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銷售跟單員的工作內(nèi)容
銷售跟單員的工作內(nèi)容
1.主要負(fù)責(zé)跟進國內(nèi)所有訂單的跟進,從訂單的制作,客戶打版到大貨生產(chǎn)安排和發(fā)貨安排
2.及時反映生產(chǎn)和貨期問題,做好上傳下達(dá).維護供貨穩(wěn)定
3.對日常工作要有較好的規(guī)劃,并能適時提供較好的解決方案
4.需要國內(nèi)貿(mào)易通用規(guī)則有一定的了解,才可以對跟單工作進行有條不紊地安排
5.你需要對印刷和工業(yè)品制作有一定的了解和常識,在這方面有一定的工作經(jīng)驗
6、訂單接收登記(訂單編號、客戶名稱、車間接到訂單日期、要求交貨日期、車間計劃生產(chǎn)開始日期及計劃完成日期)
并收集與訂單相關(guān)的單據(jù)資料：如規(guī)格單、圖紙等
7、訂單生產(chǎn)所需材料的跟催與反映 跟催：向打單員跟催調(diào)撥單是否及時開出，向倉管跟催材料是否及時調(diào)撥，向采購跟催需采購的材料及時采購
反映：及時向車間、銷售部門、上級主管反映材料籌備情況
8、訂單生產(chǎn)進度的跟催與反映 跟催：跟催車間根據(jù)訂單編排出生產(chǎn)計劃，督促車間按計劃生產(chǎn) 反映：及時向上級主管、銷售部門反映生產(chǎn)計劃及生產(chǎn)進度
銷售跟單工作職責(zé)
一、 跟單員基本工作及要求
(1) 銷售訂單處理
客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應(yīng)將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進行跟蹤。 并在確認(rèn)交期后回復(fù)訂單，訂單處理與回復(fù)不得超過24小時。
下單時，我們要注意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等。
客戶的訂單原件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。
書面或口頭回復(fù)每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項。
(2) 銷售送貨安排
根據(jù)客戶訂單要求交貨時間、訂單的緊急程度以及客戶的信譽度結(jié)合庫存情況及在途物
料等情況安排銷售發(fā)貨。
為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務(wù)必在當(dāng)天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來，當(dāng)天下午下班前與倉庫及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單(即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單)。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
涉及回款或其它不確定事項的，必要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務(wù)做相應(yīng)的溝通。產(chǎn)品短缺時先分配給主要客戶。
(3) 生產(chǎn)庫存跟蹤
將客戶訂單結(jié)合庫存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：
一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達(dá)的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時要盡快合并生產(chǎn)，以便提高生產(chǎn)效率。
交付生產(chǎn)之后務(wù)必跟蹤生產(chǎn)進度，并得到生產(chǎn)明確的排場回復(fù)，據(jù)此回復(fù)客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。
生產(chǎn)過程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時，一定要及時將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。
小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。
修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者取消生產(chǎn)訂單。
(4) 銷售回款跟蹤
填寫銷售對賬單并與財務(wù)對賬確認(rèn)后匯總，給銷售人員提供準(zhǔn)確及時的收款信息�？蛻粑醇皶r回款的要向銷售主管提醒并報知財務(wù)注意。
到期應(yīng)收款的，提前一天與財務(wù)核對好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務(wù)員去收款。
每月度結(jié)束后，銷售跟單必須與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財務(wù)審核歸檔。
(5) 客戶檔案的管理
新客戶及時登記客戶登記表：務(wù)必將客戶的準(zhǔn)確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結(jié)算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關(guān)數(shù)據(jù);
客戶產(chǎn)品價格信息及時填寫或者更新進客戶登記表，以便保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少對賬送貨工作的復(fù)雜性。
客戶資料有變更的必須及時變更。
(6) 計算報價單
客戶產(chǎn)品有變動或特殊要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務(wù)和總 經(jīng)理審核之后給客戶確認(rèn)，并按雙方確認(rèn)報價執(zhí)行。
客戶產(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時必須請示總經(jīng)理客戶報價是否需要做變更，如 需變更則填寫報價單獲批，否則按原報價執(zhí)行。
(7) 客戶服務(wù)
客戶來訪接待：客戶來訪應(yīng)該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務(wù)必請其它員工代為 接待，并跟蹤記錄客戶來訪情況。 樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。
客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到 對策，避免下次出現(xiàn)。
客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問題。若能返修，則再對成品進行 返修好后再出貨。 很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。 有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達(dá)到雙贏。
(8) 與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理 跟單最重要的個人素質(zhì)是什么?溝通!!跟單的本質(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程!
同本廠內(nèi)的各部門溝通：
面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負(fù)責(zé)的同時也要對客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。
同客戶的溝通： 先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時間里，給他最好的貨，價錢也希望是最低的。如果你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢?dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做。
配合銷售主管并完成其交付的其它工作。
二、銷售跟單的特點
1. 責(zé)任大 跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因為訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上
帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。
2. 溝通，協(xié)調(diào)： 跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。
3. 做好客戶的參謀： 跟單員掌握著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟悉。同時也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。
4. 工作節(jié)奏多變，快速： 面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要及時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。
5. 工作是綜合性的： 跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉生產(chǎn)運作流程。
三、跟單員的素質(zhì)要求：
跟單員的工作性質(zhì)與特點決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：
1. 分析能力。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。
2. 預(yù)測能力。能預(yù)測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生 產(chǎn)及交貨的安排。
3. 表達(dá)能力。善于用文字和語言與客戶溝通。
4. 專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品 的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。
5. 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。
6. 人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過 他們來完成自己想要做的事。
7. 法律知識。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟法等與跟單工作有關(guān)的法律知識。做到知法， 守法，懂法，用法。 8. 談判能力。有口才，有技巧。 9. 物流知識。了解運輸，裝卸搬運，保管，配送，報關(guān)等知識。
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2.在實際工作當(dāng)中如何才能逐漸成為一名優(yōu)秀的跟單員?
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