HR系統(tǒng)方案選型步驟

人力資源管理理論越來越成熟，結(jié)合了IT技術(shù)的人力資源管理系統(tǒng)也逐漸在企業(yè)間流行。企業(yè)用戶在眾多的軟件供應(yīng)商中選擇出合適的HR系統(tǒng)方案，需要用戶制定正確的選型策略，遵循規(guī)范的選型流程以及設(shè)計完善的供應(yīng)商評價體系。這不僅能夠幫助用戶避免選型陷阱，有效規(guī)避投資風險，還能大大縮短用戶的選型周期，降低選型成本。為此，總結(jié)了一些HR系統(tǒng)選型步驟，供用戶選型時參考。

工具/原料

企業(yè)用戶

項目組

HR系統(tǒng)

HR系統(tǒng)供應(yīng)商

步驟/方法

1

確立HR系統(tǒng)選型項目組與選型目標

HR系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在選型時需要考慮的因素很多。一般來說，企業(yè)可以成立一個3-5人組成的選型項目組。成員除了HR部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員和有文章的IT管理人員外，還應(yīng)該有企業(yè)的管理者代表參與，以加強與企業(yè)管理層的溝通，這對獲得企業(yè)決策層自始至終的支持非常有益。

選型項目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實際，設(shè)定HR系統(tǒng)項目的建設(shè)目標。確定項目目標，需要項目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、部門經(jīng)理、普通員工甚至外部用戶等企業(yè)內(nèi)外部與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進行充分溝通來完成。只有這樣，才能確定出滿足自身需要的'合理目標。

2

確定預(yù)算

要準確估算出整個HR系統(tǒng)的預(yù)算是比較困難的，特別是對于沒有選型文章的用戶來說。一般來說，企業(yè)在擬定項目預(yù)算的時候可以參考HR系統(tǒng)供應(yīng)商的一般報價和已經(jīng)實施過HR系統(tǒng)的同行企業(yè)進行預(yù)估。另一方面，項目組在擬定預(yù)算的時候，除了購買系統(tǒng)的費用外，還要把實施費用以及相應(yīng)的運行環(huán)境建設(shè)費用、軟件后期維護費用等費用計入預(yù)算去。

3

選擇供應(yīng)商與編寫RFP

企業(yè)在供應(yīng)商初選階段可以通過網(wǎng)絡(luò)搜索、請其他已實施HR系統(tǒng)的同行推薦等途徑來初步收集供應(yīng)商信息。面對眾多候選供應(yīng)商，用戶需要將候選供應(yīng)商的數(shù)量縮小到精力所及的范圍之內(nèi)，明確列出一系列供應(yīng)商必須滿足的要求，再與符合要求的供應(yīng)商進行溝通。

在對供應(yīng)商進行初選時，選型項目組應(yīng)該著手準備RFP。RFP雖然不能確保用戶就能獲得理想的HR系統(tǒng)解決方案，但卻可以幫助用戶發(fā)現(xiàn)那些盡可能接近自身需求的系統(tǒng)。所以編寫RFP是十分必要的。

4

評估方案建議書

評估方案建議書是企業(yè)對所收集回來的符合要求的軟件供應(yīng)商進一步的評估。這一階段，企業(yè)可以讓軟件供應(yīng)商給出更為詳細的系統(tǒng)資料，并根據(jù)RFP中的關(guān)鍵項目進行評分。分數(shù)達到要求的可以進入系統(tǒng)演示階段。

在這個階段，用戶應(yīng)該掌握系統(tǒng)演示的主動權(quán)，準備好在適當?shù)臅r候就一些關(guān)鍵問題進行提問，但不要過分關(guān)注每一個細節(jié)。對供應(yīng)商系統(tǒng)演示效果的評估主要基于兩個標準，即RFP階段的評估標準以及供應(yīng)商對用戶預(yù)先提供的演示用例的滿足程度。全部系統(tǒng)演示過程結(jié)束后，用戶對每一家供應(yīng)商及其提供的HR系統(tǒng)解決方案就有了直觀認識。項目組所有成員都應(yīng)該參與系統(tǒng)演示過程，尤其是高層管理者代表，他們深入?yún)⑴c非常必要，因為他們往往對最終決策起著關(guān)鍵作用。系統(tǒng)演示全部結(jié)束后，一般可保留3~4家供應(yīng)商進入下一輪評估。

5

調(diào)整方案，最后決策

通過與供應(yīng)商及其用戶的現(xiàn)場溝通，企業(yè)可以對意向比較深的供應(yīng)商進一步做典型用戶的評估。與HR系統(tǒng)供應(yīng)商典型用戶溝通完之后，項目組需要對RFP再次進行補充與調(diào)整，確保在前面各個環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、報表、系統(tǒng)性能、實施計劃、報價以及售后服務(wù)等方面的各項議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進行答復(fù)或確認。方案調(diào)整完畢后，相信企業(yè)用戶可以做最后的決策了。

注意事項

選型一定要根據(jù)企業(yè)實際情況進行

在未完成合同前，不要過早對其他的供應(yīng)商都否定掉