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關(guān)于如何合理規(guī)劃access的數(shù)據(jù)庫(kù)
合理地設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)，正確地構(gòu)建表結(jié)構(gòu)，不僅能準(zhǔn)確地提供佰息，高效地維護(hù)數(shù)據(jù)，還能方使用戶操作，提高工作效率，起到事半功倍的作用。規(guī)劃數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，我們-般應(yīng)從以下6個(gè)方面進(jìn)行考慮。
(1)確定建立數(shù)據(jù)庫(kù)的目的
建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)需確定數(shù)據(jù)庫(kù)要完成的任務(wù)，希望從數(shù)據(jù)庫(kù)中得到什么信息。
在辦公消耗品管理系統(tǒng)中，先建立一個(gè)辦公消耗品數(shù)據(jù)庫(kù)，以便實(shí)現(xiàn)對(duì)表、查詢、窗體、報(bào)表和宏等各個(gè)對(duì)象進(jìn)行綜合管理。
(2)確定數(shù)據(jù)庫(kù)中所包含的表
明確數(shù)據(jù)庫(kù)的日的后，需要將所有的信息按不同的主題進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)主題都可以是數(shù)據(jù)庫(kù)中的一個(gè)表。
在辦公消耗品數(shù)據(jù)庫(kù)中，按主題可分為物品表、職員表、供應(yīng)商表、領(lǐng)用表和采購(gòu)表別用于存儲(chǔ)辦公消耗品管理系統(tǒng)中的術(shù)同類(lèi)別的信息，如圖所示。
(3)確定表的結(jié)構(gòu)
每個(gè)表都包含一個(gè)確定的主題，圍繞這一主題確定表中的字段。根據(jù)所要存放的數(shù)據(jù)，確定每個(gè)寧段的數(shù)據(jù)類(lèi)型和寬度等。辦公消耗品管理系統(tǒng)中的各個(gè)表所包含的字段如圖所示
(4)設(shè)置農(nóng)中的主義鍵字
為了確保表中記錄的唯一性，避免記錄重復(fù)，需要在表中選擇一個(gè)或一組字段，用于唯一標(biāo)識(shí)表中的每一條記錄，這樣的字段稱(chēng)為主關(guān)鍵字。利用主關(guān)鍵字可以連接各個(gè)表。
在辦公消耗品管理系統(tǒng)中，圖中的每個(gè)表中黑體顯示的字段分別是每個(gè)表的主關(guān)鍵字，它們均能唯一標(biāo)識(shí)每條記錄。
(5)確定各表之間的關(guān)系
通過(guò)各表的主關(guān)鍵字，可以建大多表之間的關(guān)系。關(guān)鍵字將各個(gè)表的相關(guān)信息重新結(jié)合在一起。
(6)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)
當(dāng)從數(shù)據(jù)庫(kù)中提取信息時(shí)，可通過(guò)主對(duì)設(shè)計(jì)進(jìn)一步分析，查找其中的錯(cuò)誤，以便及時(shí)修正。一般的做法是：先輸入一些數(shù)據(jù)然后查看能不能用該數(shù)據(jù)庫(kù)獲得所需要的結(jié)果。
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