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白領(lǐng)必備郵件注意事項(xiàng)
在寫字樓里工作的同事們肯定對(duì)郵件是再熟悉不過(guò)了，每天全國(guó)各地，甚至世界各地的郵件紛至沓來(lái)，用不同的措辭回復(fù)給不同的人，可能對(duì)于在北京找工作的人來(lái)說(shuō)，郵箱只是用來(lái)投遞簡(jiǎn)歷或者接收offer的工具，但是只要上了班就知道，收發(fā)郵件也是需要技巧的，很多禁忌的事項(xiàng)是一定要注意的，否則很有可能導(dǎo)致完不成工作、達(dá)不成合作、以致造成誤解。這里提供一些參考給大家，不論你是已經(jīng)在某個(gè)北京招聘企業(yè)上班還是正在北京求職，都來(lái)學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)吧，注意一下總沒(méi)有壞處的！
一忌不稱呼
不少人寫郵件一上來(lái)就直接說(shuō)事情，給人的感覺(jué)是“你應(yīng)該知道我是誰(shuí)”；有的至多用個(gè)“你好”，這些都是不禮貌的做法。
正確的做法是：如果對(duì)方有職位要稱呼職位（姓氏+職位）；如果不清楚職位，可用姓氏+先生/小姐。當(dāng)然十分熟悉的情況下，可以用雙方習(xí)慣的稱呼方式，而這種情況僅限于非正式郵件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有禮貌，除非確定自己是上級(jí)或長(zhǎng)者。
二忌亂稱呼
比較忌諱的是管所有人都叫經(jīng)理，普通員工自然很高興，但會(huì)冒犯比經(jīng)理職位高的人。
通常稱呼他人可省去“副”字，但盡量不要跳級(jí)，更不可給別人降級(jí)。例如對(duì)方是副經(jīng)理，可以稱呼“姓氏+經(jīng)理”，但不要稱呼“姓氏+總”；而如果對(duì)方是副總裁，則不可稱呼對(duì)方為經(jīng)理或總經(jīng)理。
三忌回復(fù)所有人
通常只需要答復(fù)發(fā)件人，很少有需要全部回復(fù)的情況，盡管對(duì)方可能同時(shí)發(fā)給了很多人。為了減少給別人帶來(lái)的不必要麻煩，用“回復(fù)”功能即可；如果很有必要抄送給其他人，則盡量自己根據(jù)實(shí)際需要有選擇性地寫上去。
尤其需要注意的是，好的事情可以抄送給他人，不好的事情盡量一對(duì)一處理；這與表?yè)P(yáng)當(dāng)眾，批評(píng)不當(dāng)眾是一個(gè)道理。當(dāng)然，那種利用便利的往來(lái)郵件打嘴仗的行為只能影響個(gè)人形象。
發(fā)件人為了避免出現(xiàn)對(duì)方隨意點(diǎn)擊“回復(fù)所有人”的不職業(yè)情況，可以把大批量的收件人地址放在“密送”處，然后在正文起始位置寫上收信人的群體名稱，例如“致：各事業(yè)部經(jīng)理”等，有利于收信人清晰了解與自己同時(shí)收到郵件的還有哪些人，同時(shí)避免了垃圾郵件的產(chǎn)生。
四忌把老板列為收件人之一
常見人們寫信，幾個(gè)收信人中，自己的老板是其中一位，這通常會(huì)被老板認(rèn)為不太尊重他。
如果是寫給老板的信，則需要單獨(dú)寫給他，無(wú)須抄送其他人。當(dāng)然，更不能寫給老板的同時(shí)，抄送其他人。我曾在不少培訓(xùn)的場(chǎng)合問(wèn)過(guò)學(xué)員，如果他們是老板收到類似的信會(huì)有什么反應(yīng)，他們認(rèn)為有不被信任的感覺(jué)，甚至有威脅的味道。
如果需要老板了解某個(gè)相關(guān)的事項(xiàng)，則致他人的同時(shí)，抄送給老板比較妥當(dāng)。例如需要就一個(gè)提案征求大家的建議，則可以寫給大家抄送老板；若需要同時(shí)征求老板的意見，則需單獨(dú)寫給老板，或在抄送的同時(shí)，在正文中單獨(dú)寫一段“請(qǐng)老板指教”的話。
五忌人名不排序
收件人（包括抄送人）若為一個(gè)以上，不論在郵件地址位置，正文位置，還是附件內(nèi)，均需要排序。
最講禮儀的方式是按照職務(wù)高低排序，同樣職位按姓氏字母順序排，不了解職位時(shí)可以按照字母順序排，但重要郵件不建議這樣做，尤其是重要客戶。
有內(nèi)外之別時(shí)，以客為先。
六忌不分段
有的人整篇郵件從頭至尾寫成一大片，象小說(shuō)一樣，給人眉目不清晰的感覺(jué)，不想看下去，從而自然影響處理的效率。
推薦的方式是，盡量在一個(gè)顯示頁(yè)面完成全文，一段一個(gè)核心意思，然后空行寫第二段；如果說(shuō)的事項(xiàng)較多，建議加上序號(hào)，但一次最好不超過(guò)三項(xiàng)，否則不容易記住。
當(dāng)然，如果能根據(jù)收件人的具體情況調(diào)整字號(hào)大小、字體樣式等，則為最佳。例如對(duì)方均是五十多歲的領(lǐng)導(dǎo)，可以適當(dāng)調(diào)大字號(hào)，以便對(duì)方閱讀，從而也提高了回復(fù)效率。
七忌重點(diǎn)不突出
現(xiàn)在的職場(chǎng)壓力和信息的充斥已很難容許人們逐字逐句地閱讀一個(gè)完整的郵件。所以寫信人可以把最核心的詞用突出標(biāo)識(shí)加以強(qiáng)調(diào)，包括加粗、增大字號(hào)或換字體、顏色等。但公文中通常只允許黑色和藍(lán)色，只有相當(dāng)于海報(bào)作用時(shí)才可以適當(dāng)用彩色。
郵件的標(biāo)題至關(guān)重要，要行動(dòng)性很強(qiáng)，只用核心詞，去掉虛詞。與行動(dòng)、結(jié)果相關(guān)的字眼可放在句首的【】?jī)?nèi)，然后再寫具體內(nèi)容，例如標(biāo)題可寫為“【請(qǐng)9日前確認(rèn)】xx會(huì)議日程”。
八忌不感謝
有些人沒(méi)有感謝的習(xí)慣，而這往往是郵件回復(fù)率低的一個(gè)主要原因。不論是尋求合作、請(qǐng)教問(wèn)題、請(qǐng)人幫助，還是只是告知，都可以感謝對(duì)方的善意或配合。即便是領(lǐng)導(dǎo)命令對(duì)方與自己合作，說(shuō)句感謝只能表明自己有修養(yǎng)；更何況自己請(qǐng)對(duì)方幫忙呢。
九忌多重結(jié)束語(yǔ)
常見不少人在信的結(jié)尾同時(shí)寫上幾種問(wèn)候，諸如“祝好”、“祝一切順利”、“祝工作愉快”等等（還有用英文寫bestregards,allthebest,haveaniceday）。其實(shí)，一句最恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)語(yǔ)即可。
有時(shí)候，很明顯地可以看出發(fā)件人事先設(shè)置好了簽名檔，里面已有問(wèn)候，那么在發(fā)送之前務(wù)必仔細(xì)檢查，否則會(huì)給人留下粗心的印象。
避免上述情況的方法，可以在簽名檔中去掉問(wèn)候語(yǔ)，只留簽名和聯(lián)絡(luò)方式，因?yàn)榇蠖鄷r(shí)候的問(wèn)候是因人而異的。
十忌不署名
不署名，言外之意，對(duì)方應(yīng)該能從郵件地址判斷出自己是誰(shuí)，或者“不用那么客氣”，而這樣做會(huì)給對(duì)方造成很多不便，也較影響辦事效率，想打電話溝通具體事宜時(shí)，還需要再查找。
發(fā)件人切忌以自我為中心，自認(rèn)為了解對(duì)方的圈子，其實(shí)不然，有時(shí)真的不知道是誰(shuí)發(fā)來(lái)的郵件（更不用說(shuō)現(xiàn)在有那么多酷極了的網(wǎng)名），耽誤了事情。
署名是尊重對(duì)方也是尊重自己、宣傳自己的方式。而且最好事先設(shè)置好簽名檔，附上自己所有方便的聯(lián)絡(luò)方式，一勞永逸。
以上的一些規(guī)則同樣適用于寫短信，例如要稱呼對(duì)方、要署名，要一次性地站在對(duì)方角度寫清楚具體內(nèi)容（最常用的恐怕是見面具體地點(diǎn)、周圍明顯建筑物、聯(lián)絡(luò)人及電話等）。
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