企業(yè)管理信息改進建議研究論文

　　［摘要］針對目前國內(nèi)企業(yè)信息化的現(xiàn)狀，從軟件系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)倉庫建設、財務業(yè)務一體化、信息系統(tǒng)協(xié)同化等方面對企業(yè)信息化提出了一些改進建議。

　　［關鍵詞］企業(yè)信息化；軟件系統(tǒng)整合；數(shù)據(jù)倉庫；財務業(yè)務一體化、協(xié)同化軟件

　　目前，國內(nèi)的大中型企業(yè)大部分都建立了自己的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。從信息系統(tǒng)的構成上看，主要有財務系統(tǒng)，處理日常的業(yè)務的ERP系統(tǒng)，辦公系統(tǒng)，輔助生產(chǎn)、設計的控制或工具類軟件，電子商務網(wǎng)站系統(tǒng)等，有的還建立了數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)。應該說企業(yè)信息系統(tǒng)在提高企業(yè)管理水平，降低企業(yè)運營成本，提高決策水平和企業(yè)競爭力等方面發(fā)揮了積極作用。在信息化方面的投資回報率是很高的。

　　許多企業(yè)的信息化主管都有這種感覺，感覺企業(yè)該上的系統(tǒng)都上了，不知道下一步該做什么。實際上企業(yè)信息化還有很多的事值得做。不同的企業(yè)情況不同，在企業(yè)信息化上的做法也不同。下面僅就幾個最常見方面提出一些粗淺的建議。建議主要分為軟件系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)倉庫建設、財務業(yè)務一體化、信息系統(tǒng)協(xié)同化4個方面。

　　一、軟件系統(tǒng)整合

　　首先，應該做軟件系統(tǒng)整合，即EAI。大多數(shù)企業(yè)的信息化是分階段進行的。比如先上財務軟件，再上ERP軟件，又上了辦公系統(tǒng)。但軟件系統(tǒng)往往是由多家公司開發(fā)和實施的，雖說有這樣或那樣的接口，表面上把幾個系統(tǒng)連起來了，但往往存在大量的信息孤島。這種沒有整合過的系統(tǒng)，在各自的范圍內(nèi)都起各自的作用。但是企業(yè)的需求是沒有界限的，總有需求出現(xiàn)在幾個系統(tǒng)的邊界上，這種需求往往很難在軟件中實現(xiàn)，多家軟件公司也往往互相推諉。做軟件系統(tǒng)整合的投資很大，國外的經(jīng)驗看，會占到整個軟件系統(tǒng)投資的30%~40%。雖然國內(nèi)的信息化普及晚，企業(yè)要求的水準也相應低些，但所占的比例也很高。

　　軟件系統(tǒng)整合的技術有很多，這里主要介紹3個常用的。首先是單點登錄。多個軟件系統(tǒng)有各自的用戶名/口令系統(tǒng)，現(xiàn)在可以建立一套統(tǒng)一的用戶名口令，統(tǒng)一存儲到一個系統(tǒng)中，這個系統(tǒng)往往采用一種叫做輕量級目錄服務的技術。其次是信息門戶。信息門戶是目前的一種熱門技術，它可以把多個軟件商開發(fā)的系統(tǒng)整合在一個統(tǒng)一的界面里，提高用戶訪問信息系統(tǒng)的效率。第三是利用EAI軟件重新規(guī)劃和改造系統(tǒng)間的接口，使系統(tǒng)間的訪問更順暢更專業(yè)。例如使用消息中間件把多個信息系統(tǒng)連接起來。消息中間件的好處一是使系統(tǒng)互聯(lián)容易，二是系統(tǒng)間耦合小，即使一個系統(tǒng)臨時關閉了，別的系統(tǒng)發(fā)給它的信息也不會丟失，別的系統(tǒng)也不用等待這個系統(tǒng)。還有種EAI技術目前正在發(fā)展成熟中，叫做業(yè)務工作流。它的思路是設立一臺業(yè)務工作流服務器來調(diào)度和管理多個軟件系統(tǒng)間互操作工作，定義一些流程來調(diào)用多個軟件系統(tǒng)來完成一個較長和較復雜的業(yè)務。現(xiàn)在的軟件商都認識到了，即使軟件產(chǎn)品做的功能再強，具體到企業(yè)也總有各自特殊的需求。所以一般都發(fā)展出了一些開發(fā)框架，便于企業(yè)或其合作伙伴整合其他系統(tǒng)或開發(fā)個性化功能。前面的兩種整合分別是界面層和應用層整合，第三種整合是數(shù)據(jù)層整合，也就是數(shù)據(jù)倉庫建設。

　　二、數(shù)據(jù)倉庫

　　數(shù)據(jù)倉庫，可以看成一種軟件整合的方式，但由于它很特殊，作用很明顯，所以可以拿出來單獨說。企業(yè)信息系統(tǒng)的建設初期，建設者往往很在乎功能，在乎日常的使用，業(yè)務系統(tǒng)的軟件開發(fā)商也是這樣。但企業(yè)信息系統(tǒng)還有個重要職能不能忽視，那就是為企業(yè)積累數(shù)據(jù)。現(xiàn)在是信息時代，企業(yè)要在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢地位，把握信息的能力很重要。企業(yè)要處理的信息一方面來自市場，另一方面來自企業(yè)內(nèi)，而且往往從企業(yè)內(nèi)的數(shù)據(jù)（如銷售和購進數(shù)據(jù)）可以反應出企業(yè)外（市場和供應商等）的一些情況，所以要重視企業(yè)數(shù)據(jù)的積累、保存、分析和挖掘。即使在成功運行了各種軟件系統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)，企業(yè)的高級主管往往還在抱怨“看不到數(shù)”。企業(yè)決策層需要的數(shù)據(jù)往往是多個信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)經(jīng)提煉后才能夠用，原來分散在各個軟件系統(tǒng)中的報表或查詢無法滿足決策要求。

　　數(shù)據(jù)倉庫是一種特殊的數(shù)據(jù)庫，它從各個系統(tǒng)抽取數(shù)據(jù)，從企業(yè)決策者需要出發(fā)，把數(shù)據(jù)按多個角度建立模型，使數(shù)據(jù)使用者能夠不受限制地取到需要的信息。如果一個需求需要很復雜的計算才能得出，比如預測下個月銷售量，那么這被稱為數(shù)據(jù)挖掘。

　　數(shù)據(jù)倉庫的數(shù)據(jù)特點一是全，包括各個軟件系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)；二是久，一般保存多年的數(shù)據(jù)；三是快，專門為查詢快設計；四是活，可以多角度查詢。

　　三、財務業(yè)務一體化

　　國外和國內(nèi)在財務業(yè)務一體化方面還是有差距的。國內(nèi)企業(yè)大多是先上的財務軟件，后上的業(yè)務管理系統(tǒng)，往往是兩家軟件公司的產(chǎn)品。把財務和業(yè)務系統(tǒng)整合在一起，不是簡單的軟件整合。因為財務和業(yè)務的實際關聯(lián)很緊，要把兩者整合在一起必須要特殊處理。我們知道，國外企業(yè)用的很多ERP軟件中直接內(nèi)嵌財務軟件。我們國內(nèi)的會計人員每天錄入的各種憑證在ERP系統(tǒng)中是自動產(chǎn)生的。業(yè)務系統(tǒng)自動產(chǎn)生憑證的好處主要有兩個，一是會計人員的工作強度小和減少重復錄入帶來的人為錯誤，二是避免了財務和業(yè)務在統(tǒng)計口徑上的不一致。為了做到財務業(yè)務一體化，從管理上先要統(tǒng)一財務部門和業(yè)務部門對一些數(shù)據(jù)的看法和統(tǒng)計口徑，然后要改進軟件，主要是改進業(yè)務系統(tǒng)。如果原來業(yè)務系統(tǒng)具有“自動產(chǎn)生會計分錄”功能，那么現(xiàn)在要把它用起來。如果原來業(yè)務系統(tǒng)沒有這種功能，那么可以參照一些成熟ERP軟件的做法，增加這項功能。自動分錄的原理介紹已經(jīng)超出了本文章的范圍，它主要是利用一些事先設定好明細科目、輔助核算等自動產(chǎn)生會計憑證和憑證分錄。這種改進業(yè)務系統(tǒng)的工作量是不小的。如果預算允許和其他條件允許，可以考慮把業(yè)務系統(tǒng)和財務系統(tǒng)同時更換為一家軟件公司的成熟產(chǎn)品。需要提醒一句的是，財務業(yè)務一體化不僅僅是個軟件的升級過程，更多是業(yè)務部門和財務部門加強協(xié)作的過程。軟件升級后因為兩類部門的業(yè)務流程的升級沒有跟上而導致不良后果的例子是不少的。

　　四、信息系統(tǒng)協(xié)同化

　　相對前面的3個建議，信息系統(tǒng)協(xié)同化是比較難理解的，而且要做到這點，需要軟件公司更大的支持。企業(yè)信息系統(tǒng)協(xié)同化是最近幾年才逐漸成熟起來的一種做法。所謂協(xié)同化，就是把企業(yè)管理軟件和企業(yè)辦公系統(tǒng)、個人辦公軟件等集成在一起。原來的企業(yè)管理系統(tǒng)，如ERP興盛時代，主要的操作者都是企業(yè)內(nèi)的一些核心崗位和核心人員。企業(yè)員工個人相對于整個業(yè)務系統(tǒng)來說是“渺小”的。而步入21世紀后，隨著電腦硬件成本的降低和軟件內(nèi)容的豐富，企業(yè)內(nèi)更多的員工都有了個人電腦。越來越多原來不被管理系統(tǒng)重視的崗位和人員也提出訪問系統(tǒng)的要求。企業(yè)越來越重視員工個人能力對企業(yè)的貢獻，希望通過員工間溝通和協(xié)作來增強企業(yè)創(chuàng)新能力。為解決這些矛盾，有的企業(yè)上了辦公軟件。當企業(yè)內(nèi)出現(xiàn)了一個需求后，信息部門先判斷這個需求是屬于業(yè)務系統(tǒng)的還是辦公系統(tǒng)，然后決定在哪個系統(tǒng)中實現(xiàn)。如果在兩個系統(tǒng)都可以實現(xiàn)，具體誰來實現(xiàn)就有一定偶然性了。運行一段時間后發(fā)現(xiàn)辦公系統(tǒng)出現(xiàn)了大量業(yè)務性的功能，最終結果是企業(yè)內(nèi)出現(xiàn)不少信息孤島。

　　為了解決上述問題，筆者認為最好的辦法是解放思想，讓業(yè)務系統(tǒng)“協(xié)同化”，把辦公系統(tǒng)的內(nèi)容直接加到業(yè)務系統(tǒng)中。讓死板的業(yè)務系統(tǒng)靈活化、個人化、日�；�、全民化。有的軟件公司嘗試把辦公系統(tǒng)中常用的人際工作流技術應用到業(yè)務系統(tǒng)中，把個人辦公系統(tǒng)中的郵件系統(tǒng)、即時消息系統(tǒng)、移動終端訪問等技術直接做到了業(yè)務系統(tǒng)中，并提出業(yè)務系統(tǒng)協(xié)同化的概念。

　　信息系統(tǒng)協(xié)同化既是一種軟件技術，更多的是一種軟件指導思想。目標是打造智能企業(yè)，讓員工在信息系統(tǒng)的協(xié)調(diào)下自由有序地工作，獲得指導，獲得信息，發(fā)揮出創(chuàng)造力。

　　五、結束語

　　企業(yè)信息系統(tǒng)的建設是一個把企業(yè)管理思想和管理流程利用軟件技術固化下來的過程，當考慮到協(xié)同化內(nèi)容時，信息系統(tǒng)中也具有了企業(yè)文化的色彩。同時信息系統(tǒng)和軟件技術反過來也促進了企業(yè)的管理，原來不敢想不能做的事，現(xiàn)在有了信息系統(tǒng)就能想能做了。