辦公室會(huì)務(wù)工作規(guī)范

　　一、接受會(huì)議指令

　　辦公室工作人員在接到會(huì)議指令時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議召開的各項(xiàng)要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

　　二、會(huì)議方案制訂

　　根據(jù)接到會(huì)議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求，制訂會(huì)議方案，內(nèi)容主要包括：會(huì)議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、列席人員、擬邀請(qǐng)人員、會(huì)議文件資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、安全、衛(wèi)生、新聞報(bào)道、典型發(fā)言、頒獎(jiǎng)、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及其它特殊要求。

　　三、會(huì)議方案審批

　　將擬定的會(huì)議方案報(bào)發(fā)指令領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　四、會(huì)前籌備

　�。ㄒ唬�會(huì)議通知

　　1、會(huì)議一般應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應(yīng)擬定簡(jiǎn)明扼要的通知稿，以傳真為主。

　　2、通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、會(huì)議內(nèi)容和會(huì)期注意事項(xiàng)、聯(lián)系電話等。

　　3、通知范圍：參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、其他參會(huì)人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報(bào)名日期，要求在報(bào)名截至日期之前反饋參會(huì)人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。

　　4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會(huì)人員擬出席、請(qǐng)假情況并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　5、邀請(qǐng)省部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議，要以文件形式向領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)部門發(fā)邀請(qǐng)函。

　�。ǘ�）會(huì)議文件準(zhǔn)備

　　由相關(guān)單位負(fù)責(zé)會(huì)議文件的準(zhǔn)備，對(duì)需向大會(huì)提交的文件資料，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和分發(fā)，并與會(huì)務(wù)承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會(huì)議文件主要有：

　　1、會(huì)議主體文件，包括主持辭、主題報(bào)告、專題報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

　　2、會(huì)議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

　　3、會(huì)議管理文件，包括會(huì)議須知、保密規(guī)定、作息時(shí)間等。

　　（三）會(huì)場(chǎng)布置

　　布置會(huì)場(chǎng)應(yīng)體現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)和需要，烘托會(huì)場(chǎng)氣氛。

　　1、會(huì)場(chǎng)裝飾

　�。�1）黨代表大會(huì)和黨代表會(huì)議，背景布置黨徽和紅旗。

　�。�2）根據(jù)會(huì)議需要在主席臺(tái)懸掛會(huì)標(biāo)、擺放花卉。

　�。�3）根據(jù)會(huì)議需要懸掛標(biāo)語(yǔ)、擺放花壇等。

　　2、會(huì)場(chǎng)座次排列

　�。�1）主席臺(tái)人員座次的排列。會(huì)議主席臺(tái)座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，以 主席臺(tái)座位為準(zhǔn)，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導(dǎo)為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導(dǎo)對(duì)座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦。

　�。�2）標(biāo)識(shí)座次的方法，采用在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放座簽、在與會(huì)人員入場(chǎng)券上注明座次等方法。

　�。�3）重大會(huì)議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。

　�。�4）有一定級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)人參加的會(huì)議，要在主會(huì)場(chǎng)旁邊準(zhǔn)備休息間，以準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)人提前來了有休息的地方。

　　3、其他要求

　�。�1）會(huì)場(chǎng)要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項(xiàng)。

　�。�2）會(huì)場(chǎng)桌椅擺放應(yīng)整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺(tái)布的桌面應(yīng)干凈整齊、顏色統(tǒng)一。

　�。�3）座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。

　�。�4）會(huì)場(chǎng)內(nèi)音響、話筒、燈具等應(yīng)提前2小時(shí)調(diào)試，會(huì)前10分鐘重試，確保正常使用。同時(shí)準(zhǔn)備備用品，隨時(shí)應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

　　4、特殊要求

　　（1）對(duì)表彰類會(huì)議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀(jì)律、聽指揮。

　�。�2）黨代表大會(huì)和黨代表會(huì)議等會(huì)議，根據(jù)需要安排工作人員宣讀文件。

　�。�3）對(duì)出席重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和其他參會(huì)人員有著裝要求的，應(yīng)提前通知。

　�。�4）涉密會(huì)議，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定和通知要求辦理。

　　（5）重要會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)提醒與會(huì)人員關(guān)閉移動(dòng)通訊工具。

　　（四）住宿、就餐安排

　　1、住宿。提前統(tǒng)計(jì)好住宿人數(shù)、性別、民族、預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會(huì)務(wù)人員提出要求，督促所在賓館落實(shí)。

　　2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數(shù)民族人員及不同飲食習(xí)慣，提前2天確定就餐地點(diǎn)、食譜，安排衛(wèi)生防疫，制作餐證等。由會(huì)務(wù)人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實(shí)。

　�。ㄎ澹�會(huì)議用品準(zhǔn)備

　　提前制定周密方案或者開列用品準(zhǔn)備清單，將所用物品的名稱和數(shù)量詳細(xì)列出。主要包括：

　　1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎(jiǎng)狀、證書、文件袋等。

　　2、印制會(huì)務(wù)手冊(cè)。包括：議程、日程、參會(huì)人員名單、房號(hào)、電話號(hào)、就餐安排、乘車安排等。

　　3、特殊會(huì)議，如召開選舉性會(huì)議，應(yīng)準(zhǔn)備選票、選票箱、封條等，并準(zhǔn)備填寫選票用筆等物品。

　�。�六）會(huì)議車輛安排

　　明確專人負(fù)責(zé)提前確定會(huì)議所需車輛，會(huì)議需要多輛車時(shí)應(yīng)將車輛編號(hào)、排序。

　�。ㄆ撸┬旁L安全保衛(wèi)工作

　　由會(huì)務(wù)人員協(xié)調(diào)院保衛(wèi)處制定、落實(shí)預(yù)案。

　�。ò耍┬侣剤�(bào)道工作

　　根據(jù)會(huì)議需要，院黨委宣傳部做好新聞報(bào)道工作或與新聞單位聯(lián)系協(xié)助做好會(huì)議新聞報(bào)道工作，會(huì)議新聞稿件應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　�。ň牛┬l(wèi)生醫(yī)療、防疫工作

　　根據(jù)會(huì)議需要，院后勤管理部門制定或與醫(yī)院和防疫部門聯(lián)系，安排衛(wèi)生防疫人員駐會(huì)并制定應(yīng)急預(yù)案。

　　（十）會(huì)議經(jīng)費(fèi)編制

　　根據(jù)會(huì)議需要，編制會(huì)議經(jīng)費(fèi)，報(bào)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門審批。

　　五、會(huì)前檢查

　　會(huì)議召開前，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)牽頭對(duì)上述會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查、調(diào)度，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。對(duì)未完成的任務(wù)，明確專人限時(shí)完成，確保大會(huì)按時(shí)順利召開。

　　六、會(huì)議報(bào)到

　　會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)至少提前30分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)并做好以下工作：

　　1、會(huì)議簽到。要求與會(huì)人員本人簽到。報(bào)到完畢后，應(yīng)及時(shí)匯總情況，向會(huì)議主持人報(bào)告。會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)前5分鐘，對(duì)沒有到會(huì)人員進(jìn)行催促。

　　2、發(fā)放文件、資料。包括各種會(huì)議文件及出席證、列席證、房證、餐證等。

　　3、會(huì)議報(bào)到后需要召開預(yù)備會(huì)的，組織參會(huì)人員或參會(huì)代表召開預(yù)備會(huì)，布置會(huì)議相關(guān)工作。

　　4、會(huì)議開始前，引導(dǎo)與會(huì)人員入座，制止無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

　　5、宣布會(huì)議紀(jì)律。開會(huì)時(shí)要關(guān)閉手機(jī)，進(jìn)入會(huì)場(chǎng)不準(zhǔn)吸煙，不準(zhǔn)隨意走動(dòng)、交談喧嘩，涉密的會(huì)議強(qiáng)調(diào)有關(guān)保密紀(jì)律。

　　6、校黨委會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)等會(huì)議，有候會(huì)人員的應(yīng)安排候會(huì)人員在候會(huì)室等候，確保會(huì)議銜接緊密、有序。

　　七、會(huì)中服務(wù)

　　1、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員應(yīng)穩(wěn)重大方、禮貌用語(yǔ)，適時(shí)搞好會(huì)場(chǎng)服務(wù)。

　　2、會(huì)議開始后，會(huì)務(wù)人員應(yīng)巡視會(huì)場(chǎng)，維持會(huì)場(chǎng)秩序，發(fā)現(xiàn)不遵守紀(jì)律的情況，及時(shí)制止，妥善處理突發(fā)情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

　　3、會(huì)議期間應(yīng)安排專人值班，搞好會(huì)中服務(wù)。

　　4、根據(jù)需要安排有關(guān)人員做好會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、討論記錄和意見匯總工作。

　　5、校黨委會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)等重要會(huì)議的記錄，應(yīng)使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議記錄紙，記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意做增刪改動(dòng)。

　　八、會(huì)后工作

　　1、會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)疏導(dǎo)與會(huì)人員離開并檢查會(huì)場(chǎng)，查看有無遺留物品、資料，清退會(huì)議室、客房等。

　　2、收回會(huì)議文件。對(duì)需要收回的會(huì)議文件，在會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)如數(shù)收回。

　　3、校黨委會(huì)議、黨政聯(lián)席會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)等會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按規(guī)定范圍發(fā)放。

　　4、會(huì)議文件的歸檔。將形成的所有文件包括會(huì)議方案、通知、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)、記錄、簽到表等文件整理歸檔。

　　5、督辦落實(shí)。根據(jù)會(huì)議部署或領(lǐng)導(dǎo)安排督辦落實(shí)，并將督辦情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　6、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算。由會(huì)務(wù)工作人員、院財(cái)務(wù)處負(fù)責(zé)與會(huì)議有關(guān)服務(wù)單位進(jìn)行經(jīng)費(fèi)結(jié)算。