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文書檔案歸檔整理培訓(xùn)課件
文書檔案歸檔整理培訓(xùn)課件
一、什么是文件材料的歸檔整理
是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。
二、歸檔文件整理原則：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。
三、文件材料歸檔整理的具體操作方法
（一）收集
收集工作即是將本單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢的、具有保存價(jià)值的各種文字材料收集集中起來(lái)的工作過程。
要求：材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確
（二）確定“件”
歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一。“件”的確定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。一般以每份文件為一件。
具體情況作如下規(guī)定：
1、文件正本與定稿為一件；
2、計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，或打印出的定稿上無(wú)重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不歸檔，但發(fā)文稿紙必須歸檔，且與正文合為一件；
3、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內(nèi)容的一部份。
4、原件與復(fù)制件為一件；
5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；
6、會(huì)議記錄一本為一件；如黨委會(huì)議記錄、行政會(huì)議記錄等；
7、成套的會(huì)議材料分別為件；
8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；
9、正文與文件處理單（辦文單）為一件；
10、來(lái)文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）為一件；
11、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、成冊(cè)的編研材料、刊物等按其原來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；
12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時(shí)間等）組合，可裝訂在一起作為一件 。如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計(jì)年報(bào)等；
13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時(shí)，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件；
（三）件的裝訂
件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。
在裝訂前，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。
1、件的修整：
�。�1）對(duì)破損文件進(jìn)行修裱；
�。�2）對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；
�。�3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對(duì)于裝訂成冊(cè)不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會(huì)損壞原貌，不須拆釘重裝。
�。�4）對(duì)于過大的文件進(jìn)行折疊時(shí)應(yīng)注意盡量減少折疊次數(shù)。
�。�5）小于16開的紙張應(yīng)用A4紙貼襯。
2、裝訂：
我區(qū)一般采用不銹鋼釘在文件的左側(cè)裝訂。較厚的仍用三孔一線進(jìn)行裝訂。文件整理時(shí)必須左側(cè)和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘?shù)眠^多，一般為上下兩個(gè)。（不銹鋼釘應(yīng)采用檔案行政管理部門監(jiān)制的。）
3、件內(nèi)的排序：
�。�1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，復(fù)制件在后；
（4）轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；
�。�5）計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤螅?/p>
（6）文件處理單（辦文單）歸檔的應(yīng)放在最前面。
（四）件的分類
分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。
1、按年度分類：
�。�1）一般文件歸入文件簽發(fā)年度。如計(jì)劃、總結(jié)和獎(jiǎng)懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度。
（2）跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。如處理案件、同一問題的來(lái)文和復(fù)文等；
（3）跨年度的會(huì)議或活動(dòng)材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔
�。�4）幾份文件作為一件時(shí)，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。
2、按保管期限分類：
文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。
（五）“件”的排列
排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過程。即在同一保期限內(nèi)按事由結(jié)合時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列。
事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。一般一份文件就是一個(gè)事由。
“年度—保管期限”分類方法對(duì)歸檔文件進(jìn)行排列就是在同一保管期限內(nèi)一般按具體事由結(jié)合文件形成的時(shí)間順序進(jìn)行排列。
（六）編制歸檔號(hào)
歸檔號(hào)是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標(biāo)識(shí)符號(hào)。在每份歸檔文件上的體現(xiàn)就是加蓋歸檔章。
全 宗 號(hào)
年 度
室編件號(hào)
機(jī)構(gòu)或問題
保管期限
館編件號(hào)
1、蓋章要求：
�。�1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁(yè)上端的空白處。一個(gè)單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；
（2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；
�。�3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。
2、歸檔章具體欄目的填寫：
�。�1）全宗號(hào)：是檔案館給各個(gè)進(jìn)館單位編制的代號(hào)。
�。�2）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。
（4）件號(hào)：填寫歸檔文件的排列順序號(hào)。包括室編件號(hào)和館編件號(hào)。在檔案室只要求大家編制室編件號(hào)，館編件號(hào)暫空不填。同一年度同一機(jī)構(gòu)（問題）同一保管期限從“1”開始編。實(shí)行文檔一體化管理模式時(shí)，件號(hào)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給定。
�。�5）機(jī)構(gòu)或問題欄：采用年度－保管期限分類的單位此欄不必填寫。采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限分類的單位此欄必須填寫，只能寫中文，不能寫代號(hào)。
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