如何輕松搞定電子郵件

如何輕松搞定電子郵件

說(shuō)起浪費(fèi)時(shí)間的工作，電子郵件處理就屬于這樣一個(gè)巨大的黑洞。當(dāng)然，我在這里指的并不是垃圾電子郵件(它帶來(lái)的問(wèn)題已經(jīng)非常嚴(yán)重)，而是人們用于取悅同事、員工以及客戶的常規(guī)電子郵件。

按照一份內(nèi)部研究給出的結(jié)果，“通常情況下，員工僅在不能夠給自身業(yè)務(wù)帶來(lái)實(shí)際價(jià)值的內(nèi)部電子郵件處理上面所花費(fèi)的時(shí)間，平均每星期就達(dá)到了全部工作日的40%。”換句話說(shuō)，如果這個(gè)數(shù)字是真實(shí)的話。這就意味著，僅在處理電子郵件方面，每個(gè)星期人們都會(huì)浪費(fèi)掉至少兩天的時(shí)間。 　　當(dāng)然，大家現(xiàn)在再也不用擔(dān)心了。接下來(lái)，本文就會(huì)提供五種操作簡(jiǎn)單并且毫無(wú)副作用的實(shí)用方法來(lái)達(dá)到對(duì)電子郵件處理工作進(jìn)行有效控制的目標(biāo)……這樣，大家就可以將節(jié)省下來(lái)的時(shí)間投入在其它方面實(shí)實(shí)在在的工作上了。 　　1、對(duì)現(xiàn)有電子郵件應(yīng)用程序的既定設(shè)置進(jìn)行調(diào)整。

現(xiàn)在，我們就從最基礎(chǔ)的部分開(kāi)始做起。由于每一種電子郵件客戶端中都內(nèi)建了不少實(shí)用功能，因而使用者如果可以對(duì)各種設(shè)置項(xiàng)目進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整的話，就能夠讓日常處理工作變得輕松很多。

舉例來(lái)說(shuō)，對(duì)于接收到的電子郵件，微軟Outlook就能夠應(yīng)用“事前設(shè)置好的規(guī)則”;這其中就包括了，將它們分發(fā)到不同的文件夾，以便日后查看，根據(jù)發(fā)件人確定郵件應(yīng)該獲得的優(yōu)先級(jí)別，或者直接刪除掉。盡管用來(lái)設(shè)定規(guī)則的使用界面并不那么正規(guī)，但還是屬于非常值得大家去努力掌握的技能。

同樣，谷歌Gmail 信箱也可以依據(jù)使用者的日常習(xí)慣來(lái)對(duì)電子郵件進(jìn)行相應(yīng)處理。實(shí)際上，即便是蘋(píng)果iPhone智能手機(jī)里功能相對(duì)非常簡(jiǎn)陋的內(nèi)置郵件客戶端也提供了最基本的垃圾郵件過(guò)濾選項(xiàng)。這就意味著，只要使用者愿意在事前稍微花費(fèi)幾分鐘來(lái)進(jìn)行專門(mén)設(shè)置，就能夠節(jié)省下大量時(shí)間來(lái)。

2、對(duì)發(fā)件人的具體情況進(jìn)行更深入了解。

接下來(lái)，我們需要做的工作可能就有些復(fù)雜了。如果能夠做到知曉發(fā)件人到底是誰(shuí)的話，人們對(duì)于會(huì)引起關(guān)注的電子郵件的處理工作就可以變得更為容易了。在這里，一種方法就是對(duì)電子郵件進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)注，并在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行搜索，但存在的問(wèn)題就是操作起來(lái)非常麻煩。

當(dāng)然，如果能夠做到利用應(yīng)用程序來(lái)對(duì)接收到所有電子郵件的發(fā)件人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)搜索的話，效果可能就會(huì)好很多。實(shí)際上，這種應(yīng)用也有很多種，具體需要哪種需要取決于大家當(dāng)前使用的具體電子郵件客戶端。

舉例來(lái)說(shuō)，谷歌Gmail 郵箱就可以采用Rapportive之類的應(yīng)用，而微軟Outlook電子郵件客戶端則能夠選擇鄰客音專用版之類的工具。關(guān)鍵提示：由于微軟Outlook的基本設(shè)置里面并沒(méi)有包含所有必須部分，因而大家在使用的時(shí)間一定要確認(rèn)選擇了自定義設(shè)置。

3、利用智能手機(jī)來(lái)作為過(guò)濾器。

對(duì)于絕大多數(shù)用戶來(lái)說(shuō)，由于已經(jīng)將智能手機(jī)與電子郵件帳戶關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而就導(dǎo)致接受到的所有電子郵件都會(huì)被查看(或者想到)兩次。實(shí)際上，這種做法幾乎肯定就屬于非常浪費(fèi)時(shí)間的情況。

因此，更明智的做法就應(yīng)該是采用AwayFind之類的應(yīng)用程序來(lái)進(jìn)行專門(mén)處理。它可以對(duì)收到的電子郵件進(jìn)行過(guò)濾，并在遇到屬于重要人士發(fā)出的情況時(shí)利用文字信息進(jìn)行專門(mén)提醒。

4、確保聯(lián)絡(luò)人列表可以及時(shí)自動(dòng)更新。

此外，在電子郵件處理工作中，另一項(xiàng)可以節(jié)約時(shí)間的實(shí)用措施就是對(duì)重要電子郵件中包含的客戶聯(lián)系信息進(jìn)行“匯總”。畢竟，人們只要花費(fèi)兩三分鐘的時(shí)間就可以將信息剪切并粘貼到聯(lián)系人管理器，這屬于一件非常簡(jiǎn)單的事情。

老實(shí)說(shuō)，我真的不知道人們到底為什么會(huì)如此煩于處理這種相當(dāng)無(wú)聊的文書(shū)工作。畢竟，根據(jù)使用客戶端的不同，現(xiàn)在就有不少應(yīng)用工具可以為數(shù)據(jù)處理提供幫助。

我記得自己就看到過(guò)很多這樣的客戶信息管理系統(tǒng)，最近一位同事就向我推薦了WriteThatName，它可以支持谷歌Gmail 信箱、谷歌企業(yè)應(yīng)用套件GoogleApps、微軟Outlook電子郵件客戶端、以及蓮花Lotus Notes。

5、將郵箱管理工作外包出去。

最后，我還將提供一條能夠確保電子郵件井井有條的最佳方案，這就是讓其它人代為進(jìn)行管理。據(jù)我所知，有家小公司的首席執(zhí)行官就選擇讓自己的夫人來(lái)處理收到的所有信息，從而讓自己可以專注于應(yīng)對(duì)客戶以及供應(yīng)商的問(wèn)題。

此外，還有一種解決方案就是利用Sanebox之類的綜合性工具來(lái)對(duì)電子郵件進(jìn)行全面管理。它可以在目前使用的電子郵件系統(tǒng)之上在添加幾個(gè)智能層來(lái)進(jìn)行控制。

當(dāng)然，無(wú)論大家利用什么方法，決定花費(fèi)半天的時(shí)間來(lái)進(jìn)行專門(mén)設(shè)置讓電子郵件處理工作耗費(fèi)的時(shí)間得以減少。這里的目標(biāo)都應(yīng)該是減少花費(fèi)在電子郵件處理工作之上的時(shí)間，而不是反而導(dǎo)致增加了自定義操作占用的時(shí)間。