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辦公室值日職責(zé)

時(shí)間：2024-09-24 08:58:20 辦公/印刷/造紙我要投稿

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辦公室值日職責(zé)

辦公室值日職責(zé)1

　　一、負(fù)責(zé)區(qū)域:

辦公室值日職責(zé)

　　商務(wù)部 (每天1次)、經(jīng)理室(每天1次)、會(huì)議室(每周1次)

　　二、具體規(guī)定:

　　1、每位同事應(yīng)注意保持自己工作區(qū)域衛(wèi)生:

　�、僭谵k公區(qū)域盡量減少食用油漬食品，養(yǎng)成良好地衛(wèi)生習(xí)慣;

　　②每天將自己使用的電腦、主機(jī)及鍵盤等擦洗干凈，愛護(hù)電腦; ③廢棄的`紙張應(yīng)及時(shí)處理，不得堆放在桌上等區(qū)域; ④每天下班前收拾好整理好自己桌上的書籍、文件和資料，整齊的擺放在辦公桌上，切斷電腦電源(包括顯示器)后方可離開;

　�、萑粘Ｒ３洲k公室內(nèi)外清潔美觀，創(chuàng)造良好地工作環(huán)境。

　　2、各位同事輪流值班，按值日表的順序循環(huán)。

　　3、值日同事負(fù)責(zé)辦公室當(dāng)天的保潔工作，有事不能當(dāng)值要提前調(diào)換。

　　4、值日需提前20分鐘上班，值日同事可以延長(zhǎng)到8:40再開始工作。

　　5、保持墻壁、門窗、地面、窗臺(tái)等干凈清潔、無污物、浮土，無死角。

　　6、保持辦公文件、清潔工具清潔、擺放整齊。

　　7、垃圾簍及時(shí)清理，垃圾不得超出三分之二。

　　8、辦公室綠植由專人負(fù)責(zé)，其他同事不要參與。

　　9、做好防火防盜工作，下班負(fù)責(zé)關(guān)好門窗，切斷電源。

辦公室值日職責(zé)2

　　1、值日教師要以高度的工作責(zé)任感，認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好當(dāng)天的`值日工作。

　　2、值日教師必須佩戴值日標(biāo)志，安排好值日工作，做到分工明確，職責(zé)清楚。

　　3、值日教師要維持好當(dāng)天學(xué)生的路隊(duì)紀(jì)律，制止學(xué)生的危險(xiǎn)游戲和不安全行為。

　　4、值日教師上課前必須及時(shí)清理校園鎖大門。

　　5、值日教師負(fù)責(zé)打掃值日當(dāng)天教師辦公室地面。

　　6、值日教師必須整好學(xué)生路隊(duì)紀(jì)律，講些相關(guān)安全要求，再按先后秩序排隊(duì)出發(fā)。值日教師缺一不可。

　　7、值日教師要護(hù)送好學(xué)生放學(xué)時(shí)過馬路，嚴(yán)防事故發(fā)生。做好當(dāng)天的值日工作記錄，主動(dòng)向?qū)W校反映問題。

　　8、值日教師必須提前20分鐘到校，完成任務(wù)后才能離校。

　　9、值日教師如有特殊情況，不能值班，應(yīng)事先向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假并安排好他人帶班。

辦公室值日職責(zé)3

　　1、擔(dān)任值日班長(zhǎng)的當(dāng)天早晨（7:00前），在黑板左側(cè)抄寫當(dāng)天課程表，并選擇一條對(duì)班級(jí)現(xiàn)狀有針對(duì)性、對(duì)同學(xué)們有激勵(lì)性的格言，抄寫在黑板的`右側(cè)（注上自己的姓名）。

　　2、早7:10準(zhǔn)時(shí)站到講臺(tái)上讀書，提醒、帶領(lǐng)全班同學(xué)進(jìn)入晨讀狀態(tài)。早晨7:

　　10、下午2:10、晚上6:50按時(shí)統(tǒng)計(jì)到班情況，同時(shí)檢查校服和學(xué)生證佩戴，如有缺席人員，或沒穿校服、沒戴學(xué)生證者，做好記錄，并及時(shí)向老師匯報(bào)。

　　3、早7:55值日班長(zhǎng)負(fù)責(zé)帶領(lǐng)全班同學(xué)宣誓。每節(jié)課前提醒大家做好“課前準(zhǔn)備”，上課預(yù)備鈴響，教室必須安靜。課堂上隨時(shí)記錄偶發(fā)事件及各科老師的表揚(yáng)與批評(píng)。

　　4、協(xié)助體育委員檢查記錄上午、下午兩次課間操出操情況。

　　5、每天下午“陽光體育”上完操后，到壁報(bào)欄和小黑板查看當(dāng)天“值周班檢查”、“宿舍內(nèi)務(wù)衛(wèi)生檢查”、“兩休檢查”情況通報(bào)，如有“扣分”則認(rèn)真記錄，并追查落實(shí)責(zé)任人（在班級(jí)日志上簽名）。

　　6、.值日班長(zhǎng)在當(dāng)天晚上6:45坐到講臺(tái)上學(xué)習(xí)，提醒、帶領(lǐng)全班同學(xué)及時(shí)進(jìn)入學(xué)習(xí)狀態(tài)，6：55---7：00演講，內(nèi)容自選，演講稿要提前寫在《班級(jí)日志》上（反面）。

　　7、晚自習(xí)如果沒有老師跟班，值日班長(zhǎng)必須上講臺(tái)，維持班級(jí)自習(xí)紀(jì)律，其間可巡視。對(duì)自習(xí)課有說閑話、討論問題、隨意走動(dòng)、借學(xué)習(xí)用品、從事與學(xué)習(xí)無關(guān)活動(dòng)等現(xiàn)象的同學(xué)予以記錄、批評(píng)和處罰。同學(xué)如有特殊情況外出，需向值日班長(zhǎng)請(qǐng)假。

　　8、晚8:00帶領(lǐng)、督促全班同學(xué)做好“眼保健操”。注意維持自習(xí)課間秩序，掌握時(shí)間，及時(shí)（晚8:15，晚9:10）提醒同學(xué)進(jìn)入自習(xí)狀態(tài)。晚9:50提醒、督促大家寫成長(zhǎng)日記，9:55提醒收交各科作業(yè)。

　　9、值日當(dāng)天負(fù)責(zé)整理好班級(jí)“廢紙箱、廢紙袋”（周圍不可有垃圾），負(fù)責(zé)每次集合、出操、放學(xué)時(shí)關(guān)閉電源（燈、風(fēng)扇、飲水機(jī)、多媒體等），鎖好教室門，防止丟失東西，預(yù)防安全事故發(fā)生。

辦公室值日職責(zé)4

　　1、負(fù)責(zé)辦公室公共區(qū)域當(dāng)天的清掃，整理工作，做到地面任何時(shí)候無碎紙以及其它油污，垃圾。門窗干凈整潔。

　　2、負(fù)責(zé)每天的開關(guān)門窗，預(yù)防雨，臺(tái)風(fēng)等天氣對(duì)辦公室的破壞。

　　3、每天負(fù)責(zé)倒凈紙簍，放好掃帚。

　　4、負(fù)責(zé)辦公室的.節(jié)約用電，根據(jù)氣溫需要開閉空調(diào)，晚間關(guān)燈等其它用電器，如果不能最晚離開，需明確委托給辦公室內(nèi)最后離開的人員代為履責(zé)

　　5、如因請(qǐng)假或工作需要外出而無法履行值日職責(zé)時(shí)，值日人員可自主調(diào)換。

　　6、負(fù)責(zé)發(fā)現(xiàn)需要維修之處，及時(shí)上報(bào)后勤部門維修。

　　7、負(fù)責(zé)辦公室當(dāng)天的其它臨時(shí)性內(nèi)務(wù)工作。

　　8、值日工作接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督。

辦公室值日職責(zé)5

　　1、衛(wèi)生值日分為平常值日（星期一至星期五）和星期六（或國(guó)家法定節(jié)假日前一天）大掃除兩種方式。

　　2、平常衛(wèi)生值日區(qū)域?yàn)椋恨k公區(qū)域所有通道、男女衛(wèi)生間、接待區(qū)座椅；大掃除區(qū)域除以上區(qū)域外，還包括三樓培訓(xùn)室內(nèi)及過道二樓小會(huì)議室。

　　3、平常值日為一人，大掃除安排5人一組。

　　4、衛(wèi)生值日實(shí)行輪流值日制度，除部分特殊人員外（譚總）外，所有在辦公室辦公的人員必須參加值日；大掃除實(shí)行分組制，每5人一組，由星期一至星期五值日的人員組成。

　　5、值日日期由綜管部在月初第一天制定公布，所有人員必須按照值日表規(guī)定的日期值日，如有事外出不能值日的，必須自己找人交換值日日期；如為公司派出出差或生病或家里有重大事件的'，由公司綜管部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，被安排人員不得拒絕。

　　6、大掃除日如有人員請(qǐng)假或調(diào)休的，必有由其本人安排人員參加值日。

　　7、大掃除日二樓一般安排2人打掃，三樓安排三人打掃，由綜管部協(xié)調(diào)安排。

　　8、為了使衛(wèi)生值日能得到有效執(zhí)行，特對(duì)衛(wèi)生區(qū)域劃價(jià)，即二樓過道、衛(wèi)生間及座椅各作價(jià)20元；三樓培訓(xùn)室內(nèi)和室外通道各作價(jià)20元。

辦公室值日職責(zé)6

　　一、目的：為規(guī)范公司辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理，創(chuàng)建文明、整潔、優(yōu)美的工作環(huán)境，特制訂本規(guī)定。

　　二、適用范圍

　　本規(guī)定適用于辦公區(qū)及周邊區(qū)域衛(wèi)生值日的管理。

　　三、工作職責(zé)

　　各部門值日人員保持各部門辦公區(qū)及周邊區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生，行政部負(fù)責(zé)檢查每天值日?qǐng)?zhí)行情況

　　四、值日規(guī)定、值日人員需在每天下班后，按照值日排班表值日，對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行規(guī)整清掃；

　　2、值日人員需在下班時(shí)清理辦公室及衛(wèi)生間的衛(wèi)生，將會(huì)議室、辦公室走道等地面拖干凈，保證所有辦公區(qū)域的桌面、地面干凈整齊、垃圾桶內(nèi)無雜物。（包括前臺(tái)、辦公區(qū)域、會(huì)議室、衛(wèi)生間；根據(jù)檢查標(biāo)準(zhǔn)發(fā)現(xiàn)不符合值日標(biāo)準(zhǔn)的每個(gè)問題罰5元

　　3、值日人員需檢查三個(gè)版本架的`版本擺放整齊并清點(diǎn)簽字，無人清點(diǎn)或清點(diǎn)錯(cuò)誤值班人員每次各罰5元。、外出或者請(qǐng)假調(diào)休時(shí)找人替代并安排好值日工作，無人值日對(duì)當(dāng)日值班人員各罰10元。

　　5、關(guān)好門窗并關(guān)閉所有電源，每忘記一次罰10元。、行政人員負(fù)責(zé)抽查值日情況，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)通知值班人員。

　　五、辦公室衛(wèi)生檢查標(biāo)準(zhǔn)

　　1、所有地面掃清拖凈，無紙屑、碎末等廢棄物，無積水，不留任何死角。

　　2、樣本架的版本擺放整齊。

　　3、辦公區(qū)內(nèi)桌椅、電腦、打印機(jī)、電話、會(huì)議桌、飲水機(jī)等設(shè)備設(shè)施擦拭干凈，無灰塵，無污漬，飲水機(jī)水槽無積水及水垢。

　　4、工作區(qū)電腦鍵盤鼠標(biāo)保證在一條直線上，座椅一一對(duì)應(yīng)，保證整齊劃一。

　　5、辦公區(qū)內(nèi)煙灰缸、垃圾簍需清理干凈。

　　6、掃把、抹布、拖把、桶等衛(wèi)生用品使用完后需清理干凈，并擺放整齊有序。

　　7、所有公司員工需保證個(gè)人桌面上的物品要擺放整齊，計(jì)算機(jī)桌面整潔，禁止放與辦公無關(guān)的物品；員工離開時(shí)，座椅要?dú)w還原位擺放整齊。

　　六、行政人員在檢查時(shí)會(huì)給所有人一次機(jī)會(huì)，在第一次出現(xiàn)問題時(shí)，給予提醒警告，再發(fā)現(xiàn)不符合要求者，按照以上規(guī)定繳納罰款于愛心箱。

辦公室值日職責(zé)7

　　說明:

　　為營(yíng)造一個(gè)干凈整潔的辦公室，保證我們工作環(huán)境健康舒適，維護(hù)正常工作次序，特制定日常值班制度。

　　一、值班人員負(fù)責(zé)本辦公室公共區(qū)域、衛(wèi)生間的清潔衛(wèi)生。

　　物品擺

　　放整潔、整齊;地面干凈。

　　二、下班前檢查好水、電、窗戶是否關(guān)好等安全事項(xiàng)。

　　三、值班人員應(yīng)比正常上班時(shí)間提前15分鐘到，做好相應(yīng)衛(wèi)生工

　　作。

　　四、值班人員遇休假或特殊情況請(qǐng)假時(shí)，按順序由后一位值班人員

　　負(fù)責(zé)打掃和整理。

　　請(qǐng)各值班人員認(rèn)真遵照?qǐng)?zhí)行，大家共同監(jiān)督。

　　xx公司

年月日

辦公室值日職責(zé)8

　　為了更好的給大家營(yíng)造一個(gè)干凈整潔的工作環(huán)境，維持正常的.工作秩序,特制定以上值日表，請(qǐng)大家自覺遵守:

　　值日時(shí)間:

　　每日09:00–09:30星期六17:00–18:00全體人員進(jìn)行大掃除,務(wù)必做到每日一小掃，每周一大掃。

　　值日范圍及要求:

　　1.辦公廳:地面的清潔，死角的清掃，桌椅整潔擺放;

　　2.衛(wèi)生間:清掃地面，梳洗鏡和洗手臺(tái)的清潔，刷洗馬桶;

　　3.各人辦公桌則由個(gè)人自行負(fù)責(zé)整理;

　　4.當(dāng)天值日生下班時(shí)要負(fù)責(zé)關(guān)好門窗、關(guān)掉所有電源或由最后離開的人員執(zhí)行。

　　特殊情況處理:

　　因請(qǐng)假或其他不可抗拒原因，無法履行值日義務(wù)時(shí)，可提前調(diào)配更換值日人員，以免出現(xiàn)值日空缺。

辦公室值日職責(zé)9

　　一、高校圖書館辦公室工作職責(zé)

　　高校圖書館辦公室的職責(zé), 在已有論文中有不少表述, 歸納起來不外乎:信息溝通、文書檔案、后勤保障等方面。也有論文中歸納為三方面:一是溝通協(xié)調(diào)職能、二是參謀助手職能、三是信息溝通職能、橋梁和紐帶[1]。另有圖書館領(lǐng)導(dǎo)將辦公室的工作歸結(jié)為辦文、辦事、辦會(huì)等幾個(gè)辦上。

　　二、辦公室人員的素質(zhì)

　　(一) 辦公室人員的政治素質(zhì)。

　　辦公室工作涉及到很多重要的信息, 在搜集信息及開展工作的時(shí)候, 往往涉及到很多需要保密的信息。例如圖書館重要會(huì)議的討論信息、各方觀點(diǎn)的具體信息, 圖書館黨務(wù)工作的相關(guān)信息, 圖書館關(guān)于人、財(cái)、物的敏感信息, 在圖書館的黨政聯(lián)席會(huì)議作出決定并正式傳達(dá)之前, 往往不宜公開, 這就要求辦公室人員具備過硬的政治素質(zhì)。

　　(二) 辦公室人員的思想素質(zhì)。

　　辦公室工作繁雜、瑣碎, 常常需要加班加點(diǎn), 工作很忙有時(shí)卻還說不出個(gè)什么具體的事項(xiàng), 這就要求辦公室人員具有甘當(dāng)幕后、甘于奉獻(xiàn)的思想素質(zhì)。

　　(三) 辦公室人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

　　高校圖書館是業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的部門, 承擔(dān)著為教學(xué)科研服務(wù)、為地方發(fā)展服務(wù)的職能。圖書館業(yè)務(wù)的專業(yè)性要求圖書館辦公室人員具備較好的專業(yè)素質(zhì), 否則在收集信息的時(shí)候一知半解, 不能很好地進(jìn)行信息的篩選甄別, 不能精挑細(xì)選到真正重要的信息提供給館領(lǐng)導(dǎo)決策, 例如在草擬全館的總結(jié)計(jì)劃等文件的時(shí)候, 就不能真正深入了解各工作的.內(nèi)容及重要程度, 造成總結(jié)中的眉毛胡子一把抓, 不能突出圖書館業(yè)務(wù)工作的重點(diǎn)與亮點(diǎn)。所以, 從這個(gè)角度講, 辦公室人員需要具備較好的業(yè)務(wù)素質(zhì), 最好有圖書館多部門的工作經(jīng)驗(yàn)。

　　但與此同時(shí), 圖書館辦公室又是個(gè)頗為尷尬的部門設(shè)置, 從部門分類角度, 應(yīng)該偏向于管理部門, 辦公室人員的崗位類別應(yīng)該偏屬于管理崗位, 而辦公室工作所需的具備較好業(yè)務(wù)素質(zhì)的人員一般偏向于專業(yè)技術(shù)崗位系列, 所以, 從管理角度, 圖書館領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該理順崗位性質(zhì), 為這個(gè)部門的工作掃除障礙, 從而更好地服務(wù)于圖書館的整體工作。

　　三、辦公室工作要點(diǎn)探討

　　辦公室工作包括辦文、辦事、辦會(huì)、宣傳等等工作, 就其中值得探討的幾項(xiàng)工作探討如下。

　　(一) 辦文。

　　辦文, 主要是圖書館辦公室需要承擔(dān)的一些文件比如校內(nèi)通知等的起草、全館工作總結(jié)與工作計(jì)劃的起草撰寫、圖書館的宣傳報(bào)道的擬稿等等文件的辦理。

　　公文撰寫需要遵循公文的一般規(guī)定, 如《黨政機(jī)關(guān)公文基本格式》, 包括公文結(jié)構(gòu)、公文字體及排版規(guī)范等等。圖書館發(fā)文、校內(nèi)通知文件、申請(qǐng)及報(bào)告等文件、與校外單位聯(lián)系的文件等等, 都要特別注意文件的文字表述、公文格式規(guī)范等等方面。

　　除了公文的格式, 還要注意一些字詞搭配, 注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào), 避免常見的錯(cuò)誤及錯(cuò)別字。例如增加到多少萬元, 增長(zhǎng)幅度達(dá)到50%, 截止到某年或截至某年, 不能寫成截止某年, 賬目不能寫成帳目, 獨(dú)一無二用惟一而不是唯一, “近一、二年”的“、”不要用, 第一后面用“, ”不用“、”, 阿拉伯?dāng)?shù)字后面用“.”等等細(xì)節(jié)問題需要辦公室人員的細(xì)心與耐心。

　　辦文中比較重要的工作還包括檔案工作。檔案工作的重要性毋庸置疑, 圖書館的檔案工作一般包括館內(nèi)外相關(guān)文件的搜集整理、圖書館統(tǒng)計(jì)報(bào)表的填報(bào)、圖書館建設(shè)項(xiàng)目資料的搜集等等。辦公室檔案員需要牽頭動(dòng)員全館各部門一起參與設(shè)計(jì)一套較完備的檔案搜集目錄, 分清哪些數(shù)據(jù)由部門負(fù)責(zé)搜集整理歸入各部門檔案, 哪些數(shù)據(jù)需要提交到圖書館檔案。每年按照目錄收集相關(guān)資料, 包括電子版及紙質(zhì)版本, 這對(duì)于后續(xù)的圖書館工作資料的積累大有裨益。特別需要注意的是檔案工作除了提供學(xué)校及校外相關(guān)機(jī)構(gòu)所要求提交的年鑒、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等等資料外、館內(nèi)各部門需提交的一些重要的數(shù)據(jù)報(bào)表、資料也需要搜集整理保留。在人力許可的情況下, 為每個(gè)文件盒整理打印目錄清單是一項(xiàng)較好的工作, 可以大大方便日后的資料查找, 當(dāng)然這項(xiàng)工作耗時(shí)較多。

　　(二) 辦事。

　　辦公室的辦事包括信息傳達(dá)、任務(wù)落實(shí)、急事急辦、日常辦公室工作處理等方面。這樣一句話在辦公室人員中廣為流傳, “凡是辦公室做好的工作都是不重要的工作, 凡是辦公室沒做好的工作都是重要的工作”, 表達(dá)的即是辦公室工作事無巨細(xì), 都是需要認(rèn)真對(duì)待的工作任務(wù)。在辦事這方面, 需要辦公室人員認(rèn)真、及時(shí)、負(fù)責(zé)、任勞任怨地做好辦公室的每一件大事小事。

　　(三) 辦會(huì)。

　　隨著圖書館承辦或協(xié)辦的學(xué)術(shù)會(huì)議及工作交流會(huì)議的逐漸增多, 怎樣辦好會(huì)議是圖書館辦公室面臨的一項(xiàng)重要任務(wù)。

　　1. 會(huì)前人力資源調(diào)配。

　　承辦或協(xié)辦學(xué)術(shù)會(huì)議是一項(xiàng)系統(tǒng)工作, 方方面面必須考慮周全, 才能將一次會(huì)議組織好, 達(dá)到各方滿意的目標(biāo)。舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議是圖書館比較重視的工作, 一般圖書館領(lǐng)導(dǎo)會(huì)總體負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作, 會(huì)集全館之力重點(diǎn)完成會(huì)務(wù)工作, 所以在一些人力資源相對(duì)還不算太緊的高校圖書館, 抽調(diào)圖書館各部門的人力資源參與會(huì)務(wù)工作是一件可行的事情。但人力資源調(diào)動(dòng)起來了, 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及統(tǒng)一調(diào)度指揮就變得比較急迫了, 辦會(huì)是一件時(shí)間緊、任務(wù)集中的工作, 在短短的幾天會(huì)議期間, 如何指揮協(xié)調(diào)好會(huì)務(wù)組人員是一件重要的工作。一般領(lǐng)導(dǎo)們?cè)跁?huì)議期間, 往往會(huì)保持精力與關(guān)注在與會(huì)嘉賓領(lǐng)導(dǎo)的接待交流上, 所以館領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議開始之前會(huì)統(tǒng)籌安排會(huì)務(wù)各項(xiàng)工作就變得極為重要。

　　2. 分組安排任務(wù)。

　　辦公室一般需要提前與館領(lǐng)導(dǎo)商量, 定下會(huì)務(wù)組人員名單, 根據(jù)人員特長(zhǎng)綜合考慮, 分為各個(gè)會(huì)務(wù)小組, 比如會(huì)務(wù)接待組、宣傳組、餐飲組、后勤組、技術(shù)保障組、財(cái)務(wù)組等幾個(gè)小組, 組長(zhǎng)由各部門主任分擔(dān)較為合理, 這樣便于調(diào)動(dòng)人員, 在人手緊張時(shí)部門主任可隨時(shí)調(diào)動(dòng)他所管理的部門可以動(dòng)用的人力資源, 完成一些臨時(shí)的緊急任務(wù)。一般由館領(lǐng)導(dǎo)召開專題會(huì)議宣布人員名單及分組情況, 布置各小組的工作任務(wù)。

　　3. 會(huì)前辦公室的工作任務(wù)。

　　一般在會(huì)議開始之前的準(zhǔn)備工作大多由辦公室承擔(dān), 如果是承辦的會(huì)議, 則辦公室需要提前與主辦方溝通, 協(xié)調(diào)好會(huì)議通知發(fā)放及會(huì)議回執(zhí)收取、會(huì)議論文提交等工作的落實(shí)方, 一般這部分由主辦方發(fā)放并收取, 將信息通報(bào)給承辦館。細(xì)節(jié)方面需要注意的是會(huì)議正式通知中關(guān)于會(huì)議舉辦地、交通信息、住宿地的酒店信息等需要由承辦方提供, 這些信息毫無疑問該由辦公室與館領(lǐng)導(dǎo)落實(shí)后提供給主辦方。

　　4. 臨近會(huì)議時(shí)段的工作任務(wù)。

　　到臨近會(huì)議之時(shí), 辦公室需要了解準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)與會(huì)人數(shù), 提供給會(huì)務(wù)各小組分頭落實(shí)工作, 比如會(huì)務(wù)接待組需要根據(jù)該數(shù)據(jù)預(yù)定足夠的稍寬裕的房間數(shù)、餐飲組據(jù)此落實(shí)就餐桌數(shù), 后勤組據(jù)此采買會(huì)議辦公用品等等。此時(shí), 會(huì)議的具體日程應(yīng)該敲定下來, 包括嘉賓的最終能到會(huì)的名單、會(huì)議的日程安排、領(lǐng)導(dǎo)講話及會(huì)議報(bào)告人員的先后順序及具體場(chǎng)次時(shí)間、地點(diǎn)等, 因?yàn)椴糠中畔⒃跁?huì)議召開之前才能最終確定, 所以一般會(huì)議日程安排可以放在會(huì)議開始前幾天甚至前一兩天印制并分發(fā)到會(huì)議材料袋中, 以防突然出現(xiàn)的信息變化, 例如與會(huì)嘉賓或報(bào)告者最終到場(chǎng)與否及時(shí)間安排變化等等信息。

　　5. 會(huì)前落實(shí)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

　　在會(huì)議前, 辦公室需要檢查協(xié)調(diào)各會(huì)務(wù)小組的會(huì)前任務(wù)是否已落實(shí)到位, 例如會(huì)務(wù)接待組是否準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表, 宣傳組印制的指路牌、宣傳標(biāo)語、代表證等是否已到位, 技術(shù)組的會(huì)議室設(shè)備調(diào)試是否沒有問題, 后勤組的會(huì)議材料袋是否已準(zhǔn)備好, 材料袋中必備的最基本的辦公用品包括筆記本、筆、會(huì)議日程安排表、餐劵、論文集或論文光盤等材料, 餐飲組的就餐預(yù)定是否已辦妥, 酒店房間預(yù)定有否變化等各方面的工作, 確保會(huì)議開始之前的各項(xiàng)工作落實(shí)到位。

　　6. 報(bào)到日工作協(xié)調(diào)。

　　在會(huì)議期間, 第一天的報(bào)到工作任務(wù)較重, 辦公室必須協(xié)調(diào)落實(shí)好接待組、財(cái)務(wù)組、餐飲組、后勤保障組都安排人手到報(bào)到現(xiàn)場(chǎng), 這樣才能保證在報(bào)到人數(shù)集中的時(shí)段, 工作能有條不紊地開展。一般報(bào)到接待較集中的時(shí)間段是中午到晚上6點(diǎn), 再晚到的少部分與會(huì)者可以與酒店前臺(tái)溝通好讓他們先行入住, 報(bào)到工作可以在第二天會(huì)議正式開始前或會(huì)議休息時(shí)完成。在報(bào)到時(shí)順帶完成的工作還有需要向有發(fā)言或報(bào)告任務(wù)的嘉賓及其他報(bào)告者提前要到他們發(fā)言的PPT課件, 這樣保證第二天會(huì)議開始前, 這些文檔已由技術(shù)組拷入會(huì)場(chǎng)的電腦中, 并逐一試播, 防止文件格式與電腦系統(tǒng)不兼容的狀況發(fā)生, 做好事先的準(zhǔn)備工作可以減少現(xiàn)場(chǎng)等待拷貝的時(shí)間, 最主要的是可以提前發(fā)現(xiàn)一些問題及早加以解決。

　　7. 會(huì)議日。

　　會(huì)場(chǎng)設(shè)備、錄音錄像照像、席卡、茶水、合影拍攝等等都是需要落實(shí)的工作。其中辦公室需要注意安排落實(shí)一些細(xì)節(jié)工作, 譬如專家講課金的及時(shí)發(fā)放及專家個(gè)人信息的及時(shí)獲取 (如報(bào)稅系統(tǒng)所需的身份證復(fù)印件等等) 。

　　8. 會(huì)議閉幕日。

　　這期間辦公室要落實(shí)好獲獎(jiǎng)名單制作、獎(jiǎng)狀發(fā)放、照片合影發(fā)放、送站車輛安排等等工作。特別是送站車輛的及早安排, 對(duì)嘉賓及重要來賓的送站車輛及陪同人員的安排等等事項(xiàng)需要提前安排好, 這樣屆時(shí)才能有條不紊地完成好會(huì)議結(jié)束階段的工作。