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職場(chǎng)郵件要注意7個(gè)細(xì)節(jié)
工作郵件也是人際溝通的一種方式，和打電話、面談一樣，有很多學(xué)問(wèn)講究，所以在發(fā)送郵件之前一定要深思熟慮。之前，默說(shuō)群里的加班狗與出差俠們就“職場(chǎng)郵件需要注意的小細(xì)節(jié)”展開了討論。整理如下：
1、發(fā)送，抄送，密抄送，你明白嗎？
發(fā)送——發(fā)送是TO，只給一個(gè)人；這是一個(gè)權(quán)責(zé)關(guān)系，發(fā)送對(duì)象是需要對(duì)方回饋的，內(nèi)容要針對(duì)對(duì)方說(shuō)，這個(gè)是起碼的，正規(guī)事項(xiàng)上，對(duì)方也有義務(wù)回復(fù)你的問(wèn)題，起碼要回復(fù)，已知悉；
抄送——抄送是CC，除了發(fā)送人，還給其他人員看到；其他人員可以看到其他收到郵件的人；如無(wú)問(wèn)題抄送是可以不回復(fù)的；職權(quán)上來(lái)說(shuō)，更像是給相關(guān)人員一個(gè)知情權(quán)；需要注意的是：在添加抄送對(duì)象時(shí)，了解被抄送人的職位等級(jí)高低還是非常重要的；
密送——密抄送BCC，收到密送的人，不會(huì)顯示出來(lái)，收件人彼此之間不知道。
那比如說(shuō)：一個(gè)項(xiàng)目郵件，有客戶方對(duì)應(yīng)的接口人，有部門主任，其他相關(guān)人員，可能都需要發(fā)，那么如何選擇？
如果我是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，這個(gè)郵件內(nèi)容需要對(duì)接的是客戶的接口人；那么郵件的發(fā)送對(duì)象就應(yīng)該接口人，抄送是其他的部門負(fù)責(zé)人，本著事情誰(shuí)辦郵件發(fā)給誰(shuí)的原則；如果可能都需要發(fā)，其實(shí)應(yīng)該了解清楚，避免不必要的麻煩。比如我會(huì)跟那邊的對(duì)接人溝通，問(wèn)問(wèn)看是否需要抄送給他人，是否需要注意一些細(xì)節(jié)；發(fā)送人最好是一個(gè)，這樣比較明確；最直接的事件執(zhí)行者應(yīng)當(dāng)是郵件的唯一接收人，其他人全部抄送。
2、一鍵回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)是個(gè)很可怕的東西
我遇見過(guò)某項(xiàng)目助理，給3個(gè)不同項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、相關(guān)人員發(fā)會(huì)議通知，但某項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在回復(fù)郵件的時(shí)候，一鍵轉(zhuǎn)發(fā)了所有人。項(xiàng)目信息突然就泄密了。
某競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手把客戶群發(fā)的郵件，又全部回復(fù)了；結(jié)果就是他自己家公司的資料和報(bào)價(jià)出現(xiàn)在客戶的所有供應(yīng)商的電腦上出現(xiàn)了。
重要的事情說(shuō)三遍：看清楚了再回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)，看清楚了再回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)，看清楚了再回復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)！
3、附件一定要注意
1.發(fā)送郵件的時(shí)候，有附件先將附件上傳，然后寫明內(nèi)容、標(biāo)題，檢查完成后再添加發(fā)送人、抄送人。
2.#文件命名是個(gè)大學(xué)問(wèn)#——附件名稱上需注明“事項(xiàng)、提交人名稱、時(shí)間或者編號(hào)”；不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒(méi)有加時(shí)間和負(fù)責(zé)人后綴的，都會(huì)給對(duì)方造成閱讀溝通上的麻煩；
3.如果郵件內(nèi)上傳的附件數(shù)量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個(gè)上傳、便于領(lǐng)導(dǎo)手機(jī)閱讀或者在線預(yù)覽；
4.發(fā)給外部客戶的文件，有很多是不能給客戶修改的協(xié)議，必須用pdf，哪怕對(duì)方覺(jué)得煩也要用；尤其是合同之類的，有同事發(fā)了圖片格式，被點(diǎn)名批評(píng)，現(xiàn)在ps很厲害哦。
5.#溝通很重要#——其實(shí)還有一個(gè)常見的問(wèn)題。就是業(yè)務(wù)溝通一定要清楚。很多時(shí)候我要CDR格式文件，他非給我AI的，雖然這不是文件本身的問(wèn)題，但是我覺(jué)得跟前期溝通有關(guān)。往往廣告公司和設(shè)計(jì)常見這類問(wèn)題。
4、格式切切不可忘
1.FYI——for your information，讓你知道這個(gè)事的意思；不過(guò)這個(gè)一般都是上級(jí)對(duì)下級(jí)，或者平級(jí)。不然慎用！
2.office的不同版本間的格式，最好還是存成2003版；自己公司統(tǒng)一用07的話倒無(wú)所謂；但是如果發(fā)給客戶，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高階的文檔無(wú)法查閱，打不開事小，耽擱了時(shí)間才是大問(wèn)題；另外office保存時(shí)必須弄成兼容模式。
5、快看看你的簽名檔！
1.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會(huì)變成笑柄；對(duì)方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過(guò)有人存了一個(gè)“xx公司 某某，急性子，來(lái)件速回”，但是你想想當(dāng)事人看到是什么表情。
2.有些人身兼數(shù)職或需要在不同情境下用不同的身份說(shuō)明，那么有幾個(gè)公司名稱，郵箱可以設(shè)置幾個(gè)簽名檔；簽名檔可以在郵件客戶端和郵件后臺(tái)自由設(shè)置；是否要使用英文的話，可依據(jù)個(gè)人習(xí)慣，但是一定要包含以下內(nèi)容：公司名、姓名、電話、傳真（沒(méi)有可不選）、地址（中英對(duì)照）；ps：簽名檔內(nèi)含有超鏈接，可能會(huì)被視作垃圾郵件哦!
舉個(gè)栗子：
順頌商祺！/祝今天工作順心！/祝身體健康！
——————
韓梅梅
xxxx公司
電話：xxxx
E-mail：xxx@xxx.com
6、正文匯報(bào)要分明
1.第一段行文里說(shuō)清楚一共有那幾件事匯報(bào)，例如“各位領(lǐng)導(dǎo)，晚上好，有關(guān)xxx、xx、xxx的事情，請(qǐng)參閱如下：”
2.然后下面開始分點(diǎn)說(shuō)明，按重要程度列點(diǎn)，分標(biāo)題加粗。后面括號(hào)里標(biāo)注相關(guān)的附件；附件名稱也修改成附件一、二、三的格式
3.涉及到具體的數(shù)據(jù)、更改項(xiàng)、需要重點(diǎn)關(guān)注的字眼/數(shù)字時(shí)，用下劃線標(biāo)出來(lái)；
4.一般要是標(biāo)題加粗了，那分標(biāo)題的內(nèi)容里就不會(huì)再用加粗了，不然視覺(jué)效果有點(diǎn)主次不分，下劃線也能起到這個(gè)效果。
5.其實(shí)內(nèi)容很少變字體，簡(jiǎn)化描述，不廢話，要比寫一大堆，然后再在里面標(biāo)注重點(diǎn)要好得多。
7、發(fā)送完成記得提醒
重要的郵件，尤其是有明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)，還有直系領(lǐng)導(dǎo)的事情，需要通過(guò)短信or電話方式提醒；如果覺(jué)得直接電話會(huì)打攪到對(duì)方的會(huì)議等，那么可以采取首先短信告知，如果過(guò)一兩個(gè)小時(shí)，沒(méi)有收到回復(fù)的短信，再去考慮電話通知。
我見過(guò)最滴水不漏的采購(gòu)，發(fā)郵件完了以后5分鐘以內(nèi)，必然收到郵件、短信、電話、QQ；然后抄送給了雙方的上一級(jí)直屬領(lǐng)導(dǎo)。
以上，就是達(dá)人們的友情提示了！
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