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會計檔案的整理和編目
會計檔案的整理和編目
編寫：吳金林
會計檔案是指會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告(會計報表等)和其他會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。主要包括：(1)會計憑證：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;(2)會計賬薄：總賬、明細(xì)賬、日記賬(銀行日期賬、現(xiàn)金日記賬)、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬薄、其他會計賬(公積金、養(yǎng)老金明細(xì)賬);(3)財務(wù)報告：月報、季報、年報(包括附表及文字說明)、其他財務(wù)報告;(4)其他：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料，還有會計檔案的移交清冊和銷毀清冊(此項業(yè)可放在全宗內(nèi))。
一、會計檔案的保管期限是。
序號 | 檔案名稱類 | 保管期限 | 備注 | |
一 | 憑證類 會 計 | 1、原始憑證 | 15年 | |
2、記帳憑證 | 15年 | |||
3、匯總憑證 | 15年 | |||
二 | 帳簿類 會 計 | 1、現(xiàn)金日記帳 | 25年 | |
2、銀行日記帳 | 25年 | |||
3、總帳 | 15年 | |||
4、明細(xì)帳 | 15年 | |||
5、輔助帳 | 15年 | |||
6、固定資產(chǎn)卡片 | 資產(chǎn)報廢后再保存5年 | |||
三 | 財報 告 務(wù)類 | 1、年度財務(wù)報告（決算） | 永久 | |
2、月、季度財務(wù)報告 | 5年 | |||
四 | 其他類 | 1、會計檔案移交清冊 | 15年 | |
2、會計檔案保管清冊 | 永久 | |||
3、會計檔案銷毀清冊 | 永久 | |||
4、銀行對帳單、余額調(diào)節(jié)表等 | 5年 | |||
注：涉外、未了結(jié)債權(quán)、債務(wù)和基建方面的憑證、帳簿、報表保管期限為永久。
二、會計檔案的整理方法：
會計檔案整理工作的內(nèi)容主要包括：分類、立卷、排列與編目等環(huán)節(jié)。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，會計檔案的立卷工作由財務(wù)會計部門按照本單位會計檔案分類方法承擔(dān)，其它整理環(huán)節(jié)的工作，原則上由檔案部門負(fù)責(zé)。
1、會計類檔案分類有2種方法：會計部門將當(dāng)年年度的會計憑證、會計賬薄、財務(wù)報告及其他會計核算專業(yè)材料收集齊全、完整，然后按照憑證、賬薄、報告等幾種主要形式進行分類。通常采用(1)采用種類--保管期限年度分類法。即把報表、賬簿、憑證、其他分開，再按年度時間排列，歷年各編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量少的單位。(2)年度---類別---保管期限的分類方法，首先應(yīng)分開會計年度，再按形式分為幾類(先報表、帳薄再憑證)，然后在各類內(nèi)按保管期限的長短順序排列，一年編一個案卷流水號。這種方法適合會計檔案數(shù)量特別多的單位。
2、 會計檔案的立卷方法：
(1)會計憑證的立卷方法：會計憑證一般按月立卷。會計人員根據(jù)憑證登記帳簿后，應(yīng)將各種記帳憑證按時間和原始憑證號順序組卷，每本為一卷，每卷厚薄要適中(3cm左右)。憑證卷裝訂前要剔除金屬物，編寫頁號，所附原始憑證可以不編號，但應(yīng)折疊整齊，要填寫好憑證封面和脊背，并在封面與脊背的接封處，加蓋財務(wù)專用章和裝訂人的印章，然后裝入會計憑證盒，并填寫好憑證盒封面。模式如下：
(2)會計帳簿的立卷方法：會計帳簿按年度立卷，在會計年度終結(jié)時進行。帳簿一般都有固定格式和明確分類，立卷時要嚴(yán)格按照帳簿的種類進行，一本帳簿為一卷。對于活頁帳簿，保留已使用過的帳頁,編制頁碼,去除空白頁,撤掉帳夾，用會計檔案封皮裝訂成冊。對于死頁帳簿，應(yīng)該保持原來面目,不必折去空頁,編制頁碼后用會計檔案封皮裝訂。帳簿裝訂時,應(yīng)有卷內(nèi)文件目錄和備考表。封面應(yīng)填寫齊全,平整,并注明所屬年度及帳簿名稱。封皮上除了全宗號,目錄號,檔案號,案卷號外,其余都由財務(wù)部門填寫。
(3) 會計報表的立卷：會計報表是按年度立卷。立卷時要區(qū)分不同的保管期限，年度報表與季度、月份報表分別組卷。本單位的報表與下屬單位的表，可根據(jù)保管期限的異同，分別裝訂或合訂成卷。會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù),下邊和左邊對齊壓平，防止折角，如有損壞部位修補后，完整無缺地裝訂。在整理會計報表時,可能會遇到一些文字材料，這些材料是對會計報表的分析和說明，應(yīng)為會計報表的組成部分，應(yīng)當(dāng)與會計報表合在一起組卷，以保持內(nèi)容上的密切聯(lián)系。訂前要編制頁碼，填寫卷內(nèi)文件目錄及備考表，去除金屬物，用會計卷皮裝訂。工資表、銀行對帳單等整理方法參照會計報表。
三、 會計檔案的排列與編目
會計檔案的編號要便于管理、查找、鑒定銷毀，通�？梢愿鶕�(jù)案卷排列的方法，按類別各編一個大流水號。會計檔案經(jīng)過分類排列、裝訂和編號，使之位置固定下來，然后登記案卷目錄，這就是會計檔案的編目。編制會計檔案目錄工作，一般由會計部門負(fù)責(zé)。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后，可暫由會計部門保管一年。期滿后，應(yīng)當(dāng)由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。這里的移交清冊一般可以用案卷目錄代替。案卷目錄，作為會計檔案最基本的檢索和統(tǒng)計工具。案卷目錄的編制方法通常分別編制憑證、帳簿、報表三本目錄，案卷目錄填寫項目有：歸檔日期、案卷號、案卷標(biāo)題、起止年月日、張數(shù)、保管期限、存放位置、備注。會計檔案案卷目錄即登記清冊填寫格式如下：
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