特寫)，圖像顯示在墻上，但不清楚，圖像傾斜。鐘苗調(diào)整機(jī)器支架，使畫面正常。鐘苗調(diào)整投影儀的鏡頭旋鈕，對(duì)焦，直到墻上畫面清晰。鐘苗看了看手表，自言自語(yǔ)道：“開(kāi)會(huì)還有10分鐘，先蓋上鏡頭吧�！八闷痃R頭蓋，蓋住了投影儀鏡頭(特寫)。鐘苗坐在自己的位置上，打開(kāi)“會(huì)議記錄本”，上面寫著什么。
參考答案：
1、秘書著裝正確。
2、及時(shí)接聽(tīng)電話。
3、電話響應(yīng)語(yǔ)不正確。
4、計(jì)算機(jī)啟動(dòng)順序錯(cuò)誤。
5、手機(jī)有磁性，不能放在顯示器旁邊。
6、可以選擇發(fā)送會(huì)議通知的正確形式。
7、會(huì)議通知沒(méi)有注明會(huì)議內(nèi)容。
8、會(huì)議通知的簽字日期應(yīng)采用中文格式。
9、能夠及時(shí)完成經(jīng)理分配的任務(wù)。
10、能提前到會(huì)議室做好設(shè)備準(zhǔn)備。
11、不能遮擋通風(fēng)口，以免影響機(jī)器散熱。
12、筆記本電腦與投影儀正確連接。
13、正確的啟動(dòng)順序。
14、能夠正確切換計(jì)算機(jī)的輸出模式。
15、可以解決圖片傾斜的問(wèn)題。
16、能正確對(duì)焦。
17、不要用鏡頭蓋遮擋鏡頭，容易損壞部件。
18、有做會(huì)議記錄的意識(shí)。
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