工作的效率提高50%小技巧

　　熟悉我的人會知道，我先后做過公關(guān)、廣告、互聯(lián)網(wǎng)。這幾個行業(yè)，全都是以“忙”著稱的。忙到什么程度呢？打開三四十個標簽頁，在五六個Office之間切換，吃午飯時也要對著電腦，一天下來才發(fā)現(xiàn)自己一杯水都沒喝，都是家常便飯。

　　在這種環(huán)境下，像我這么懶的人，當然會想各種辦法來節(jié)省時間。

　　今天要分享的，就是從實戰(zhàn)中總結(jié)出來的，能確切可行節(jié)省工作和學習時間的一些小竅門。

　　一、建立專屬信息庫

　　我敢保證，你每天的日常工作和學習當中，一定有許多時間，浪費在來回搜尋信息上面。

　　什么信息呢？比如QQ里和同事的某段對話、微信里面領(lǐng)導的一段要求、郵件里面的一段文字、藏在多層路徑下面的某個文件……它們總是在你最緊急、最需要的時候藏起來，讓你花一番力氣去找。不但浪費時間，也常常影響心情。

　　如果你經(jīng)常有這樣的困擾，那可以試試這個方法：建立一個專屬的信息庫。

　　無論是聊天記錄、郵件內(nèi)容，還是工作安排、項目反饋，抑或是突然產(chǎn)生的靈感，或者從網(wǎng)上看到的有價值的案例、知識，都可以往里面一丟，需要的時候，打開它，直接查找即可。

　　你可以用任何筆記軟件來建立這個信息庫。我的建議是利用Onenote或者印象筆記。當然，為知筆記、有道云筆記之類，也是可以的。

　　在筆記軟件里，按照你負責的項目，新建一個筆記本。然后，所有跟這個項目相關(guān)的一切信息，都可以放進這個筆記本，再起一個易于辨認的名字即可。

　　比如：你和同事討論一個原型，他提了很多有意思的看法。聊完之后，為了避免忘記，你就可以直接把聊天記錄復制出來，在筆記本里新建一頁筆記，命名為“06.19與XXX關(guān)于XX原型第二版的討論”即可。

　　或者，你是一名文案，那么，可以直接新建一頁筆記，把平時在網(wǎng)上搜集到的案例放進去，再寫上來源和自己的想法。當你沒有靈感的時候，打開看看，立刻可以為你提供大量的創(chuàng)意參考。

　　更重要的，可以把所有的工作流程、規(guī)范，甚至是生活的備忘錄都放進去。比如“5號電池在門口第二個柜子里”、“充電器在臥室書架下面的箱子里”、“身份證在衣柜下面的抽屜第二層”……平時或許感覺不到，但在急需的時候，絕對可以為你節(jié)省大量的時間和精力。

　　使用這個方法，最重要的，是一定要堅持平時的積累和記錄。最好是設置為開機啟動，配合相應的插件和快速啟動方式（比如印象筆記的“剪藏”、Onenote的“新建快速筆記”），務求第一時間將信息記錄入筆記中。

　　為什么要匯總一個唯一的入口呢？因為，這樣不但可以減少記憶的難度，節(jié)省我們的認知和記憶資源，而且可以使工作和學習變得簡潔高效：當你再也不用把精力花在記憶上，你知道只要打開這本筆記本，就可以找到一切需要的內(nèi)容時，你就可以更專注在手頭的事務上面。

　　二、減少對工作的打斷

　　很多人為了節(jié)省時間，都會讓自己進行“多任務工作”。比如像前文所說，同時開著一大堆網(wǎng)頁，這里看一會，那里看一會，做一下PPT，做一下EXCEL，以此來降低“我還有一項任務沒有開工”的焦慮感，讓自己沉浸在“所有任務都在同步進行”的美好感覺之中。

　　但是，這恰恰是最浪費時間、最沒有效率的表現(xiàn)。

　　記住一個最基本的原則：人類的大腦是沒法進行“多線程處理”的。人同一時間只能聚焦在一件事情上面。所謂的“多任務工作”并不是真的“同時進行”，而是大腦不斷地在這些不同的事務之間打斷和切換而已。

　　也就是說，當你以為“同時處理兩項任務”時，實際上，你的大腦是這樣運作的：進入A的工作狀態(tài)-退出A的工作狀態(tài)-進入B的工作狀態(tài)-退出B的工作狀態(tài)……循環(huán)往復。只是切換的時間太短，我們很難覺察到而已。

　　比如說，你寫一篇文章，先在腦子里構(gòu)思出幾個要點，這時，一個新聞彈窗吸引了你，你點擊打開，看完一篇新聞，再回過頭思考剛才的文章，你還能立刻回憶起剛才構(gòu)思的結(jié)果么？恐怕不是那么簡單了，因為它已經(jīng)被我們從“工作記憶”中清除了出去，騰出空間來接受和處理新的信息。你需要一段時間才能重新把它找回來。

　　而當我們反復打斷的時候，這些時間累積起來，其總量是相當可觀的。

　　所以，工作時，請專注在你手頭上正在處理的事情，至少保證半個小時以內(nèi)不要打斷，不要同時處理任何其他的事情。

　　如果有任何突發(fā)性的事務，比如要交一個報表、要回復一個郵件、回應一個同事……先用便簽紙記下來，也不要超過10秒鐘，更不要打斷工作。直到原來的任務告一段落，或者你感到疲倦了，再休息，按照便簽紙上面的內(nèi)容去逐項處理。

　　如果一定非打斷不可——比如突然有個會議要開，那就拿上便簽紙，先把剛才的工作進度和正在思考的內(nèi)容，用關(guān)鍵詞的形式迅速記下來，自己能看懂即可。當回到原先工作的時候，這可以大大減少你進入狀態(tài)的時間。

　　三、化整為零

　　生活中的碎片時間，比如乘車、等電梯、吃飯、步行，等等，這些時間，大家是怎么利用的？我想，很多人都會選擇讀書、看公眾號，或者聽講座、公開課。這很對，當然也比發(fā)呆，什么也不干要好得多。

　　但是，這仍然不是最好的利用方式。

　　為什么呢？因為絕大多數(shù)有價值的知識，并不是你在碎片時間里可以掌握的。它們往往很復雜，有著嚴格的推理過程和思考邏輯，你要完全代入作者的語境里面，跟著他的思路，分析他的論證過程，記住他的結(jié)論。這個過程，很多時候都沒法在碎片時間里完成，它往往需要一整段的大塊時間。

　　實際上，在碎片時間里，你能學習到的，只是一些簡單的結(jié)論而已。它們除了增加一些談資之外，并沒有太大的價值。甚至還不一定是全面、嚴謹、正確的。

　　那么，對于碎片時間，最好的利用方式是什么呢？不是學習和吸收，而是思考。

　　一個行之有效的方法，是把工作、學習中遇到的問題，分解成一個個更小的問題，然后把它們列成清單，隨身攜帶，利用碎片時間，進行思考和推導。在這個過程中，取得的任何進展和反饋，都記下來，便于下一次繼續(xù)進行思考。

　　比如，做一個PPT，你就可能會列出這些問題：

　　整個PPT的邏輯要怎么呈現(xiàn)？

　　每一部分分別用多少P來講？

　　背景分析需要考慮哪些因素？

　　PEST每一點分別要怎么寫？

　　市場分析要怎么寫？

　　目標消費者具有怎樣的特點？

　　等等。

　　把這些問題做成清單，只要有空，就拿出來思考，再及時把思考結(jié)果記下來。而不是等坐到辦公桌前才去思考。這就是把工作化整為零、逐步攻克的最好方式，也是最能節(jié)省時間的方式。

　　生活中，很多看起來很聰明的人，其實并不是真的比我們聰明多少，而是因為，他們在生活中的每一秒，在別人發(fā)呆、放空、渾渾噩噩的時候，都時刻在腦中對各種情形進行思考、推演、分析，對各種路徑和結(jié)果早已爛熟于心。所以，當需要的時候，就能夠非�？焖俚貙Ω鞣N情況進行判斷，作出最佳的決策。

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