電話溝通的技巧
在日常的學(xué)習(xí)、工作、生活中，許多人都知道用到電話吧，以下是小編為大家收集的電話溝通的技巧，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
話務(wù)員電話禮儀培訓(xùn)
(1)按呼叫順序依次應(yīng)答，受理用戶使用電信業(yè)務(wù)，填寫記錄單
(2)接續(xù)、處理用戶業(yè)務(wù)需要
(3)接續(xù)和處理受付業(yè)務(wù)電話;
(4)國(guó)外交換局撥叫中國(guó)時(shí)提供語(yǔ)言輔助、撥打輔助等服務(wù)，承擔(dān)國(guó)際來(lái)話查詢業(yè)務(wù);
(5)控制業(yè)務(wù)流量及電路質(zhì)量;
(6)按規(guī)程處理更改用戶電話號(hào)碼;
(7)受理專線用戶的各類特別業(yè)務(wù);
(8)接續(xù)處理去話、來(lái)話、轉(zhuǎn)話、銷號(hào)、退號(hào)及注銷業(yè)務(wù);
(9)接續(xù)和處理改接、改叫、串聯(lián)電話、傳呼電話、電話會(huì)議業(yè)務(wù);
(10)受理信息服務(wù)業(yè)務(wù);
(11)受理用戶交換機(jī)業(yè)務(wù);
(12)受理機(jī)上咨詢業(yè)務(wù)。
話務(wù)員溝通技巧
一.首先掌握客戶心理：(客戶基本分為四個(gè)類型)
1.老鷹型：特征，做事爽快、決策果斷、以事實(shí)和任務(wù)為中心。
A、聲音特性：講話很快，音量比較大，講話時(shí)音調(diào)變化不大。
B、行為特征：可能會(huì)刁難你，以顯示權(quán)威。喜歡講而不是聽。他們討厭浪費(fèi)時(shí)間。
C、他們的需求：希望具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，向往第一的感覺(jué)。權(quán)力、地位、威信和聲望都對(duì)他們產(chǎn)生極大的影響。
2.孔雀型：特征溝通能力特別強(qiáng)，很健談。平易近人，容易交往。憑感覺(jué)做決策。
A、聲音特性：講話很快、音量也比較大，音調(diào)抑揚(yáng)頓挫;你可能經(jīng)常會(huì)聽到爽朗的笑聲。
B、行為特征：很熱情、友好，經(jīng)常提出自己的看法;往往對(duì)你所講反應(yīng)迅速，有時(shí)也會(huì)同你開開玩笑。
C、他們的需求：他們追求的是被人認(rèn)可。渴望成為關(guān)注的對(duì)象。
3.鴿子型：特征，友好、鎮(zhèn)靜、不急不燥，做決策一般會(huì)較慢。
A、聲音特性：講話不快，音量不大，音調(diào)會(huì)有變化，但不象孔雀型的人那么明顯。
B、行為特征：反應(yīng)不是很快，是很好的傾聽者。只要你能引導(dǎo)他，他們會(huì)配合。
C、他們的需求：個(gè)人關(guān)系、感情、信任、合作對(duì)他們很重要。即使要改革，也是穩(wěn)中求進(jìn)，有時(shí)會(huì)抵制變革。
4.貓頭鷹：特征，不太友好，不太講話，有些孤僻，決策很慢。
A、聲音特性：講話不快、音量也不大，音調(diào)變化也不大。
B、行為特征：不太配合、不喜歡講話、不主動(dòng)表達(dá)看法，讓人覺(jué)得難以理解。
C、他們的需求：準(zhǔn)確、有條理，有圓滿結(jié)果。通過(guò)大量的事實(shí)、數(shù)據(jù)做判斷。
二、再次是聲音技巧：
1、恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)速，最好與客戶的語(yǔ)速相一致;
2、有感情;
3、熱誠(chéng)的態(tài)度。
開場(chǎng)白的技巧：
1、要引起客戶的注意的興趣;
2、敢于介紹自己的公司，表明自己的身份;
3、不要總是問(wèn)客戶是否有興趣，要幫助客戶決定，引導(dǎo)客戶的思維;面對(duì)客戶的拒絕不要立刻退縮，放棄;
4、在電話里說(shuō)話的聲音要比平時(shí)大些，營(yíng)造出很好的通話氣氛;
5、簡(jiǎn)單明了，不要引起顧客的反感。
介紹公司或產(chǎn)品的技巧：
1、面對(duì)“碰壁”的心態(tài)要好;
2、接受、贊美、認(rèn)同客戶的意見;
3、要學(xué)會(huì)回避問(wèn)題;
4、轉(zhuǎn)客戶的反對(duì)問(wèn)題為我們的賣點(diǎn)。
激發(fā)客戶購(gòu)買欲望的技巧：
1、應(yīng)用客觀的人的影響力和社會(huì)壓力;
2、用他的觀點(diǎn);
3、在乎客戶的每一句話，在乎他在乎的人、事、物;
4、用媒體及社會(huì)輿論對(duì)公司的影響力;
最后接聽電話應(yīng)該須知的：
1.在電話鈴聲響三聲之前，立刻接通電話，主動(dòng)報(bào)出自己的單位，姓名(更具情況而定)，職務(wù);
2.緊接著詢問(wèn)對(duì)方的單位名稱，姓名，職務(wù)，聯(lián)系方式;
3.詳細(xì)記錄通話內(nèi)容(有必要進(jìn)行時(shí));
4.常用的問(wèn)候語(yǔ)：早上好，好，下午好;
5.通話結(jié)束要明確對(duì)方是誰(shuí)，什么事，什么時(shí)候，什么地方，為什么，怎么樣;
還有就是進(jìn)行電話回訪要做到：
1.我的電話打給誰(shuí);
2.我打電話的目的是什么;
3.我要說(shuō)明幾件事，這些事情的關(guān)聯(lián);
4.我應(yīng)該選擇怎樣的表達(dá)方式;
5.在電話溝通中會(huì)遇到什么障礙?我應(yīng)該如何讓應(yīng)對(duì)這些障礙?
最后就是掛電話要做到：某先生，選擇我們的公司之后，你會(huì)感覺(jué)到我們優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，和我們方便快捷的配送服務(wù);而我們的價(jià)格也是非常有優(yōu)勢(shì)的。(感情需求和理性需要得到滿足)。
請(qǐng)避免以下行為
在通話時(shí)，請(qǐng)不要催促你的客戶。尤其是對(duì)那些無(wú)法流利地用你目前所說(shuō)的語(yǔ)言與你溝通的客戶，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，他們必須先聽懂你所講的話，然后翻譯成他們所能了解的語(yǔ)言，再以他們的思考方式做出回應(yīng)，最后用你使用的語(yǔ)言回答你。
這些思考及回應(yīng)過(guò)程，都要花費(fèi)他們很多時(shí)間;
請(qǐng)不要對(duì)你的客戶咆哮，你們之間的問(wèn)題不是靠罵人就可以解決的;
請(qǐng)不要粗魯對(duì)待你的客戶，拿出你的專業(yè)性。
你有權(quán)利要求同樣被尊重的待遇
如果你正與一個(gè)不可理喻、滿口臟話的客戶交談時(shí)：
請(qǐng)打斷他們無(wú)理的漫罵;
調(diào)整心態(tài)，組織接下來(lái)的交流思路;
請(qǐng)對(duì)他們說(shuō)：“對(duì)不起，我可以處理你所面對(duì)的問(wèn)題，但是我無(wú)法處理你無(wú)理的語(yǔ)言�！�
請(qǐng)將你們之間談話的主導(dǎo)權(quán)控制在自己手里，明確告訴你的客戶，你能為他做的是什么。
如果還是不能解決，請(qǐng)快速結(jié)束此次溝通(尤其是經(jīng)驗(yàn)淺薄的催收員)，調(diào)整自己的心態(tài)，學(xué)會(huì)釋放壓力和沉積在內(nèi)心的憤怒，換個(gè)時(shí)間段用不同的方式和施壓點(diǎn)再次談判處理。
切記憤怒和咆哮并不是正確的合理合規(guī)手段。理性交流才是電話催收的正確打開方式。
當(dāng)對(duì)方口音嚴(yán)重不清，或是使用你聽不懂的語(yǔ)言，請(qǐng)不要假裝明白
請(qǐng)對(duì)方放慢說(shuō)話的速度，讓你能明白他所說(shuō)的內(nèi)容，或是另外找一個(gè)能聽懂對(duì)方語(yǔ)言的同事來(lái)協(xié)助你了解對(duì)方的意思。
請(qǐng)將你所了解的部分重復(fù)說(shuō)一次，并征詢對(duì)方是否正確。
人們都會(huì)根據(jù)接收到的信息給予情緒反饋，所以你的態(tài)度如何直接影響還款意愿，就像我們可能因?yàn)橐晃粌?yōu)秀的推銷員買了一件并不喜歡的衣服。
1.親和力一種令人愉悅、具有親和力的聲音絕對(duì)能平衡和穩(wěn)定催收過(guò)程中的尷尬氣氛。
2.注意力請(qǐng)讓你的客戶覺(jué)得你對(duì)這次談話是有興趣的，同時(shí)也讓對(duì)方注意到你在很專注的聆聽他們的問(wèn)題。
3.表現(xiàn)自然請(qǐng)以最真實(shí)的你來(lái)表達(dá)自己，切忌裝腔拿調(diào)，如果你已預(yù)先準(zhǔn)備了一套說(shuō)辭準(zhǔn)備和客戶討論還款事宜，請(qǐng)你先反復(fù)背誦幾遍，這樣才不會(huì)讓你的客戶覺(jué)得你在念一篇稿子。
4.感染力!請(qǐng)不要用一種沒(méi)有熱情、有氣無(wú)力的聲音回應(yīng)你的客戶，要讓對(duì)方感受到你熱情的聲調(diào)。
明確性當(dāng)對(duì)方聽不懂你要表達(dá)的到底是什么意思時(shí)，通常不會(huì)愿意再花時(shí)間繼續(xù)下去。所以，請(qǐng)你明確告知客戶這通電話的目的。
客戶拒絕理由
第一、需求不明確。
每天都有新的產(chǎn)品面市，每天都由老產(chǎn)品推出。很多情況下消費(fèi)者不明確自己的需求，所以他們不知道該不該選購(gòu)該產(chǎn)品。比如說(shuō)外包呼叫中心，了解呼叫中心的人都知道他的靈活性和可利用性。他可以做電話銷售，數(shù)據(jù)清洗，電話調(diào)查，電話邀約，機(jī)會(huì)挖掘等等�？梢詾槠髽I(yè)提高效率，創(chuàng)造財(cái)富�？删褪沁@個(gè)具有強(qiáng)大功能的行業(yè)在國(guó)內(nèi)發(fā)展只有10年的歷史，很多企業(yè)都不曾接觸甚至聽說(shuō)過(guò)呼叫中心。他們首先想到的是110、114、112等。而我們就應(yīng)該把類似顧客作為潛在顧客看待。適當(dāng)?shù)丶右砸龑?dǎo)。
第二、沒(méi)有需求。
當(dāng)然萬(wàn)是沒(méi)有絕對(duì)地，就像把梳子賣給和尚，男人推銷衛(wèi)生巾一樣。應(yīng)該說(shuō)營(yíng)銷是可以控制的，但有控制難度的問(wèn)題，作為營(yíng)銷人員，你應(yīng)該尋找最容易控制的營(yíng)銷方案。顧客拒絕你如果是因?yàn)闆](méi)有需求那你就沒(méi)有必要強(qiáng)求了，因?yàn)檫�有很多其他的潛在顧客等著你，如果你把時(shí)間和經(jīng)歷都耗在這名顧客身上，那你失去的可能會(huì)更多。我們的坐席代表銷售洗車卡是遇到過(guò)這類客戶，他們有錢有車，可就是不需要洗車卡。因?yàn)樗麄兪菃挝坏念I(lǐng)導(dǎo)，有很多馬屁手心甘情愿的為領(lǐng)導(dǎo)洗車。當(dāng)然如果花些心思卡是可以銷售給這位顧客的，可我們還是拒絕了，因?yàn)闀?huì)得不償失。
第三、有過(guò)不愉快體驗(yàn)經(jīng)歷。
一朝被蛇咬，十年怕井繩，這是人們普遍的心理。消費(fèi)者對(duì)某個(gè)品牌或某種購(gòu)物體驗(yàn)一旦產(chǎn)生抵觸心理，那在短期內(nèi)讓他扭轉(zhuǎn)是很困難的。我本人曾經(jīng)有過(guò)這樣一個(gè)經(jīng)歷。幾年前，我曾經(jīng)莫名的收到中國(guó)移動(dòng)的一封律師函，上面說(shuō)我使用過(guò)的某移動(dòng)號(hào)碼欠費(fèi)千余元，讓我立即去繳費(fèi)，而且上面有我的身份證號(hào)。這使我莫明其妙，因?yàn)槲覐膩?lái)沒(méi)有使用過(guò)移動(dòng)卡，我想可能是有人用我的身份證復(fù)印件開通過(guò)此業(yè)務(wù)吧。但誰(shuí)能肯定自己的身份證復(fù)印件不流失呢？還一種可能就是有人施展欺詐行為。但不管怎么樣，自此以后我從來(lái)沒(méi)有辦理過(guò)移動(dòng)的電話卡。
第四、偶然因素。
人們很容易受到自己情緒的影響，心情好時(shí)你會(huì)覺(jué)得推銷很容易；心情差時(shí)你會(huì)發(fā)現(xiàn)即使推銷他最需要的產(chǎn)品也會(huì)碰釘子。
第五、習(xí)慣性拒絕。
當(dāng)某人向我們推銷產(chǎn)品時(shí)，我們首先想到的就是拒絕，這是一個(gè)保險(xiǎn)的回答。因?yàn)榫芙^我們還可以回頭選擇購(gòu)買，而一旦接受在選擇拒絕就比較困難了。
hr電話溝通技巧
一般來(lái)說(shuō)，羅列了以下一些求職者詢問(wèn)薪資待遇的原因：1.收到的面試邀約太多，在篩選應(yīng)聘單位，這種求職者的心理就是選擇條件較優(yōu)的公司去面試;2.怕遭遇欺騙，掉入求職陷阱，所以詢問(wèn)薪資提升自己的安全感;3.通過(guò)詢問(wèn)薪酬，了解HR招聘的誠(chéng)意再?zèng)Q定是否要去面試;4.了解薪酬范圍與自己的期望值是否接近，不合適的直接PASS.
如果求職者沒(méi)有主動(dòng)詢問(wèn)薪資待遇的話，一般選擇不主動(dòng)提。特別是當(dāng)我們的薪酬沒(méi)有優(yōu)勢(shì)的時(shí)候，主動(dòng)提薪酬容易陷入被動(dòng)中。當(dāng)求職者真的問(wèn)了，薪酬又沒(méi)有足夠的吸引力，可以多多強(qiáng)調(diào)公司的其他優(yōu)點(diǎn)，公司的工作氛圍好、發(fā)展前景好、彈性時(shí)間等其他福利來(lái)吸引人。
對(duì)于比較容易招聘的職位，可以選擇主動(dòng)詢問(wèn)，尋找合適的候選人。好招的崗位一般求職者比較多，所以我們可以選擇主動(dòng)詢問(wèn)求職者的薪酬的期望值，篩選出合適的崗位候選人。
對(duì)于一些經(jīng)驗(yàn)豐富的求職者，可以先反問(wèn)求職者的薪酬期望值，跟他說(shuō)明我們公司是寬帶薪酬 ，通過(guò)面試之后再確定工資待遇。如果崗位符合的人才真的很難招到的話，需要HR盡量想辦法邀請(qǐng)求職者先來(lái)面試，真的是有實(shí)力又很適合崗位的，再去和老板商量薪酬。
以上為求職者在電話中詢問(wèn)薪資待遇要怎么應(yīng)對(duì)提供幾點(diǎn)建議，還需要HR根據(jù)不同的場(chǎng)景、不同的形式采用不同的應(yīng)對(duì)方法，靈活應(yīng)對(duì)。
您會(huì)接電話嗎？
1.不要讓鈴聲響得太久，應(yīng)盡快接電話。若周圍吵嚷，應(yīng)安靜后再接電話。接電話時(shí)，嘴里不含東西，與話筒保持適當(dāng)距離，說(shuō)話聲大小適度。因?yàn)橛屑笔禄蛘诮恿硪粋�(gè)電話而耽擱時(shí)，應(yīng)表示歉意。
2.熱情問(wèn)候并報(bào)出公司或部門名稱，如：“您好！xx！”；如果對(duì)方打錯(cuò)電話，不要責(zé)備對(duì)方，知情時(shí)還應(yīng)告訴對(duì)方正確的號(hào)碼。
3.確認(rèn)對(duì)方單位與姓名，詢問(wèn)來(lái)電事項(xiàng)，做好記錄。
4.聽對(duì)方講話時(shí)不能沉默，否則對(duì)方會(huì)以為次沒(méi)聽或沒(méi)興趣。
5.最后，扼要地匯總和確認(rèn)來(lái)電事項(xiàng)；謝謝對(duì)方，并表示會(huì)盡快處理；說(shuō)聲"再見"，等對(duì)方掛電話后再掛電話。
6.上班時(shí)在電話里不談私事，不閑聊。
您會(huì)打電話嗎？
1.準(zhǔn)備好電話號(hào)碼，確保周圍安靜，嘴里不含東西，琢磨好說(shuō)話內(nèi)容、措詞和語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)。
2.如無(wú)急事，非上班時(shí)間（上午不早于9點(diǎn)，晚上不晚于5點(diǎn)）不打電話。
3.撥錯(cuò)電話，要向?qū)Ψ奖硎厩敢狻?/p>
4.做自我介紹，扼要說(shuō)明打電話的目的和事項(xiàng)。詢問(wèn)和確認(rèn)對(duì)方的姓名、所在部門和職位。記錄對(duì)方談話內(nèi)容并予以確認(rèn)。
5.如果對(duì)方不在，而事情不重要或不保密時(shí)，可請(qǐng)代接電話者轉(zhuǎn)告。相反，應(yīng)向代接電話者詢問(wèn)對(duì)方的去處和聯(lián)系方式，或把自己的聯(lián)系方面留下，讓對(duì)方回來(lái)后回電話。
6.感謝對(duì)方或代接電話者，并有禮貌地說(shuō)聲"再見"。
如何代接電話？
1.來(lái)電找的人不在時(shí)，告訴對(duì)方不在的理由，如出差、不在座位上等。若對(duì)方問(wèn)什么時(shí)間回來(lái)，接電話者應(yīng)盡量告訴他具體時(shí)間。
2.禮儀地詢問(wèn)對(duì)方的工作單位、姓名和職位；主動(dòng)詢問(wèn)對(duì)方是否留言，如留言，應(yīng)詳細(xì)記錄并予以確定，并表示會(huì)盡快轉(zhuǎn)達(dá)。
3.如果對(duì)方不留言，則掛斷電話，記�。旱葘�(duì)方掛后再掛。
4.接到抱怨或投訴電話時(shí)，要有涵養(yǎng)，不與對(duì)方爭(zhēng)執(zhí)，并表示盡快處理。如不是本部門的責(zé)任，應(yīng)把電話轉(zhuǎn)給相關(guān)部門或人士，或告訴來(lái)電者該找哪個(gè)部門，找誰(shuí)和怎么找。
5.來(lái)電找的同事正在接電話時(shí)，告訴對(duì)方他所找的人正在接電話，主動(dòng)詢問(wèn)對(duì)方是留言還是等一會(huì)兒。如果留言，則記錄對(duì)方的留言、單位、姓名和聯(lián)系方式；如果只是等一會(huì)兒，則將電話筒輕輕放下，通知被找的人接電話；如果被叫人正在接一個(gè)重要電話，一時(shí)難以結(jié)束，則請(qǐng)對(duì)方過(guò)一會(huì)兒再來(lái)電話，或是留下回電號(hào)碼。切忌讓對(duì)方莫名久等。
打手機(jī)的講究
1.在雙向收費(fèi)的情況下，說(shuō)話更要簡(jiǎn)潔明了，以節(jié)約話費(fèi)。
2.首選撥客戶的固定電話，找不到時(shí)再撥手機(jī)。
3.在嘈雜環(huán)境中，聽不清楚對(duì)方聲音時(shí)要說(shuō)明，并讓對(duì)方過(guò)一會(huì)兒再打過(guò)來(lái)，或你打過(guò)去。
4.在公共場(chǎng)合打手機(jī)，說(shuō)話聲不要太大，以免影響他人，或泄露公務(wù)與機(jī)密。
5.在特定場(chǎng)合（如會(huì)場(chǎng)、飛機(jī)上、加油站等）要關(guān)閉手機(jī)。
準(zhǔn)備
心理準(zhǔn)備，在你撥打每一通電話之前，都必須有這樣一種認(rèn)識(shí)，那就是你所撥打的這通電話很可能就是你這一生的轉(zhuǎn)折點(diǎn)或者是你的現(xiàn)狀的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。有了這種想法之后你才可能對(duì)待你所撥打的每一通電話有一個(gè)認(rèn)真.負(fù)責(zé).和堅(jiān)持的態(tài)度，才使你的心態(tài)有一種必定成功的積極動(dòng)力。
內(nèi)容準(zhǔn)備，在撥打電話之前，要先把你所要表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)備好，最好是先列出幾條在你手邊的紙張上，以免對(duì)方接電話后，自己由于緊張或者是興奮而忘了自己的講話內(nèi)容。另外和電話另一端的對(duì)方溝通時(shí)要表達(dá)意思的每一句話該如何說(shuō)，都應(yīng)該有所準(zhǔn)備必要的話，提前演練到最佳。
在電話溝通時(shí)，注意兩點(diǎn)：1注意語(yǔ)氣變化，態(tài)度真誠(chéng)。2言語(yǔ)要富有條理性，不可語(yǔ)無(wú)倫次前后反復(fù)，讓對(duì)方產(chǎn)生反感或羅嗦。
時(shí)機(jī)
打電話時(shí)一定要掌握一定的時(shí)機(jī)，要避免在吃飯的時(shí)間里與顧客聯(lián)系，如果把電話打過(guò)去了，也要禮貌的征詢顧客是否有時(shí)間或方便接聽。如"您好，王經(jīng)理，我是xxx公司的xxx，這個(gè)時(shí)候達(dá)打電話給你，沒(méi)有打攪你吧?"如果對(duì)方有約會(huì)恰巧要外出，或剛好有客人在的時(shí)候，應(yīng)該很有禮貌的與其說(shuō)清再次通話的時(shí)間，然后再掛上電話。
如果老板或要找之人不在的話，需向接電話人索要聯(lián)系方法"請(qǐng)問(wèn)xxx先生/小姐的手機(jī)是多少?他/她上次打電話/來(lái)公司時(shí)只留了這個(gè)電話，謝謝你的幫助"。
接通電話
1、撥打業(yè)務(wù)電話，在電話接通后，業(yè)務(wù)人員要先問(wèn)好，并自報(bào)家門，確認(rèn)對(duì)方的身份后，再談?wù)�。例如�?您好，我是xxx公司，請(qǐng)問(wèn)xx老板/經(jīng)理在嗎?xx老板/經(jīng)理，您好，我是xxx公司的xxx，關(guān)于.......
2、講話時(shí)要簡(jiǎn)潔明了...
由于電話具有收費(fèi)，容易占線等特性，因此，無(wú)論是打出電話或是接聽電話，交談都要長(zhǎng)話短說(shuō)，簡(jiǎn)而言之，除了必要的寒暄也客套之外，一定要少說(shuō)與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的話題，杜絕電話長(zhǎng)時(shí)間占線的現(xiàn)象存在。
3、掛斷前的禮貌...
打完電話之后，業(yè)務(wù)人員一定要記住想顧客致謝，"感謝您用這么長(zhǎng)時(shí)間聽我介紹，希望能給你帶來(lái)滿意，謝謝，再見。"另外，一定要顧客先掛斷電話，業(yè)務(wù)人員才能輕輕掛下電話。以示對(duì)顧客的尊重。
4、掛斷后...
掛斷顧客的電話后，有許多的業(yè)務(wù)人員會(huì)立即從嘴里跳出幾個(gè)對(duì)顧客不雅的詞匯，來(lái)放松自己的壓力，其實(shí)，這是最要不得的一個(gè)壞習(xí)慣。作為一個(gè)專業(yè)的電話銷售人員來(lái)講，這是絕對(duì)不允許的。
接聽電話的藝術(shù)
有時(shí)一些顧客圖省力，方便，用電話業(yè)務(wù)部門直接聯(lián)系，有的定貨，有的是了解公司或產(chǎn)品，或者是電話投訴，電話接聽者在接聽時(shí)一定要注意，絕對(duì)不能一問(wèn)三不知，或敷衍了事推委顧客，更不能用不耐煩的口氣態(tài)度來(lái)對(duì)待每一位打過(guò)電話的顧客。
1、電話接通后，接電話者要自報(bào)家門如："您好這里是全程管理公司業(yè)務(wù)部"或"您好我是很高興為您服務(wù)"絕對(duì)禁止抓起話就問(wèn)"喂，喂你找誰(shuí)呀; 你是誰(shuí)呀?"這樣不僅浪費(fèi)時(shí)間還很不禮貌，讓公司的形象在顧客心中大打折扣接聽電話前一般要讓電話響一到二個(gè)長(zhǎng)音，切忌不可讓電話一直響而緩慢的接聽。
2、記錄電話內(nèi)容
在電話機(jī)旁最好擺放一些紙和筆這樣可以一邊聽電話一邊隨手將重點(diǎn)記錄下來(lái)，電話結(jié)束后，接聽電話應(yīng)該對(duì)記錄下來(lái)的重點(diǎn)妥善處理或上報(bào)認(rèn)真對(duì)待。
3、重點(diǎn)重復(fù)
當(dāng)顧客打來(lái)電話訂貨時(shí)，他一定會(huì)說(shuō)產(chǎn)品名稱或編號(hào)、什么么時(shí)間要或取。這時(shí)不僅要記錄下來(lái)，還應(yīng)該得利向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，以確定無(wú)誤。
4、讓顧客等候的處理方法
如果通話過(guò)程中，需要對(duì)方等待，接聽者必須說(shuō)："對(duì)不起，請(qǐng)您稍等一下"之后要說(shuō)出讓他等候的理由，以免因等候而焦急。再次接聽電話時(shí)必須向?qū)Ψ降狼福?對(duì)不起讓您久等了。"如果讓對(duì)方等待時(shí)間較長(zhǎng)接聽人應(yīng)告示知理由，并請(qǐng)他先掛掉電話待處理完后再撥電話過(guò)去。
5、電話對(duì)方聲音小時(shí)的處理方法
如果對(duì)方語(yǔ)音太小，接聽者可直接說(shuō)："對(duì)不起請(qǐng)您聲音大一點(diǎn)好嗎?"我聽不太清楚您講話。絕不能大聲喊："喂喂大聲點(diǎn)";要大聲的是對(duì)方，不是你。
6、電話找人時(shí)的處理方法
苦遇找人的電話，應(yīng)迅速把電話轉(zhuǎn)給被找者，如果被找者不在應(yīng)對(duì)對(duì)方說(shuō)："對(duì)不起現(xiàn)在出去了，我是XX，如果方便的話，可不可以讓我?guī)湍戕D(zhuǎn)達(dá)呢?"也可以請(qǐng)對(duì)方留下電話號(hào)碼，等被找人回來(lái)，立即通知他給對(duì)方回電話。
無(wú)論是撥打電話，還是接聽電話，都可以反映出一個(gè)人或公司的形象。電話是公司對(duì)外交流的一個(gè)窗口。一個(gè)好的撥打電、接聽電話過(guò)程，傳遞給對(duì)方的是一個(gè)好的印象，反之亦然，因此在電話方面無(wú)論是撥打或接聽，都應(yīng)該特別注意你的言詞與語(yǔ)氣，一個(gè)電話可能可以改變你目前境況甚至是一個(gè)人的一生。
接聽方法
一、第一聲很重要
當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說(shuō)“你好，這里是XX公司”，但聲音清晰、悅耳、吐字清脆與否，給對(duì)方留下的印象是完全 不一樣的。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有“我代表企業(yè)形象”的意識(shí)。
二、帶著喜悅的心情
打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是也會(huì)被你歡快的語(yǔ)調(diào)所感染，對(duì)你留下極佳的印象。面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使是在電話中，也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
三、端正自己的坐姿
打電話過(guò)程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠“聽”得出來(lái)。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就 是懶散的，無(wú)精打采的；若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。
四、迅速準(zhǔn)確地接聽
現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長(zhǎng)時(shí) 間無(wú)人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，對(duì)你的單位留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，而附近也沒(méi)有其他人時(shí)，聽到電話 鈴聲后，我們應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒， 應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�，若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，對(duì)方會(huì)十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下不好的印象。
五、認(rèn)真清楚地記錄
隨時(shí)牢記5W1H技巧。所謂5W1H是指：When（何時(shí)）、Who（何人）、Where（何地）、What（何事）、Why（為什么）和 HOW（如何進(jìn)行）。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，這有賴于5W1H技巧。
六、了解來(lái)電的目的
上班時(shí)間打來(lái)的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍，即使對(duì)方要找的人不在，也切忌只說(shuō)“不在”就把電話掛了。接電話時(shí) 也要盡可能地問(wèn)清事由，避免誤事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來(lái)電的目的，即便自己無(wú)法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來(lái)，委婉地探求對(duì)方來(lái)電目的，不但可以不誤事而且贏得 對(duì)方的好感。
七、掛電話前的禮貌
要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。
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