淺談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的提高，越來越多的現(xiàn)代化辦公室設(shè)備投入使用，因此，在這種條件之下越來越多的電子文件產(chǎn)生，此變化加速了無紙化辦公的腳步，而科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)于檔案管理無疑說是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。如何有效的應(yīng)用現(xiàn)代化管理方式建設(shè)檔案信息儲(chǔ)存、處理和輸出的高效性都是對(duì)檔案管理系統(tǒng)提出更高的需求。

　　1檔案管理工作現(xiàn)代化定義

　　所謂的檔案管理現(xiàn)代化就是堅(jiān)持以系統(tǒng)為指導(dǎo)理念，在通過科學(xué)的現(xiàn)代管理方式，比方說先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，又或者積極主動(dòng)的調(diào)動(dòng)工作者的熱情以及創(chuàng)造性，才能確保對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新工作，確保所有工作的技術(shù)化、科學(xué)化和系統(tǒng)化，最大程度的確保智能化的水平。比方說，在工作的時(shí)候可以借助計(jì)算機(jī)對(duì)一些相關(guān)性的檔案開展信息的輸入、輸出和文件的修改、插入、復(fù)印和統(tǒng)計(jì)工作等，此外，還要確保所有有關(guān)的縮微照相技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的縮微復(fù)制工作，以便更好的壓縮存檔工作，保證最大程度的提高紙質(zhì)檔案管理工作的效率，以及資源的利用率。用這樣的檔案管理方式可以有效的縮小檔案的信息量，確保檔案工作管理的科學(xué)化，確保多有的使用者可以第一時(shí)間的找到自己所需要的信息，為檔案增加的效值。電子文件已經(jīng)是現(xiàn)在這個(gè)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的主要載體，其便利性也將慢慢取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體。

　　2檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程遇到的問題

　　2.1現(xiàn)代化檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)

　　目前，社會(huì)上對(duì)于檔案的定義和作用了解都不是很透徹，尤其是還沒有形成一個(gè)成熟的檔案管理意識(shí)，這些現(xiàn)象主要表現(xiàn)在大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化意識(shí)還不夠重組，或者有的單位或者企業(yè)在檔案管理上任然采用的是傳統(tǒng)的管理方式，這就需要些原因都嚴(yán)重的限制了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

　　2.2檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化

　　由于歷史條件存在的局限性，傳統(tǒng)的檔案管理都是采取的是各做各的，或者自給自足的方式，這些單位都會(huì)依據(jù)自身的經(jīng)濟(jì)能力選擇相對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)備，在設(shè)備的選擇上面也是種類繁多，但是都缺少一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因此，對(duì)于所采用的檔案系統(tǒng)運(yùn)用軟件也不可能相同，更不要說標(biāo)準(zhǔn)了，設(shè)備的功能不同，其標(biāo)準(zhǔn)化的水平也不一樣，所以會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)上面缺失，影響了整個(gè)信息的完整性，使得大多數(shù)的檔案都沒有一個(gè)標(biāo)題進(jìn)行索引，在數(shù)據(jù)的共享上面難度增加，就是因?yàn)檫@樣或者那樣的原因，導(dǎo)致我國現(xiàn)在還沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃，所以，檔案管理還存在著一定的盲目性，再這樣的環(huán)境之下，為了確保檔案管理工作現(xiàn)代化進(jìn)程不被限制，就需要制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這也是保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化和資源共享化的要求，也是提高我國檔案管理工作水平的重要措施。

　　2.3檔案管理缺少高素質(zhì)人員

　　目前，檔案管理工作人員比較多，但是大多數(shù)都是管理的輔助工作者，而專業(yè)的工作者愛不是很多，尤其是一些高層的檔案管理工作人員，這些人員也是目前我國檔案管理工作者的人員分布。在人員的要求上面，對(duì)于高層檔案管理工作人員的要求最高，比方說在政治理論和政策水平上面要求都很高，此外還有文化素質(zhì)、現(xiàn)代化管理技術(shù)、檔案業(yè)務(wù)的掌握度、工作的組織和協(xié)調(diào)能力，有或者在某一個(gè)方擁有很高的技術(shù)要求，高層檔案管理工作者只有掌握了以上技能，才符合現(xiàn)代化管理的需求。然而，信息化和網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步，對(duì)于檔案管理工作的要求也越來越高，大多數(shù)的人對(duì)于現(xiàn)代化技術(shù)還不夠熟悉，所以，在發(fā)展現(xiàn)代化檔案管理工作的時(shí)候不僅僅要注重現(xiàn)代化的發(fā)展還要注重綜合性人才的培養(yǎng)工作。

　　2.4檔案管理資金投入不充足

　　在現(xiàn)代化檔案管理工作經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)不足的問題，這也是目前遇到的最大的問題，妖之道大多數(shù)先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)都需要資金的投入的。然而，有的時(shí)候?qū)τ谒�需要的設(shè)備了解不夠充足，錯(cuò)誤的投資會(huì)造成資源的浪費(fèi)，尤其是在基層單位或者比較貧困的地方，檔案室內(nèi)的設(shè)備還比較簡陋，很多的設(shè)備都跟不上現(xiàn)在的需求，在安全上面也存在著很多的隱患，此外，這些檔案室在建設(shè)上面都不夠標(biāo)準(zhǔn)，更不要說在自動(dòng)化和數(shù)字化的要求上面了。

　　2.5檔案管理基礎(chǔ)工作比較差

　　檔案管理工作最為基礎(chǔ)的事情就是標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，但是就目前的狀況來說，很多的企業(yè)和單位在管理上存在著：大量的存檔案卷質(zhì)量偏低、缺乏有效的檢索設(shè)備，或者很多的部門在檔案設(shè)立的時(shí)候都是自主立卷、編目。

　　3增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理工作的措施

　　3.1提高對(duì)計(jì)算機(jī)的統(tǒng)一管理工作

　　隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，人們的生活和，工作對(duì)于計(jì)算機(jī)的依賴性越來越高。所以，在檔案管理上面首先要注重的是電子文檔和檔案的運(yùn)行和管理工作。檔案的最終目標(biāo)就是對(duì)文件的擬制，然而，由于計(jì)算機(jī)配置的不同，在軟件上面也有所差別，給電子文檔的存檔工作帶來一定的困難。因此，為了確保電子文件的存檔和運(yùn)行，就需要確保所運(yùn)用的軟件的一致性，比方說對(duì)于文檔目錄的編目或者使用的格式等。其次，就是要制定出電子檔案，以方便將一類的產(chǎn)品歸結(jié)在一起。比方說，有科技類的、社會(huì)類的、文書類的等，這些都需要具體的分類，只有這樣才能在需要的時(shí)立即找到信息。最后，就是對(duì)檔案的技術(shù)保護(hù)工作。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存最大的問題是環(huán)境，而電子檔案需要的是先進(jìn)的技術(shù)水平，比方說，防止一些病毒或者木馬的入侵。因此，對(duì)于一些比較重要的文檔一定要注重加密工作。

　　3.2提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)工作，確保必要的人力和物力

　　為了確保檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，就需要加強(qiáng)各部門軟件或者硬件的質(zhì)量，只有注重人力和物力的投入，才能有效的保證現(xiàn)代化進(jìn)程。相比其他的工作，檔案管理工作更加的需要領(lǐng)導(dǎo)人物的關(guān)注，只有這樣才能從上而下的塑造現(xiàn)代化管理的意識(shí)，才能將自身的責(zé)任感傳達(dá)到每一位員工。此外，檔案管理工作也需要一個(gè)現(xiàn)代化辦公環(huán)境，只有這樣才不會(huì)限制現(xiàn)代化發(fā)展。很多的企業(yè)不注重現(xiàn)代化自動(dòng)管理，當(dāng)某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的時(shí)候，容易造成文檔的丟失。還有一點(diǎn)就是保證現(xiàn)代化投入，只有提高現(xiàn)代化技術(shù)的含量，才能確保所有項(xiàng)目的正常運(yùn)行。比方說，在設(shè)備上面，包括計(jì)算機(jī)、掃描儀或者數(shù)碼相繼等，這些物質(zhì)基礎(chǔ)都為現(xiàn)代化管理創(chuàng)造良好的條件。還需要注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的研發(fā)工作，大量的檔案的信息錄入，肯定對(duì)計(jì)算機(jī)要求加大，因此需要更先進(jìn)的技術(shù)支持檔案管理工作。

　　3.3注重培訓(xùn)工作，盡可能的加強(qiáng)檔案管理工作者的素質(zhì)

　　檔案管理現(xiàn)代化工作面對(duì)新的形勢(shì)和新的挑戰(zhàn)，因此對(duì)于檔案管理工作者的素質(zhì)要求也越來越高。比方說，檔案管理的載體由原先的紙質(zhì)轉(zhuǎn)換到現(xiàn)在的電子，或者手工抄錄轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)管理等。對(duì)于檔案管理工作人員也由原先單一的要求增加到綜合性復(fù)合型人才。在現(xiàn)代化檔案管理工作中，需要檔案人員除了必備的專業(yè)知識(shí)外，還需要有豐富淵博的知識(shí)，尤其是在政治、經(jīng)濟(jì)、文化和科學(xué)領(lǐng)域。

　　此外，在語言上面，還需要最少掌握一門外語，以便更好的適應(yīng)時(shí)代的要求。一個(gè)優(yōu)秀的檔案管理工作人員，應(yīng)該具有很高的政治素養(yǎng)，還應(yīng)該有實(shí)事求是的工作態(tài)度，只有這樣才能做好檔案管理現(xiàn)代化要求的基礎(chǔ)。要增強(qiáng)檔案管理工作者的素質(zhì)首先就是檔案管理工作者要有意識(shí)的去學(xué)習(xí)新的知識(shí)，不能一成不變，要用于創(chuàng)新；其次，就是企業(yè)和單位要定期的開展培訓(xùn)工作，這樣可以有系統(tǒng)性的學(xué)習(xí)新的技術(shù)，要知道新的計(jì)算機(jī)知識(shí)不是一下就學(xué)會(huì)的，單純的自學(xué)也不可能解決最根本的問題，因此，需要企業(yè)幫助。最后，就是要加強(qiáng)教育，比方說注重檔案管理工作者的愛崗敬業(yè)精神的建設(shè)，尤其是檔案管理工作在很多的時(shí)候比較枯燥，為了消除對(duì)外界的干擾和誘惑，就需要檔案管理工作者增強(qiáng)對(duì)職業(yè)的喜愛，確保其實(shí)現(xiàn)自我的價(jià)值。

　　4結(jié)束語

　　總的來說，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理工作是新時(shí)代下全新的事業(yè)，尤其是在現(xiàn)代科技的使用，都會(huì)帶動(dòng)檔案管理自動(dòng)化的進(jìn)行，這些發(fā)展都可以最大程度的提高工作效率，降低工作的壓力，加快信息化建設(shè)，以便實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的交織。而對(duì)于檔案管理工作人員來說，應(yīng)當(dāng)做好自己的本職工作，還需要不斷的吸收新的知識(shí)，只有這樣才能滿足現(xiàn)代化進(jìn)程的需求。