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萬(wàn)科是怎么進(jìn)行會(huì)議管理的？
會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng) 。會(huì)議根據(jù)不同的內(nèi)容與用途可以分為很多種類(lèi)。在此我們著重研究的是房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部會(huì)議。 企業(yè)內(nèi)部會(huì)議主要體現(xiàn)經(jīng)營(yíng)決策、行政管理、業(yè)務(wù)討論、總結(jié)培訓(xùn) 等工作過(guò)程。因此企業(yè)內(nèi)部會(huì)議的質(zhì)量直接反映企業(yè)管理水平的高低。歷經(jīng)了快速擴(kuò)張的房地產(chǎn)企 業(yè)，內(nèi)部管理由粗放型向精細(xì)化管理邁進(jìn)，借助會(huì)議管理可以深入挖掘企業(yè)內(nèi)部有待提高的管理問(wèn)題，幫助企業(yè)提升自身管理水平和運(yùn)營(yíng)效率。
企業(yè)的會(huì)議管理包含兩個(gè)層次的內(nèi)容：一是會(huì)議過(guò)程管理，二是企業(yè)會(huì)議管理體系。
一、會(huì)議過(guò)程管理
會(huì)議過(guò)程的管理是一個(gè)PDCA的質(zhì)量過(guò)程管理。
P（Plan）計(jì)劃，明確會(huì)議議程、確定會(huì)議目標(biāo)、邀約會(huì)議人員；
D（Do）執(zhí)行，打印會(huì)議提綱，按會(huì)議議程進(jìn)行執(zhí)行會(huì)議過(guò)程，會(huì)議結(jié)束形成會(huì)議紀(jì)要；
C（Check）檢查，對(duì)照會(huì)議紀(jì)要、檢查會(huì)議任務(wù)完成情況；
A（Action）行動(dòng)，對(duì)會(huì)議評(píng)估，成功經(jīng)驗(yàn)加以肯定并推廣；失敗教訓(xùn)加以總結(jié)，以免重現(xiàn)。
二、會(huì)議體系管理
把會(huì)開(kāi)好，不僅僅是單一會(huì)議的問(wèn)題，還關(guān)系到會(huì)議體系設(shè)計(jì)是否科學(xué)。美國(guó)質(zhì)量管理大師戴明指出“企業(yè)的100個(gè)問(wèn)題中，只有15%是由于崗位個(gè)體原因造成 的，85%的原因都是體系問(wèn)題和結(jié)構(gòu)問(wèn)題引起的。一個(gè)企業(yè)決策要有效率，首先就必須考慮開(kāi)哪些會(huì)，不開(kāi)哪些會(huì)，每個(gè)會(huì)的目的是什么”。
眾所周知，萬(wàn)科的效率和效益在國(guó)內(nèi)都屬于行業(yè)領(lǐng)先。但他們和東京的同行東京建屋做了比較，結(jié)果發(fā)現(xiàn)自己的效率只是人家的二十分之一：自己是300個(gè)人做10個(gè)樓盤(pán)，東京建屋是60個(gè)人做20個(gè)樓盤(pán)。東京的房地產(chǎn)企業(yè)為什么能夠做到？是因?yàn)槿毡救吮戎袊?guó)人厲害？東京建屋的效率為什么那么高？萬(wàn)科公司對(duì)比當(dāng)時(shí)的自己，每個(gè)樓盤(pán)也許都要開(kāi)會(huì)，但每個(gè)樓盤(pán)開(kāi)的會(huì)不一樣多，而且一忙就不開(kāi)會(huì)了，不開(kāi)會(huì)了，結(jié)果更忙了。后來(lái)萬(wàn)科到美國(guó)標(biāo)桿企業(yè)學(xué)習(xí)，學(xué)到一個(gè)重要的經(jīng)驗(yàn)：“七對(duì)眼睛”。即 把樓盤(pán)策劃中非常復(fù)雜的一種會(huì)議——“綜合可行性分析會(huì)議”，簡(jiǎn)化成為“七對(duì)眼睛”來(lái)各司其職，針對(duì)每個(gè)項(xiàng)目，標(biāo)準(zhǔn)化的開(kāi)七個(gè)關(guān)鍵決策會(huì)，每個(gè)會(huì)議的產(chǎn)出、與會(huì)人、議程非常明確，每個(gè)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間先后關(guān)系、觸發(fā)條件非常的明確。正是有了這種高質(zhì)量的決策會(huì)議，才使得萬(wàn)科的項(xiàng)目成功率非常的高。
下面我們以萬(wàn)科地產(chǎn)集團(tuán)為例，介紹一下地產(chǎn)公司的會(huì)議體系管理。會(huì)議體系管理一般分為“戰(zhàn)略類(lèi)會(huì)議”“運(yùn)營(yíng)類(lèi)會(huì)議”、“標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議”三個(gè)層面。
1.戰(zhàn)略會(huì)議體系
房地產(chǎn)公司“戰(zhàn)略會(huì)議”一般在每個(gè)季度的第一個(gè)月集中召開(kāi)，一般包括“狀況總結(jié)與分析”、“投融資狀況總結(jié)與分析”、“人力資源 狀況總結(jié)與分析”、“年度目標(biāo)及計(jì)劃審視與調(diào)控”、“經(jīng)營(yíng)情況分享”、“市場(chǎng)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)情況、消費(fèi)趨勢(shì)及社會(huì)熱點(diǎn)分析”等一系列會(huì)議，這些會(huì)議的與會(huì)者一般由集團(tuán)董事會(huì)成員，集團(tuán)總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、高級(jí)經(jīng)理、信息中心經(jīng)理，區(qū)域公司總經(jīng)理以及由總經(jīng)理選派的1-2人，其他與研討議題相關(guān)的指定人員參加。
戰(zhàn)略會(huì)議的目的在于使管理團(tuán)隊(duì)成員具有良好的外部視角及長(zhǎng)期策略性思考能力，增強(qiáng)集團(tuán)對(duì)戰(zhàn)略目標(biāo)及其實(shí)現(xiàn)路徑的持續(xù)控制和應(yīng)變能力，增強(qiáng)下屬各區(qū)域公司間橫向溝通，促進(jìn)管理團(tuán)隊(duì)成員間的知識(shí)共享。
(1)財(cái)務(wù)狀況總結(jié)與分析
負(fù)責(zé)人：集團(tuán)財(cái)務(wù)中心高級(jí)經(jīng)理
會(huì)議議程：對(duì)集團(tuán)整體及各區(qū)域公司的營(yíng)利、資產(chǎn)負(fù)債、現(xiàn)金流量、稅收狀況及報(bào)表風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行報(bào)告、差異分析和前瞻預(yù)測(cè)。
(2)投融資情況總結(jié)與分析
負(fù)責(zé)人：集團(tuán)投融資管理中心高級(jí)經(jīng)理
會(huì)議議程：對(duì)各區(qū)域公司項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃和資金計(jì)劃達(dá)成情況進(jìn)行報(bào)告、差異分析和前瞻預(yù)測(cè)；對(duì)集團(tuán)整體獎(jiǎng)金籌集、運(yùn)用情況及資金風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行報(bào)告、差異分析和前瞻預(yù)測(cè)。
(3)人力資源狀況總結(jié)與分析
負(fù)責(zé)人：集團(tuán)人力資源總監(jiān)
會(huì)議議程：對(duì)人員招聘、變動(dòng)及薪資福利情況進(jìn)行報(bào)告、分析和前瞻預(yù)測(cè)；對(duì)員工能力和企業(yè)文化提升情況進(jìn)行報(bào)告和分析。
(4)年度目標(biāo)及計(jì)劃審視與調(diào)控
負(fù)責(zé)人：集團(tuán)總經(jīng)理
會(huì)議議程：對(duì)集團(tuán)整體及各區(qū)域公司的年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)及計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度和效果進(jìn)行綜合分析，修正和調(diào)整年度目標(biāo)及其達(dá)成計(jì)劃，部署下一階段的行動(dòng)重點(diǎn)。
(5)經(jīng)營(yíng)情況分享
負(fù)責(zé)人：區(qū)域公司總經(jīng)理或相關(guān)副總、部門(mén)經(jīng)理
會(huì)議議程：每次會(huì)議前，各地區(qū)公司從以下戰(zhàn)略地圖所描述的核心能力領(lǐng)域中提出1-2個(gè)專(zhuān)題進(jìn)行深度分析并提交集團(tuán)總經(jīng)理審核，最終由集團(tuán)總經(jīng)理確定會(huì)議研討專(zhuān)題和主要發(fā)言人。研討的專(zhuān)題既可以是解決特定問(wèn)題的思路、方法和成功經(jīng)驗(yàn)，也可以是尚未得以很好解決的突出問(wèn)題。一般包括以下專(zhuān)題：土地儲(chǔ)備布局、客戶(hù)特征分析、產(chǎn)品及其組合規(guī)劃創(chuàng)新與研發(fā)管理創(chuàng)新、建筑規(guī)劃與成本特征的相關(guān)關(guān)系分析、采購(gòu)議價(jià)和合同規(guī)劃、品牌營(yíng)銷(xiāo)創(chuàng)新、項(xiàng)目進(jìn)度管理。
(6)市場(chǎng)發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)情況、消費(fèi)趨勢(shì)及社會(huì)熱點(diǎn)分析
負(fù)責(zé)人：集團(tuán)總監(jiān)、高級(jí)經(jīng)理、區(qū)域公司總經(jīng)理或相關(guān)副總、部門(mén)經(jīng)理
會(huì)議議程：會(huì)議前，集團(tuán)各管理部門(mén)及各地區(qū)公司均可從以下領(lǐng)域中提出1-2個(gè)專(zhuān)題進(jìn)行深度分析并提交集團(tuán)總經(jīng)理審核，最終由集團(tuán)總經(jīng)理確定會(huì)議研討專(zhuān)題。一般包括房地產(chǎn)相關(guān)法規(guī)政策解讀、區(qū)域市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展動(dòng)態(tài)、主要競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手及境外同業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)、行業(yè)融資發(fā)展動(dòng)態(tài)、社會(huì)消費(fèi)變化趨勢(shì)、社會(huì)熱點(diǎn)現(xiàn)象等專(zhuān)題。
2.運(yùn)營(yíng)會(huì)議體系
“運(yùn)營(yíng)會(huì)議體系”是企業(yè)戰(zhàn)略決策得以下達(dá)、集團(tuán)運(yùn)營(yíng)管控、項(xiàng)目質(zhì)量與健康的保證。運(yùn)營(yíng)會(huì)議體系一般包括以下會(huì)議。
(1)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人雙周例會(huì)
召集人：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人
召開(kāi)時(shí)間：每月至少保證兩周一次例會(huì)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)情況增加召開(kāi)頻次，一般在雙周周五召開(kāi)
參會(huì)人員：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目各職能經(jīng)理，其他參會(huì)人員由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確定
會(huì)議目的：通過(guò)上兩周工作總結(jié)，回顧計(jì)劃工作完成情況；通過(guò)總結(jié)提出工作中重難點(diǎn)問(wèn)題，集中團(tuán)隊(duì)資源確定重難點(diǎn)問(wèn)題的解決方案（或資源）；通過(guò)計(jì)劃回顧和重難點(diǎn)問(wèn)題梳理，安排下兩周工作計(jì)劃（含與各職能部門(mén)配合的工作事項(xiàng)）。
會(huì)議議程：
a.項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)職能負(fù)責(zé)人：銷(xiāo)售情況及異常情況分析；
b.項(xiàng)目職能負(fù)責(zé)人（各部門(mén)）的計(jì)劃工作完成情況（包括但不限于一級(jí)計(jì)劃），未完原因分析、應(yīng)對(duì)措施及重難點(diǎn)問(wèn)題；
c.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：對(duì)提出的重難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行討論，確定解決方案或資源（明確責(zé)任人、參與人和專(zhuān)題研究時(shí)間）、下兩周項(xiàng)目計(jì)劃(包括但不限于一級(jí)計(jì)劃)及工作重點(diǎn)（含各職能部門(mén)配合事項(xiàng)）；（d.其他需提請(qǐng)會(huì)議決策的議題。
輸出: 會(huì)議紀(jì)要
(2)項(xiàng)目專(zhuān)題研討會(huì)
召集人：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定的項(xiàng)目職能負(fù)責(zé)人
召開(kāi)時(shí)間：適時(shí)
參會(huì)人員：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，其他人員由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目職能負(fù)責(zé)人確定
會(huì)議目的：通過(guò)工作總結(jié)（含周例會(huì)提出）梳理的項(xiàng)目重難點(diǎn)問(wèn)題，組織公司內(nèi)部相關(guān)的專(zhuān)業(yè)資源進(jìn)行研究和討論，確定項(xiàng)目重難點(diǎn)問(wèn)題的可行性方案，作為項(xiàng)目推進(jìn)的工作依據(jù)；為項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理會(huì)議決策項(xiàng)目重難點(diǎn)問(wèn)題提供依據(jù)（如專(zhuān)題會(huì)上仍不能確定按哪種方案實(shí)施則需提交項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)管理會(huì)議。如涉及項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)指標(biāo)變化、項(xiàng)目定位等重大變化的可行性建議方案）。
會(huì)議議程：項(xiàng)目職能負(fù)責(zé)人對(duì)已經(jīng)與相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員討論，擬采用的方案進(jìn)行介紹；與會(huì)人員就提出的方案進(jìn)行討論和確定。
輸出: 會(huì)議紀(jì)要；項(xiàng)目專(zhuān)題方案
(3)預(yù)案決策會(huì)
召集人：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或指定的項(xiàng)目職能負(fù)責(zé)人
召開(kāi)時(shí)間：完成土地開(kāi)發(fā)預(yù)案及分析后
參會(huì)人員：前期投資決策小組成員；其他人員由召集人確定，會(huì)議主持人批準(zhǔn)；
會(huì)議目的：新項(xiàng)目的研討及決策
會(huì)議議程：
a.就發(fā)展、營(yíng)銷(xiāo)、研發(fā)提供資料進(jìn)行甄別討論，以確定其方案合理性、可行性；
b.找出關(guān)鍵計(jì)劃節(jié)點(diǎn)、決策點(diǎn)和重要敏感指標(biāo)，討論如何提高項(xiàng)目競(jìng)爭(zhēng)力和風(fēng)險(xiǎn)控制水平；
c.對(duì)項(xiàng)目達(dá)成共識(shí)，對(duì)重要計(jì)劃節(jié)點(diǎn)、工作包和工作質(zhì)量做出承諾。
階段性成果：發(fā)展部投資建議書(shū)；計(jì)劃財(cái)務(wù)部投資分析模型；研發(fā)部項(xiàng)目預(yù)案
(4)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)
召集人：項(xiàng)目經(jīng)理
召開(kāi)時(shí)間：取得土地后15日內(nèi)
參會(huì)人員：項(xiàng)目經(jīng)理；專(zhuān)家委員和其他人員由召集人確定，會(huì)議主持人批準(zhǔn)
會(huì)議目的：盡快對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行推演和設(shè)定決策點(diǎn)、控制點(diǎn)；作出項(xiàng)目第一次（也是最重要的）決策；
會(huì)議議程：
a.在項(xiàng)目獲得后對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行審視、推演；
b.對(duì)項(xiàng)目一二級(jí)計(jì)劃及目標(biāo)成本預(yù)案進(jìn)行梳理；
c.向項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及項(xiàng)目職能負(fù)責(zé)人交底；
d.進(jìn)一步達(dá)成共識(shí)，對(duì)計(jì)劃、成本以及相關(guān)工作包、工作質(zhì)量作出承諾，完成資源匹配。
輸出: 會(huì)議紀(jì)要/項(xiàng)目一級(jí)計(jì)劃
(5)階段成果審查會(huì)
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