淺談如何提高遠(yuǎn)程教育的檔案管理

　　一、遠(yuǎn)程教育檔案管理改進(jìn)策略

　�。ㄒ唬﹦�(chuàng)建檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)檔案管理信息化是確保檔案資源科學(xué)設(shè)施的重要前提條件。在實(shí)際的管理過(guò)程中，要結(jié)合本身的工作狀況，制定出科學(xué)、合理的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。良好的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，也需要優(yōu)質(zhì)的組織管理能力才能夠保障其順利完成，所以在實(shí)際的管理過(guò)程中，要不斷提高相關(guān)部門(mén)的組織能力，實(shí)現(xiàn)“崗位責(zé)任落實(shí)到位，分工科學(xué)合理”。

　　1.統(tǒng)一電子文檔格式遠(yuǎn)程教育學(xué)校檔案上網(wǎng)前，要按信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行文件格式的轉(zhuǎn)換，保證數(shù)據(jù)的可靠性和通用性。那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸；還可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線；建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出統(tǒng)一格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

　　2.分工負(fù)責(zé)，確保遠(yuǎn)程教育學(xué)校電子檔案的質(zhì)量電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)三結(jié)合的方法。電子文檔形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

　　3.實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

　�。ǘ�）檔案信息收集工作不斷加以完善隨著遠(yuǎn)程教育內(nèi)容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內(nèi)容都需要進(jìn)一步增加，從而滿足更多方面的實(shí)際需求。遠(yuǎn)程教育學(xué)校的人事、文書(shū)、會(huì)計(jì)及教師業(yè)務(wù)等檔案資料的完整收集、系統(tǒng)成卷、歸檔收藏以及信息數(shù)字化，僅是一種信息資源的存儲(chǔ)。開(kāi)放教育檔案的生命在于它的實(shí)用性，只有積極地開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，才能真正實(shí)現(xiàn)開(kāi)放教育檔案資源的自身價(jià)值。遠(yuǎn)程開(kāi)放教育檔案工作者要深入開(kāi)發(fā)加工檔案管理信息，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)提升遠(yuǎn)程開(kāi)放教育檔案信息科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開(kāi)放”，緊密配合中央電大各有關(guān)部門(mén)的工作，及時(shí)提供全方位的查詢、利用。為遠(yuǎn)程教育學(xué)校各種主題活動(dòng)提供相關(guān)數(shù)據(jù)等檔案信息，拓寬檔案信息使用層面，使開(kāi)放教育檔案信息化管理成為遠(yuǎn)程教育學(xué)校一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)建設(shè)，并承擔(dān)起為遠(yuǎn)程教育學(xué)校發(fā)展提供相關(guān)準(zhǔn)確數(shù)據(jù)的重要職責(zé)。檔案信息化管理是通過(guò)檔案的自動(dòng)化來(lái)實(shí)現(xiàn)的，包括檔案自動(dòng)索引、多媒體技術(shù)、條形碼技術(shù)等。檔案管理除了使用信息技術(shù)外，還應(yīng)該利用各類(lèi)高新技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。使用空調(diào)、除濕器等裝置來(lái)保持檔案室的溫度及濕度，實(shí)現(xiàn)檔案保管條件的現(xiàn)代化；運(yùn)用復(fù)印、彩印掃描、裝訂手段的機(jī)械化實(shí)現(xiàn)載體材料的現(xiàn)代化；運(yùn)用微機(jī)編碼實(shí)現(xiàn)檢索手段的自動(dòng)化；運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案歸類(lèi)，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

　�。ㄈ�）提高檔案管理者的綜合素質(zhì)遠(yuǎn)程教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執(zhí)行人員加以高效推進(jìn)。傳統(tǒng)的檔案管理工作多是涉及的紙質(zhì)檔案，所以管理者在實(shí)際的管理過(guò)程中，對(duì)電子信息技術(shù)的掌握程度并不是很高，尤其是一些經(jīng)驗(yàn)豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠(yuǎn)程教育學(xué)校的實(shí)際管理過(guò)程中，要不斷提高檔案管理人員的電子信息技術(shù)水平，檔案人員必須從雜業(yè)型轉(zhuǎn)向?qū)�業(yè)型，保證檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理工作有序、正常、持續(xù)的發(fā)展。人的因素是主要的，檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合性人才，因此要提高整支隊(duì)伍素質(zhì)，就要?jiǎng)?chuàng)造條件，對(duì)不同工作崗位進(jìn)行有針對(duì)性的學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，適應(yīng)對(duì)外指導(dǎo)工作和內(nèi)部基礎(chǔ)管理工作；建立競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，有他們的用武之地和施展才能的場(chǎng)所；建立激勵(lì)機(jī)制，合理設(shè)置崗位，工作科學(xué)量化，體現(xiàn)一個(gè)單位內(nèi)工作量大與小不一樣、專與不專不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng)造性充分發(fā)揮，有效地提高員工的信息技術(shù)素養(yǎng)。

　　二、結(jié)論

　　電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，極大地推動(dòng)了遠(yuǎn)程教育課程的大規(guī)模發(fā)展，進(jìn)而有效地普及了各項(xiàng)成人教育，為社會(huì)發(fā)展提供了更多的實(shí)用型人才。然而，在遠(yuǎn)程教育的檔案管理過(guò)程中，仍存在一定問(wèn)題有待進(jìn)一步解決。筆者結(jié)合當(dāng)前遠(yuǎn)程教育檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探索了相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

　　作者：羅瓊 單位：黔南州廣播電視大學(xué)

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