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計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應(yīng)用
摘要：科技在飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已被應(yīng)用在眾多領(lǐng)域中，在檔案信息化進(jìn)程中應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，不僅能夠提升檔案管理的工作效率，縮短了整體的工作時(shí)間，讓檔案管理工作能夠迅速、有效進(jìn)行，還提高了檔案的利用率�；诖�，筆者對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應(yīng)用展開研究。
關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)；檔案信息化；檔案管理
從21世紀(jì)開始，信息化的步伐正在不斷加快，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已得到了廣泛的應(yīng)用，如今的社會(huì)中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)已成為了大眾所使用的工具了。在檔案信息化進(jìn)程中也離不開計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用，其讓原本十分繁雜的檔案管理工作變得更加高效且簡(jiǎn)單化。
1、檔案信息化建設(shè)的意義
檔案信息化建設(shè)是適應(yīng)現(xiàn)代化科技水平的必要手段，是檔案管理部門對(duì)內(nèi)部信息進(jìn)行科學(xué)化管理的重要方式，因此，要加快檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，從而更好地為檔案形成單位提供有效的保障。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員、檔案管理部門以及檔案形成單位都是檔案信息化建設(shè)過(guò)程中必不可少的因素。
1.1減少檔案管理人員的工作量
對(duì)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)能夠從根本上減少檔案管理人員的工作量，檔案管理人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)來(lái)收集、查詢檔案信息，大大提升了工作效率，避免浪費(fèi)不必要的時(shí)間，提升檔案管理工作的效率[1]。1.2簡(jiǎn)化部門服務(wù)流程檔案信息化建設(shè)能夠幫助檔案管理部門有力調(diào)整整體的組織結(jié)構(gòu)以及管理模式，從而將部門服務(wù)流程簡(jiǎn)單化，提升部門對(duì)檔案信息的管理水平，同時(shí)能夠?yàn)椴块T領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息參考[2]。
1.3幫助檔案形成單位建立檔案網(wǎng)絡(luò)
檔案形信息化的建設(shè)，能夠幫助檔案形成單位建立行之有效、規(guī)范完整的檔案網(wǎng)絡(luò)，更好對(duì)檔案形成單位的信息進(jìn)行有效的管理，通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)，單位的領(lǐng)導(dǎo)還可以了解網(wǎng)絡(luò)的現(xiàn)狀以及檔案的管理情況，成為確定單位發(fā)展方向及動(dòng)力的重要依據(jù)。
2、檔案信息化進(jìn)程中存在的安全隱患
2.1物理隱患
檔案信息系統(tǒng)需要以計(jì)算機(jī)作為媒介來(lái)操作，由于檔案信息系統(tǒng)需要長(zhǎng)時(shí)間的運(yùn)作，因此，會(huì)存在一些安全隱患，同時(shí)，例如事故、自然災(zāi)害等都會(huì)給檔案信息系統(tǒng)帶來(lái)不可挽回的損失，日常的工作當(dāng)中，計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的故障、損毀等問(wèn)題，都會(huì)影響檔案信息化進(jìn)程[3]。
2.2傳輸介質(zhì)的隱患
檔案信息化系統(tǒng)在傳輸數(shù)據(jù)時(shí)，以網(wǎng)絡(luò)作為傳輸介質(zhì)進(jìn)行傳輸，然而網(wǎng)絡(luò)具有開放性，易受到他人入侵以及受到植入病毒或木馬等的攻擊，導(dǎo)致信息資源被竊取、泄露以及丟失。
2.3計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的隱患
檔案信息系統(tǒng)是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)下運(yùn)行的，由于計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)開發(fā)商設(shè)計(jì)系統(tǒng)時(shí)會(huì)存在漏洞的問(wèn)題，許多不法人員會(huì)針對(duì)計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的漏洞以植入病毒等方式進(jìn)行攻擊。一旦攻擊成功，將會(huì)給檔案信息系統(tǒng)帶來(lái)非常嚴(yán)重的損失。
2.4管理工作的隱患
除了以上的安全隱患，最根本的安全隱患是在檔案管理工作過(guò)程中的隱患。對(duì)工作人員的安全教育力度不足，導(dǎo)致管理工作人員行為散漫、工作經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，缺乏安全意識(shí)，同時(shí)，檔案管理部門的規(guī)章制度不完善且落實(shí)不到位，導(dǎo)致了檔案信息系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)安全隱患。
3、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)概述
3.1計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的定義
計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是將數(shù)據(jù)信息傳輸、處理以及分析等技術(shù)結(jié)合應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資源的高效管理，在辦公自動(dòng)化以及企業(yè)管理等領(lǐng)域應(yīng)用極為廣泛[4]。在當(dāng)今社會(huì)的企業(yè)管理過(guò)程中，辦公自動(dòng)化已得到了普遍使用，將人、硬件以及軟件三者進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，大大提升了工作效率，為開展日常的工作節(jié)省了很多時(shí)間。計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)必不可少的兩個(gè)因素為數(shù)據(jù)庫(kù)與計(jì)算機(jī)。產(chǎn)生數(shù)據(jù)后，利用數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，能夠改變傳統(tǒng)的工作模式。
3.2計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
3.2.1創(chuàng)造并挖掘產(chǎn)業(yè)價(jià)值
隨著信息化時(shí)代的來(lái)臨，困擾企業(yè)的問(wèn)題就是數(shù)據(jù)量較大，不利于管理，只是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理信息，往往作用很小。若數(shù)據(jù)量較大，數(shù)據(jù)庫(kù)的相應(yīng)操作就會(huì)變慢，嚴(yán)重影響了工作效率，且常規(guī)的數(shù)據(jù)庫(kù)只能適應(yīng)大多數(shù)的數(shù)據(jù)類型及特征，而計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)能夠適應(yīng)所有的數(shù)據(jù)特征，施行不同解決方案，滿足不同的用戶需求。
3.2.2信息安全要求更高
如今是科技高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)已深入人們的生活，信息安全問(wèn)題不斷出現(xiàn)。由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境十分復(fù)雜，人們判斷網(wǎng)絡(luò)信息的真假需要具有較強(qiáng)的鑒別意識(shí)，樹立良好的信息安全意識(shí)，掌握更多的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，從而為企業(yè)和個(gè)人的信息安全提供保障。
3.2.3專門人才培養(yǎng)需求
在當(dāng)前時(shí)代下，技術(shù)型人才非常炙手可熱，然而，市場(chǎng)環(huán)境下技術(shù)型人才的需求量較大，但實(shí)際人才量卻與需求量不成正比，因此，培養(yǎng)技術(shù)型人才成為了企業(yè)不斷考慮的事情。然而，人才的培養(yǎng)需要周期，特別是新興產(chǎn)業(yè)更是出現(xiàn)人才嚴(yán)重短缺的情況。
3.2.4數(shù)據(jù)價(jià)值分析更重要
數(shù)據(jù)的真正價(jià)值是在詳細(xì)的分析后產(chǎn)生的。人們分析數(shù)據(jù)的主要目的是通過(guò)分析幫助企業(yè)或個(gè)人在現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)與生活當(dāng)中進(jìn)行有效的決策、管理等，在分析的同時(shí)也鑒別那些虛假的信息。因此，在整個(gè)信息化高度發(fā)達(dá)的時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)價(jià)值的分析是一個(gè)非常巨大的工程，需要一定時(shí)間才能夠完成。在當(dāng)前時(shí)代，挖掘大量數(shù)據(jù)的價(jià)值也是一種挑戰(zhàn)。
4、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在檔案信息化進(jìn)程中的應(yīng)用
4.1檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)用
在信息化時(shí)代中，每天都會(huì)產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，隨著數(shù)據(jù)量的逐日增加，檔案管理工作變得特別繁重，除了必要的檔案信息外，還需要對(duì)一些文本、圖像、音頻及視頻等相關(guān)文件進(jìn)行整理歸檔，致使檔案信息的收錄范圍不斷發(fā)生變化，長(zhǎng)此以往，通過(guò)人工的方式來(lái)進(jìn)行檔案管理是無(wú)法滿足當(dāng)下發(fā)展需要的。使用檔案信息化系統(tǒng)能夠從根本上幫助檔案管理工作人員提升管理工作效率，降低工作時(shí)間，減輕檔案管理人員工作壓力的同時(shí)，也能夠?qū)⒏嗟男畔①Y源充分地利用起來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，從而提高了信息資源的利用率。
4.2專網(wǎng)專用，專人管理
檔案管理部門進(jìn)行日常管理工作中，同一單位所使用的管理軟件必須一致，統(tǒng)一檔案的錄入、查詢以及數(shù)據(jù)的錄入格式，便于與其他部門進(jìn)行交流與共享。也要盡量減少數(shù)據(jù)不能正確讀取、修改以及查詢檢索等問(wèn)題的出現(xiàn)。對(duì)檔案管理部門的員工進(jìn)行不定期的培訓(xùn)，使他們各司其職、盡其所能。針對(duì)于不同的檔案類別采取建立不同管理系統(tǒng)的方式，例如對(duì)黨政機(jī)關(guān)、媒體影響、會(huì)計(jì)等不同類別，建立不同類別的管理與歸檔制度，并由專門的人員負(fù)責(zé)管理，對(duì)于不同系統(tǒng)中的訪問(wèn)權(quán)限、操作口令、數(shù)據(jù)備份等方面的內(nèi)容要進(jìn)行統(tǒng)一化管理，保證在審閱資料庫(kù)時(shí)能夠暢通，不同類別的檔案系統(tǒng)之間可以有效的相互調(diào)用。
4.3為檔案信息化系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)完整性保護(hù)
在檔案信息化工作中，信息之間并非獨(dú)立，而是存在相應(yīng)的邏輯關(guān)系，當(dāng)數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)后，就會(huì)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)表、數(shù)據(jù)字段之間的管理，通過(guò)利用檔案信息化系統(tǒng)程序能夠?qū)⑦@些邏輯關(guān)系迅速調(diào)動(dòng)起來(lái)，因此，檔案管理人員要了解數(shù)據(jù)的不同邏輯關(guān)系，以便于在軟件出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，及時(shí)檢查并處理問(wèn)題。由于計(jì)算機(jī)軟件也存在漏洞，因此，當(dāng)計(jì)算機(jī)病毒、木馬等破壞性程序攻擊軟件時(shí)，往往會(huì)導(dǎo)致檔案信息化系統(tǒng)的處理過(guò)程發(fā)生中斷，出現(xiàn)數(shù)據(jù)不完整或偏移的情況，如果檔案管理人員不了解軟件設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫(kù)間的關(guān)系，無(wú)法對(duì)軟件進(jìn)行有效的維護(hù)并及時(shí)處理故障。
4.4對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期防護(hù)與監(jiān)控，避免重大事故產(chǎn)生
由于網(wǎng)絡(luò)具有開放性，因此，面對(duì)紛繁復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，信息數(shù)據(jù)非常脆弱，在眾多外界不法分子的攻擊和破壞之下，要定期對(duì)當(dāng)前數(shù)據(jù)采取保護(hù)措施，并對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)控。定期的數(shù)據(jù)保護(hù)可以通過(guò)對(duì)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的復(fù)制、備份等操作，并且通過(guò)檔案信息化系統(tǒng)來(lái)定時(shí)備份，保證檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)得到保存，或通過(guò)磁盤、U盤或者是云盤等方式將備份好的數(shù)據(jù)上傳以備不時(shí)之需。另外，也可以在日常的檔案信息管理工作過(guò)程當(dāng)中，利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)監(jiān)控檔案信息化系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，保證檔案信息化系統(tǒng)正常運(yùn)行，例如定期修改加密密碼、設(shè)置殺毒軟件、防火墻等方式。
5、結(jié)語(yǔ)
檔案信息化進(jìn)程中離不開計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用，它能夠推動(dòng)檔案管理工作現(xiàn)代化，為檔案信息化系統(tǒng)提供了更深層次的保障，同時(shí)也能夠促進(jìn)并提高檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)以及歸檔電子檔案的意識(shí)，推動(dòng)檔案信息化進(jìn)程。
作者:許勇 單位:六合區(qū)衛(wèi)計(jì)局
參考文獻(xiàn)
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