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高校辦公室文秘人員應(yīng)具備的素質(zhì)與能力探討論文
摘要:高校辦公室文秘人員必須具備較高的政治素質(zhì)和理論修養(yǎng)、吃苦耐勞的精神、較強的文字能力和文藝修養(yǎng)等,新時期對高校辦公室文秘人員的素質(zhì)要求越來越高,希望高校辦公室文秘人員努力提高自身各方面的素質(zhì),為學(xué)校發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。
關(guān)鍵詞: 高校辦公室 文秘人員素質(zhì) 探討
當(dāng)今中國,高等教育的發(fā)展步伐越來越快,形勢不斷變化。高校辦公室的功能與作用也隨著高等教育的發(fā)展變化不斷地發(fā)展變化,其主要功能之一——為領(lǐng)導(dǎo)起草、撰寫各種文字材料,如報告、總結(jié)、講話稿等也不斷在加強和發(fā)展,而對撰寫這些文字材料的主要工作人員——高校辦公室文秘人員的素質(zhì)要求也越來越高。綜合而言,當(dāng)今高校辦公室文秘人員應(yīng)具備以下幾方面的素質(zhì):
一、 及時、準(zhǔn)確了解黨和國家的方針政策,具備較強的政治素質(zhì)和較高的理論修養(yǎng)
高校辦公室文秘人員政治素質(zhì)和理論修養(yǎng)的高低決定其所寫文字材料政治高度和理論高度的高低。高校是國家的教育機構(gòu),承擔(dān)為國家培養(yǎng)中、高級人才的重要任務(wù)。高校培養(yǎng)出來的學(xué)生應(yīng)當(dāng)是具備相當(dāng)政治素質(zhì)和理論修養(yǎng)、了解黨和國家的方針政策、能為社會主義建設(shè)貢獻(xiàn)力量的有用人才。這就要求高校管理者首先要具備這方面的素質(zhì)。高校管理者、特別是領(lǐng)導(dǎo)層向?qū)W生宣傳黨和國家的方針政策的方式主要是滲透在其所做的報告、講話中等。而承擔(dān)起草這些文字材料任務(wù)的辦公室文秘人員就必須及時、準(zhǔn)確了解黨和國家的方針政策,具備較強的政治素質(zhì)和較高的理論修養(yǎng),才能為領(lǐng)導(dǎo)起草合格的文字材料。因此,高校辦公室文秘人員必須關(guān)心國家大事,常閱讀各種與時政、教育有關(guān)的報刊雜志,思想上同上級部門及領(lǐng)導(dǎo)保持一致,不斷提高自身的政治素質(zhì)和理論修養(yǎng),才能適應(yīng)辦公室文秘的工作崗位。
二、吃苦耐勞,腳踏實地,做好基礎(chǔ)資料的收集工作
高校辦公室的文字材料大多數(shù)不同于詩歌、散文等文學(xué)作品,而是需要一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和基本材料來支撐的應(yīng)用型文字材料。辦公室文秘人員在起草文字材料之前,必須先收集各種與這些文字材料有關(guān)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù),如撰寫學(xué)校年度工作總結(jié),文秘人員必須先到各個部門收集材料,如全年學(xué)校共發(fā)展多少黨員、申請到幾門新專業(yè),科研立項多少。那怕寫一篇開學(xué)典禮講話稿,也要事先弄清楚學(xué)校發(fā)展歷史、辦學(xué)規(guī)模、已取得的成績、今后發(fā)展方向等。這是基礎(chǔ)性的工作,如果這項工作做不好,寫出來的材料就成無米之炊,沒有多少實質(zhì)性內(nèi)容,缺乏可信性和真實性。要做好這項工作,高校辦公室文秘人員就必須具備吃苦耐勞、腳踏實地的精神,把應(yīng)收集的材料收集齊全。
三、具備較強的文字能力,語言表達(dá)能力優(yōu)良
這是所有文字工作者必須具備的基本能力。高校辦公室文字材料雖然不是文學(xué)創(chuàng)作作品,仍然要求語言通順,表達(dá)準(zhǔn)確、到位、規(guī)范。那怕是一篇總結(jié)、一個計劃、一篇講話稿都要求準(zhǔn)確、到位、規(guī)范地反映和表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)所要表達(dá)的內(nèi)容,要使材料的閱讀者或聽眾能看明白、聽清楚材料所表達(dá)的內(nèi)容和主要精神,要層次分明、結(jié)構(gòu)合理、主次清楚,具有一定的可讀性。
四、具備把握全局的能力,能認(rèn)清當(dāng)前教育發(fā)展的形勢,善于與領(lǐng)導(dǎo)溝通,能為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策
辦公室的主要功能之一是當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,而“學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作面廣、事多、性質(zhì)復(fù)雜,不能僅靠校長一人,必須建設(shè)一個高素質(zhì)的領(lǐng)導(dǎo)群體才能負(fù)起全面的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任”[1](p483)。高校辦公室文秘人員撰寫的許多材料屬于綜合性材料,是學(xué)校整個領(lǐng)導(dǎo)班子集體智慧的結(jié)晶,所以,辦公室文秘人員要善于與每一位領(lǐng)導(dǎo)溝通,善于把握和綜合提煉領(lǐng)導(dǎo)的意見,同時認(rèn)清當(dāng)今教育發(fā)展的形勢,把握全局,在撰寫出優(yōu)秀的材料的同時,為領(lǐng)導(dǎo)建言獻(xiàn)策。
五、具備較高的文藝修養(yǎng),熟悉各種文體的寫作
高校辦公室屬于綜合服務(wù)部門,辦公室文秘人員是綜合性工作人員,必須具備較強的綜合能力,文藝修養(yǎng)是其應(yīng)當(dāng)具備的素質(zhì)。傳統(tǒng)素質(zhì)理論提出“天才的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)具備以下七項天生的素質(zhì):善言辭;外表英俊瀟灑;智慧過人;具有自信心;心理健康;有支配他人的傾向;外向而敏感”[2](p249),這其中隱含著文藝修養(yǎng)。高校辦公室文秘人員雖然不是領(lǐng)導(dǎo)者,卻是領(lǐng)導(dǎo)身邊的工作人員,除了一些常規(guī)性的工作外,有時還得幫助領(lǐng)導(dǎo)做好接待工作,甚至在下班時間陪領(lǐng)導(dǎo)唱唱歌、跳跳舞,以讓領(lǐng)導(dǎo)在緊張的工作后能放松身心,這就要求文秘人員具備較高的文藝修養(yǎng)。而且文秘工作本身就需要工作人員具備相當(dāng)文學(xué)修養(yǎng)才能把工作做好。此外,高校辦公室文秘人員還必須熟悉各種文體的寫作,因為辦公室的材料雖然主要是應(yīng)用文,但各種文體都可能遇到,如許多場合領(lǐng)導(dǎo)的講話稿往往更傾向于散文文體。
綜上所述,高校辦公室文秘人員必須具備較高的政治素質(zhì)和理論修養(yǎng)、吃苦耐勞的精神、較強的文字能力和文藝修養(yǎng)等,屬于一種復(fù)合型人才和綜合性工作人員。新時期對高校辦公室文秘人員的素質(zhì)要求越來越高,希望高校辦公室文秘人員努力提高自身各方面的素質(zhì),為學(xué)校發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。
參考文獻(xiàn)
[1] 陳孝彬主編.教育管理學(xué)(修訂版)[M].北京師范大學(xué)出版社,1999年5月第2版,483.
[2] 熊川武著.學(xué)校管理心理學(xué)[M].華東師范大學(xué)出版社,1996年8月第一版,249.
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