文員的工作內(nèi)容及技巧

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文員的工作內(nèi)容

文員分為好多種，每種要求不同，但基本要求相同，以下為辦公室文員工作職責(zé)：

1、根據(jù)辦公室領(lǐng)導(dǎo)的要求，完成有關(guān)報告、文稿的起草、修改工作。完成打字、復(fù)印及傳真等工作，及時送交領(lǐng)導(dǎo)或按要求傳送給客戶。

2、做好日常電話接待工作。完成行政辦公會議的書面記錄、整理。

3、完成各類文件的收集、整理、立卷、裝訂、歸檔等保管工作。

4、根據(jù)要求采購日常辦公用品，并及時登帳。管理本部的財產(chǎn)帳目(低值易耗品、固定資產(chǎn))。做好辦公室設(shè)備管理及維修。

5、做好年度報刊雜志的訂閱工作，收發(fā)日常報刊雜志及郵件交換。

6、做好辦公室每月考勤。做好物品保管工作。

技能要求：

1、教育背景：文秘或管理類相關(guān)中專以上學(xué)歷。

2、經(jīng)驗：從事二年以上企業(yè)文員工作經(jīng)驗。

3、技能技巧：熟悉辦公室行政管理知識;熟悉辦公軟件。

4、工作仔細(xì)認(rèn)真、責(zé)任心強、為人正直、敢干堅持原則;

5、有較強的溝通協(xié)調(diào)能力。有良好的紀(jì)律性、團(tuán)隊協(xié)助作以及服務(wù)創(chuàng)新精神。

6、年齡在20-25歲左右

文員：(工程文員)

工作職責(zé)：

1、處理來函文件，登記、歸檔、統(tǒng)計資料、打印、復(fù)印函件資料。

2、編制每月辦公用品，做好領(lǐng)用發(fā)放工作。

3、辦理工作餐卡、藥費報銷及其它日用品的發(fā)放工作。

4、協(xié)助編制部門工資、獎金發(fā)放表格。協(xié)助做好工程部月材料、資金消耗表，水電、煤月度能耗表。

5、保證工程部辦公室的清潔衛(wèi)生和接傳電話。

6、負(fù)責(zé)登記員工考勤表。

7、協(xié)助工程部對所有圖紙、技術(shù)資料、圖書進(jìn)行分類，編號、建卡、存檔、建帳和保持資料的完整性。

8、完成部門安排的其他工作任務(wù)。

技能要求：

1、高中以上文化程度，有一定工作能力。

2、責(zé)任心強，工作細(xì)致、穩(wěn)重、踏實、耐心、熱情、終于職守、嚴(yán)守機(jī)密。

3、從事工作二年以上。書寫工整、流利、受過秘書工作培訓(xùn)。

4、身體健康、精力充沛。

秘書:(部門秘書)

工作職責(zé)：

1、負(fù)責(zé)組織部召開的各種會議的會務(wù)工作，做好會議記錄，起草會議紀(jì)要、簡報，協(xié)助督促各單位貫徹落實各項工作任務(wù)的情況。

2、做好各類文件的登記、保管、轉(zhuǎn)發(fā)、立卷、存檔等，保管使用印鑒、介紹信及經(jīng)費本。

3、草擬年度工作計劃、總結(jié)、報告、清算、批復(fù)等文檔。

4、做好辦公室勤雜內(nèi)務(wù)工作、文書檔案管理，做好上級及校內(nèi)有關(guān)文件收發(fā)、登記、傳閱、下發(fā)和年終清理、立卷、歸檔工作，辦理定購和發(fā)放各種學(xué)習(xí)材料。

5、做好部信件登記、分發(fā)、寄發(fā)工作，受理黨員干部來信來訪工作，及時做好登記、自辦或傳遞等工作，遇到重大問題及時向部領(lǐng)導(dǎo)匯報。

6、協(xié)助部領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各個崗位的工作關(guān)系。

7、深入基層單位調(diào)研做好部領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

8、協(xié)助做好部辦公室的日常工作。

9、做好部領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他各項工作。

技能要求：

1、大學(xué)本科，經(jīng)濟(jì)或中文專業(yè)，2年以上秘書工作經(jīng)驗;

2、良好的組織、溝通能力;

3、流利的英語聽說讀寫能力;

4、熟練的計算機(jī)操作技巧。

文員的工作技巧

1、接聽電話

大部分公司的前臺會兼任總機(jī)接線員一職，每天從各個地方打來的電話需要轉(zhuǎn)往不同的部門和人員，對于電話信息甄別的能力是有要求的，要想做好接聽電話準(zhǔn)確無誤，下面的小經(jīng)驗值得借鑒：

1)通過來電顯示辨別是公司內(nèi)部業(yè)務(wù)電話還是外電，以便及時應(yīng)對。

2)學(xué)會識別來電者的聲音，公司領(lǐng)導(dǎo)以及經(jīng)常電話溝通的同事們的聲音要在短時間內(nèi)都熟悉才好。

3)學(xué)會篩選信息。現(xiàn)在營銷無處不在，很多推銷的電話打來，無意中浪費了公司的電話資源，這一類的電話要學(xué)會快速處理掉，而不要太過耐心謙和，而應(yīng)果斷處理掉，當(dāng)然，必要的禮貌還是不要忽視的哦。

4)養(yǎng)成隨時記錄的習(xí)慣。可用的信息記下來，以備日后用。

2、文件存檔

文件存檔看起來很簡單，但是真要對所有的文件都了如指掌，除了存檔時遵照一定的原則(或按時間順序、或按文件性質(zhì)、或按部門分類以及其它存檔原則)，閑暇時勤于查閱是很有用的，因為這會加深你對文件的印象，在急需查找某些文件時，你能憑借記憶迅速地查找到。

3、接待來訪

前臺每天會接待不同的客人，一個客人進(jìn)來，首先通過衣著判斷其身份，常見的上門推銷人員手里會背著公文包，拿著產(chǎn)品宣傳資料或產(chǎn)品實物等，而且說話謙恭。

在不能判斷對方身份的情況下，應(yīng)禮貌地詢問對方：“你好，請問你有什么事?”而不是毫不客氣地來一句：“你是什么人?”或“你是干什么的?”如果對方是公司領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)約客人，這樣的問話方式會讓對方很不愉快，所以，當(dāng)知道對方是來找某部門某人時，首先要問清楚對方是否有預(yù)約，再電話與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員聯(lián)系，是否予以引見。如是臨時來訪，遇領(lǐng)導(dǎo)不在或不方便接待客人，可請對方留下聯(lián)系方式以及來訪事項，做好記錄，再轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員。

4、著裝

前臺是一家公司的形象窗口，前臺文員在接待來電來訪時，發(fā)自內(nèi)心的微笑表情會為你的接待形象加不少分，大方和職業(yè)化的著裝會讓你從服裝中感覺到自己是一名職場人，在工作中能潛意識地幫你豎立職業(yè)化作風(fēng)。

5、茶水添加

來訪客人如果在領(lǐng)導(dǎo)辦公室呆的時間超過十五分鐘以上，就應(yīng)該另準(zhǔn)備一壺茶水端進(jìn)去，方便客人續(xù)杯。

6、環(huán)境清潔。

除了每天上班時必做的日常清潔，來訪客人離開后，接待區(qū)可能雜亂不堪，紙杯、報紙、面紙、煙頭等要及時清理掉，以保持環(huán)境潔凈。

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